提高企業(yè)檔案保護(hù)和庫房管理水平的基本途徑

摘要 本文闡述了檔案保護(hù)的重要性。通過分析檔案庫房日常管理工作、庫房環(huán)境及檔案存放的技術(shù)措施，同時制訂檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作，說明怎樣更好的搞好檔案保護(hù)，從而提高檔案管理水平，更好地為企業(yè)提供有價值的信息保障。

關(guān)鍵詞 檔案 保護(hù) 工作

中圖分類號：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案保護(hù)和庫房管理是維護(hù)企業(yè)檔案安全、延長檔案壽命，為企業(yè)提供有價值的信息的保障。但是，檔案作為物質(zhì)材料，受各種環(huán)境因素的影響，比如庫房的濕度、溫度、空氣質(zhì)量等等的影響，就必然不斷發(fā)生不同程度的損壞。因此，提高企業(yè)檔案保護(hù)和庫房管理水平，對檔案采取更有效的保護(hù)，創(chuàng)造良好的檔案保管環(huán)境，就成為企業(yè)檔案管理工作的一項重要任務(wù)。

一、檔案保護(hù)和庫房管理的工作內(nèi)容

檔案保護(hù)和庫房管理的工作內(nèi)容就是要抓好檔案庫房的日常管理、檔案保護(hù)技術(shù)措施、檔案材料的修復(fù)和復(fù)制。

檔案庫房的日常管理包括：（1）庫藏管理，如交接檔案認(rèn)真驗收清點，手續(xù)完備；擺放檔案方法科學(xué)，排列有序，便于查找，做好檔案的借閱、利用及效果記錄；定期進(jìn)行清理核對工作，庫存檔案帳物相符；還有重要的一點就是要做到檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開，這利于檔案的保管使提供利用和檔案人員的辦公條件良好；（2）庫房安全監(jiān)督，庫房內(nèi)特別是特殊庫房內(nèi)，配置必要防盜、防火安全設(shè)施，比如報警器、滅火器，還要配置除濕、空氣調(diào)節(jié)等設(shè)施。一般庫房的溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%之內(nèi)；每日準(zhǔn)確測試、記錄庫內(nèi)溫濕度變化情況度積累數(shù)據(jù)資料，以便及時調(diào)整。膠片、照片、磁帶、光盤等特殊載體檔案有特殊裝具，遠(yuǎn)離化學(xué)、物理污染，保管方法科學(xué)。這樣，就做到了檔案的防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵及防蟲、防污染等措施得力，監(jiān)控有效。（3）庫內(nèi)環(huán)境管理，如衛(wèi)生清潔，電源控制，設(shè)備、門窗管理等。要定期打開門窗通風(fēng)，檢查電源開關(guān)是否安全，除塵等。

檔案保護(hù)技術(shù)措施包括防高溫，防水、防潮，防有害生物（蟲、鼠），防污染（電磁、射線等物理性污染和有毒、有害氣體等化學(xué)污染），以及防塵措施等。

檔案材料的修復(fù)和復(fù)制。包括紙質(zhì)檔案材料的除污、去酸、加固、字跡恢復(fù)、修裱和復(fù)制，以及特殊載體檔案材料的修復(fù)和復(fù)制等。作為檔案工作者，要求具有較引的責(zé)任心，經(jīng)常檢查檔案材料保管狀況，發(fā)現(xiàn)毀損或異常情況立即查明原因，及時采取補(bǔ)救措施。

二、提高企業(yè)檔案保護(hù)和庫房管理水平的基本途徑

（一）有步驟地改善檔案庫房設(shè)施設(shè)備條件。

加強(qiáng)企業(yè)檔案保護(hù)工作，需要有一定的物力、財力作保證。改善企業(yè)的檔案庫房及設(shè)施條件，首先要增強(qiáng)企業(yè)的檔案意識，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。使他們認(rèn)識到檔案保護(hù)工作對于開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)企業(yè)各項工作的重要意義和自己義不容辭的法律責(zé)任，從而自覺地為改善企業(yè)檔案的環(huán)境創(chuàng)造物質(zhì)條件。

改善企業(yè)的檔案庫房及設(shè)施設(shè)備條件，要根據(jù)企業(yè)的能力，力爭少花錢，多辦事，辦好事。比如有的企業(yè)自己動手為存放檔案的密集架加裝隔板和門板，調(diào)整了架層間距，這樣既做到了防塵，還增加了檔案柜架的存貯容量，而用省下的錢，添置了其他裝具，解決了尚有些檔案無處存放的問題，這種做法很值得提倡。

（二）建立健全檔案庫房管理制度。

庫房是保管檔案的基地。庫房管理的好壞，直接影響檔案的保管質(zhì)量。建立健全的庫房管理制度是使企業(yè)檔案保護(hù)工作規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化的一項基本措施，也是堵塞庫房管理漏洞，使檔案保護(hù)有章可循的有效途徑。

企業(yè)檔案庫房管理制度主要包括如下幾方面的內(nèi)容：檔案的收集、交接和整理；檔案保護(hù)及監(jiān)測；檔案安全和保密；檔案的存貯管理；庫房設(shè)備管理與維護(hù)；衛(wèi)生管理等。這些管理制度既為企業(yè)檔案保護(hù)和庫房管理創(chuàng)造了有利條件，提供了必要的管理依據(jù)，又為檔案人員明確崗位職責(zé)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)管理水平，指明了方向。因引建立健全檔案庫房管理制度并定期考核，是改進(jìn)企業(yè)檔案保護(hù)和庫房管理，提高工作質(zhì)量的一項重要措施，應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)。

（三）重視并搞好檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案保護(hù)工作。

檔案保護(hù)直接涉及到歸檔、整理、鑒定、利用和銷毀等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，貫穿整個檔案工作。因此在抓好檔案庫房管理的同時，還必須抓好檔案業(yè)務(wù)工作。

在檔案材料的形成過程中，如果沒有對材料進(jìn)行保護(hù)、收集，就會造成材料的流失、不完整，長時間將之置于日曬、潮濕的環(huán)境，就會使檔案變質(zhì)。如果的檔案的利用過程中，沒有完善的借閱手續(xù)，也會使檔案遭受不必要的損失。這些都說明，保護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)在實踐中貫穿一切可能造成檔案損壞的工作環(huán)節(jié)中，形成廣泛的群眾基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)企業(yè)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中對檔案材料的保護(hù)工作提高企業(yè)各部門、廣大干部和工程技術(shù)人員對檔案保護(hù)的關(guān)心和重視程度，同樣是改善檔案保護(hù)環(huán)境的重要方面。做到了這一點，企業(yè)的檔案保護(hù)工作就會更加深入和更有成效。

總之，在檔案設(shè)施、設(shè)備條件滿足基本保管需要，檔案的保護(hù)條件符合國家規(guī)定的條件下，建立、健全檔案保護(hù)和庫房管理制度，加強(qiáng)考核，加強(qiáng)庫房管理人員的責(zé)任心，做到庫房管理嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)，那么，我們的檔案業(yè)務(wù)管理與建設(shè)會更上一個臺階。