關(guān)于學(xué)校辦公室如何做好工作的再思考

摘 要：辦公室作為一個(gè)綜合協(xié)調(diào)管理部門(mén)，處于聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)、上下級(jí)單位之間的樞紐位置，起著下情上達(dá)、上情下達(dá)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用，也是成為學(xué)校對(duì)外的窗口，因此如何做好辦公室工作，這直接關(guān)系到學(xué)校的形象和聲譽(yù)，有待我們進(jìn)一步進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞： 辦公室；服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)

作者簡(jiǎn)介：范新景（1979—），河南省新鄉(xiāng)人，河南科技學(xué)院，研究方向：漢語(yǔ)言文學(xué)。

[中圖分類(lèi)號(hào)]：G472.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002—2139（2012）—18—0—01

作為學(xué)校的辦公室，要負(fù)責(zé)學(xué)校的綜合管理工作，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、辦公和生活秩序；要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，發(fā)揮智囊團(tuán)的作用，做好政務(wù)性、業(yè)務(wù)性和事務(wù)性工作。辦公室在做好日常工作的同時(shí)，精心籌劃，周密部署，盡心盡力組織好每一次會(huì)議，協(xié)調(diào)好每一次活動(dòng)，安排好每一次接待，及時(shí)做到上情下達(dá)和下情上達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、檢查督辦，做到大事不誤，小事不漏，以較強(qiáng)的服務(wù)理念增強(qiáng)辦公室全體成員的凝聚力，發(fā)揮辦公室的樞紐作用、橋梁作用、助手作用、參謀作用、信息作用、協(xié)調(diào)作用、“窗口”作用、督查作用等，為學(xué)校的發(fā)展提供有力保障。那么，就如何進(jìn)一步做好辦公室工作，有以下幾點(diǎn)思路：

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步提高辦公室業(yè)務(wù)工作水平

辦公室工作瑣碎，要堅(jiān)持以做好每一項(xiàng)工作為前提，突破辦公室工作中“按部就班”的傳統(tǒng)思維，認(rèn)真做好辦公室的重點(diǎn)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高水平、高效率地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

1、參謀輔助力求抓住關(guān)鍵。積極按照學(xué)校的工作部署，圍繞中心工作，密切關(guān)注和把握學(xué)校的工作重點(diǎn)，前瞻思考，超前謀略，盡力發(fā)揮參謀輔助作用，為領(lǐng)導(dǎo)班子決策、部署、推進(jìn)各項(xiàng)工作提供富有實(shí)效的意見(jiàn)建議。同時(shí)，也要加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，從嚴(yán)要求，從優(yōu)服務(wù)。做到：堂堂正正做人，清清白白從業(yè)，勤勤懇懇辦事，踏踏實(shí)實(shí)奉獻(xiàn)。

2、辦文辦會(huì)力求精練。對(duì)待文書(shū)工作，嚴(yán)格把好行文關(guān)、會(huì)簽關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)，做好文書(shū)的收文、發(fā)文工作，切實(shí)提高公文質(zhì)量；建立健全各項(xiàng)工作責(zé)任機(jī)制，不斷提升辦公室人員的寫(xiě)作能力；認(rèn)真做好各項(xiàng)會(huì)議的會(huì)務(wù)籌備工作，力求達(dá)到會(huì)議目的，收到實(shí)際效果。力爭(zhēng)做到：張嘴能說(shuō)，提筆能寫(xiě)，有事能辦，無(wú)事能思。

3、溝通協(xié)調(diào)力求服務(wù)大局。在溝通協(xié)調(diào)時(shí)堅(jiān)持調(diào)查研究，服從全局，協(xié)調(diào)工作中平等待人，注意分清協(xié)調(diào)對(duì)象的層次，把握好目標(biāo)適度，例如，行動(dòng)協(xié)調(diào)應(yīng)該以系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)為目標(biāo)，而沒(méi)有必要所示百分之百的同步；關(guān)系協(xié)調(diào)應(yīng)以工作上互相不扯皮為目標(biāo)，而沒(méi)有必要非要達(dá)到感上和諧親密；協(xié)調(diào)應(yīng)以基本公平為目標(biāo)，而沒(méi)有必要達(dá)到絕對(duì)平均或者各方絕對(duì)滿意。要從原來(lái)的“領(lǐng)導(dǎo)交辦、辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦、怎樣辦好”的方式轉(zhuǎn)變。做到：調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)，信息圍繞決策轉(zhuǎn)。

4、信息督查力求落到實(shí)處。努力做到上情下達(dá)、下情上達(dá)，確保各項(xiàng)工作信息快速報(bào)送，切實(shí)發(fā)揮作用，堅(jiān)持全方位、多領(lǐng)域、多角度報(bào)送信息。進(jìn)一步落實(shí)督查制度，建立健全督查工作的責(zé)任、檢查、通報(bào)、反饋、考核等機(jī)制，針對(duì)學(xué)院部署的各項(xiàng)任務(wù)，結(jié)合實(shí)際開(kāi)展重點(diǎn)督查，及時(shí)了解掌握貫徹落實(shí)過(guò)程中的進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題，認(rèn)真抓好督辦情況的反饋工作，力求做到：時(shí)時(shí)有關(guān)注，處處有提醒，事事有回音，件件有落實(shí)。

（二）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步提高辦公室服務(wù)水平

辦公室成員要致力于打造辦公室熱情、高效的服務(wù)形象，牢固樹(shù)立辦公室人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)教工、學(xué)生為中心，采用人性化方法和手段，不斷創(chuàng)新，科學(xué)管理，既當(dāng)指揮員，又當(dāng)戰(zhàn)斗員，團(tuán)結(jié)愛(ài)護(hù)同事，與大家同甘共苦，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，狠抓規(guī)范管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)工作的前瞻性和主動(dòng)性，做到：思想上同心，目標(biāo)上同向，行動(dòng)上同步，事業(yè)上同干，為學(xué)校的發(fā)展甘愿奉獻(xiàn)。

1、加強(qiáng)思想教育，把好“方向盤(pán)”。加強(qiáng)思想政治教育，組織辦公室成員學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，向書(shū)本學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向有經(jīng)驗(yàn)的同志們學(xué)習(xí)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，樹(shù)立高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。

2、加強(qiáng)文字工作，握好“筆桿子”。文字工作歷來(lái)是辦公室業(yè)務(wù)工作的重頭內(nèi)容，寫(xiě)作能力也被人們看成是辦公室人員的看家本領(lǐng)，辦公室要負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖轉(zhuǎn)化成書(shū)面文字，也要通過(guò)文字工作給領(lǐng)導(dǎo)提供許多參考意見(jiàn)；在調(diào)研、信息、督查、信訪等工作中，辦公室要通過(guò)撰寫(xiě)材料來(lái)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)，針對(duì)會(huì)議、規(guī)劃計(jì)劃、規(guī)章制度等等要形成文件，辦公室要重視文字工作，辦公室人員也要通過(guò)寫(xiě)作實(shí)踐增長(zhǎng)才干，通過(guò)實(shí)績(jī)展示才華。文字工作是辦公室做好其他各項(xiàng)工作的前提條件。

3、加強(qiáng)檔案管理，建好“資料庫(kù)”。文書(shū)和檔案是緊密聯(lián)系的，進(jìn)一步規(guī)范檔案收集、整理、裝訂和查閱、借閱程序，扎實(shí)做好辦公室檔案管理工作。及時(shí)做好各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖片等資料的歸檔工作，做到科學(xué)管理、條目清晰，查閱方便。同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)對(duì)資料的管理與備份工作，大力推進(jìn)工作檔案信息化、電子化，提高文件的利用率，提高工作的效率。

4、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，當(dāng)好“傳播員”。信息在當(dāng)代對(duì)社會(huì)生活的影響越來(lái)越大，它已經(jīng)和物質(zhì)、能量并列，成為社會(huì)發(fā)展所必需的三大資源之一。尤其是學(xué)校也要充分地開(kāi)發(fā)并有效地利用信息資源，辦公室要做好信息的收集整、加工研究、輸出反饋、開(kāi)發(fā)利用等一系列活動(dòng)，要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息根據(jù)，要為科學(xué)管理提供良好的條件，同時(shí)也為塑造學(xué)校形象發(fā)布各類(lèi)信息。因此，辦公室在校園網(wǎng)的管理上，要不斷更新校園網(wǎng)內(nèi)容，提高發(fā)新聞、寫(xiě)稿件的質(zhì)量和水平，加強(qiáng)校園網(wǎng)宣傳報(bào)道，實(shí)現(xiàn)信息傳遞迅速化，為塑造學(xué)校形象做出努力。

5、加大保障力度，當(dāng)好“服務(wù)員”。扎實(shí)做好來(lái)客來(lái)訪的接待工作，做好電話接聽(tīng)、印信管理、值班、保密、工作，做好臨時(shí)性突發(fā)性事件的緊急處理等工作，以任勞任怨、甘于奉獻(xiàn)的工作態(tài)度，確保學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室工作要本著“服務(wù)到位、協(xié)調(diào)到位、把關(guān)到位、參謀到位”的工作原則，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，努力使工作在模式上有新的突破，在工作方式上有較大的改變，針對(duì)辦公室繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，要自我強(qiáng)化工作意識(shí)，注意加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯(cuò)，做到：一張笑臉相迎，一聲問(wèn)候讓座，一杯茶水招待，一陣傾心交流，一個(gè)滿意回復(fù)，一句再見(jiàn)送行，樹(shù)立辦公室文明服務(wù)的形象，使辦公室各項(xiàng)工作邁上新臺(tái)階，為學(xué)校發(fā)展獻(xiàn)力出策，為學(xué)校的美好努力奮斗。

參考文獻(xiàn)：

[1]、高海生，《秘書(shū)基礎(chǔ)》，高等教育出版社，2004.04。

[2]、楊樹(shù)森，《秘書(shū)實(shí)務(wù)》，安徽大學(xué)出版，2008.01。