淺議檔案信息資源的開發利用

摘 要:本文闡釋了檔案信息資源在工作中的地位和作用，檔案信息資源開發利用的途徑以及做好檔案信息資源開發利用的幾個相關問題。實際工作中，要正確掌握與理解檔案信息資源開發利用的內容與原則，靈活運用檔案信息資源開發利用的各種途徑和方法，加強信息資源開發利用的推介宣傳工作，以促進廣泛利用和深度開發公開檔案信息資源，推進在規定范圍內合理使用檔案信息資源。

關鍵詞:檔案 信息資源 開發利用

中圖分類號:G273.5文獻標識碼:A文章編號:1674-098x(2012)08(a)-0032-01

檔案信息資源開發利用是指根據相關利用者的需求或社會需求，檔案館室將靜態檔案信息通過查找、篩選、編輯、加工等各種手段將其變為動態信息，通過適當途徑傳播給利用者并被其接受和充分使用的過程。信息資源是一種無形資產和社會財富，可作為生產要素，在經濟社會資源結構和經濟社會可協調發展中具有重要的作用。目前，各行各業越來越重視對信息資源的開發相利用。

1 檔案信息資源在工作中的地位和作用

檔案是社會、政治、經濟、文化等各方面活動的真實記錄。通過查閱檔案，可以察往知來，為經濟社會發展提供信息資源，促進經濟社會的協調而快速發展。由于它的知識性、有用性而成為一種寶貴的資源。當它經過傳遞、流通到各個工作環節和管理領域，被需要者利用后，就成為有價值的信息，為領導的決策和管理提供參考和依據。

1.1 檔案信息資源能否得到開發利用及開發利用程度如何，在很大程度上取決于能否跟上思想認識及其發展

目前檔案信息資源開發利用現狀令人堪憂，許多單位只注重經濟發展，對檔案工作認識存在偏差，重視程度不夠，一部分人視檔案工作為檔案資料的保管庫，將檔案信息資源的開發利用工作束之高閣;這樣的認識致使檔案管理人員被動地開展工作，由于缺乏相關的場所和經費，難以與實際的管理工作實踐有機地結合到一起;檔案工作脫離了實際管理工作，難以真正開發和利用檔案信息，更何況加工成有用的信息組員，往往處于孤掌難鳴的境地。因此，必須從轉變思想觀念和領導管理方式入手，切實加強這項工作，促進經濟社會的快速發展。

1.2 擋案管理人員必須轉變觀念，要以務實求真的開拓精神開展工作

檔案信息管理是一個單位和部門的基礎工作，單位領導注重主要業務工作的開展，此項工作處于較強的被動性地位。這就要求檔案管理人員必須擺脫聽之任之的依賴思想和被動觀念，由被動性工作轉向主動性服務，改變過去的“你交我管，你查我供”的被動局面。要由單一的檔案保管轉向業務工作與檔案信息資源的開發利用工作的有機結合，將檔案信息資源的廣泛性與深度切實體現在如何利用和開發工作上，通過加強檔案信息資源的科學化、規范化管理，將有重要參考價值的檔案整理成有用的信息資料隨時提供領導及有關部門，為領導決策提供依據;進而向領導匯報擋案信息資源開發利用中存在的問題，并逐步得以完善與解決，取得領導對這項工作的重視與支持，促進單位業務工作的順利開展，進一步為經濟和社會發展提供更多的信息資源。

2 檔案信息資源開發利用的途徑

作為檔案管理者，要了解本單位和社會對檔案的利用需求;針對利用需求，查找、匯集相關檔案信息，并進行科學、系統地加工處理，使之有序，便于利用;通過各種方式和渠道將信息傳遞給特定的利用群體，并積極與之進行溝通，收集、處理反饋信息，不斷改進檔案信息的開發利用工作，使之更貼近利用者的實際需求。其基本途徑既包括檔案原件、檔案副本或復制品、以及更有利用價值的檔案信息加工品的提供;又包括檔案信息查閱，政府信息查閱，網絡利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會宣傳教育。

2.1 加強規范化管理

這有利于檔案信息資源的開發和利用的順利開展。但在管理過程中，必須在“全”上下功夫。首先檔案資料收集要求齊全，不能殘缺。血站檔案管理要求從獻血者體檢到血制品分發到各醫院的各個環節中以及日常工作中直接形成的對社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料都要及時收集齊全完整，立卷歸檔。同時要按照GB/50328國標的要求，對各職能部門形成的檔案材料進行科學的歸類立卷。每一類型的檔案資料要全面地的反映從獻血者體檢到血制品分發到各醫院的全過程。

2.2 緊密結合工作實際，對擋案信息及時開發利用

一是要加強信息資料的搜集和整理，增強預見性和前瞻性，便于單位業務工作的順利開展，有力與經濟社會的協調發展。有的信息資料可能暫時看起來沒有什么用處，但今后很可能成為工作開展中有價值的信息資源，檔案管理人員必須具有敏銳的觀察力，自覺挖掘這一潛能，增強對檔案信息開發利用價值的預見性、前瞻性的認識和判斷力，既要考慮單位近期的發展，又兼顧單位的長遠目標，擴大檔案信息資源的容量和質量，擴充“備用庫”，為增強單位的經濟效益和社會效益提供有力的支持。

二是建立檔案信息網絡，先考慮形成居于網絡，之后考慮將其并入互聯網絡。要把檔案信息資源開發與業務工作有機結合起來，及時與相關業務科室進行溝通聯系，切實解決工作的重點難點問題，將有用的檔案信息資源充分予以開發利用，為業務的順利開展提供資源支撐。

三是加強檔案管理現代化，為及時準確利用檔案信息資源創造條件。隨著無償獻血工作的深入開展，檔案信息資源的日益豐富，檔案管理必須實行辦公自動化，檔案信息的儲存要實行電子化，做到查找方便、靈活、便捷，也更有利于檔案信息的開發利用。

2.3 加強信息反饋，不斷提高服務水平

檔案人員開展跟蹤服務，根據具體情況，及時提供相關的背景資料及有關評價分析性質的資料。這些前期成果的檔案信息的提供，不僅具有參考價值，而且拓展了視野，使工作中定出了求新、切實可行的工作目標，檔案信息資源利用存在一個再利用的問題，再利用的程度越大，說明價值越大，越有利于工作的順利開展。因此，對提供的檔案信息資源利用效果要及時予以回訪并聽取其反饋意見，要從信息資源的利用效果來找出存在的差距與問題，并不斷改進工作，使其臻于完美。

3 做好檔案信息資源開發利用工作應處理好的2個問題

3.1 檔案開發利用與保密性的關系

本單位檔案資料承載著為國家和獻血者保守秘密的任務，對具有密級的檔案信息，要按照要求保守秘密，這是對檔案管理者的基本要求。工作人員應在遵守保密法規的基礎上，針對單位的需求和社會需求，創造性的開展檔案信息開發利用工作，并努力擴大利用的領域和程度，為更多的利用者提供更多的服務。

3.2 保存與開發利用的關系

檔案資源保存與利用之間是一個辨證統一，相互依存，相互聯系的關系。保管好檔案信息資料能為開發利用創造良好的條件，并通過開發利用來促進檔案保存工作，決不能將檔案工作看作僅僅是資料“保管庫”，應將其視為“備用庫”。但由于開發利用導致管理混亂，一定要避免和糾正出現資料丟失的情況。

目前，檔案工作能否加快自身改革，適應新形勢下的工作需要，關系到檔案工作能否在整個國民經濟發展過程當中更好地發揮作用，也是在今后的工作中需要進一步探討的。