新形勢下企業機要文書及保密策略探討

摘要 機要文書既要認真執行有關機要文書自身的工作特點和規章制度，又要嚴格按照保密規章制度進行發展管理。面對新的形勢和任務，筆者根據所從事的機要文書工作實踐，從機要文書保密的意義、保密策略、等方面入手，提出機要文書工作中的幾個重要管理環節，并進行了探索和研究。本文理論實踐相結合，對機要文書工作水平提升有一定的促進作用。

關鍵詞 機要文書 保密 策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

一、機要文書保密的重要意義

機要文書是國家秘密的一種存在形式。因為它數量大，內容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個國家的機要文書，便可掌握對方一個方面或幾個方面的秘密信息。這種信息當然要比那些道聽途說的東西更豐富、準確、可靠，因而更帶權威性。機要文書保密，包括機要文書、資料、圖表等的保密和密碼電報傳真的保密。這是秘書部門保密工作的重要內容。在現實生活中有些人未認識到機要文書保密的重要性。

（一）推動企業發展的重要資源。

推動企業向前發展有許多因素，而企業文書檔案作為企業知識水平和管理經驗的積累，它是企業管理工作的基礎和條件，也成為企業向前發展和再提高的重要資源。企業的創造與發展過程皆體現在企業的文書檔案之中。企業的經營管理、技術開發和新產品研制認證，都離不開對企業原有和現有人物、供銷等各種基礎條件的準確數據，而這些信息資料都匯聚在企業文書檔案中。

（二）企業實現商業管理的重要途徑。

由于企業文書檔案的內容是以科學技術檔案為主體，除人事檔案之外，還記載了企業經營及密級文件的全部。既有企業管理資料，又有生產經營活動的技術資料；既有一般性文書檔案資料，又有重要商業秘密的信息資料。這些資料在企業發展和成長的過程中，會起著重要作用，甚至起著決定性作用。

（三）提升企業信用的核心力量。

隨著誠信越來越被社會重視，文書檔案的信用度也越來越被企業重視。企業信譽是企業的無形資產，是企業最基礎的資源。特別是市場經濟活躍的今天，企業信譽和企業成敗密切關聯，在未來的市場競爭中，文書檔案將會成為企業信用的中流砥柱，成為推動企業經濟發展的核心力量。

二、新形勢下的機要文書的保密策略

（一）建立并執行嚴格的工作標準和管理制度，促進機要文書工作扎實有序開展。

機要文書管理工作主要是負責上級機關和兄弟單位來文、通知、信函、傳真、電報及內部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負責辦理各種機要文件、函件及機要參考資料的收發、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀工作。工作程序性非常強。各單位制定的工作標準化程序和保密管理制度，是各項工作和管理合理化、科學化和規范化的準則，為機要崗位人員做好機要文書工作提出了指導和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，應就機要文書管理制定詳細的、操作性強的工作標準和工作規范，供機要秘書認真學習和實踐，以便嚴格按照標準化管理的要求，結合機要秘書的工作實際，完善各項檔案管理制度，制定科學的運作程序，使各項目標任務進一步細化、量化、實化，實現檔案管理各個環節的科學化、規范化。

（二）加強機要崗位人員的理論和業務學習， 不斷提高政治素質、業務能力和保密工作意識。

文件管理是一項專業性很強的活動，作為其實施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質：職業道德素質、專業素質和科學文化知識素質，這三種素質是相互補充的。

1、職業道德素質。

文件管理人員的職業道德，是指文件管理人員在履行自己的職責時應當自覺遵守的若干道德準則。首先，文件管理人員應當熱愛自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項使人聲名顯赫的職業，但它的意義極為深遠。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當重大。文件管理人員對此應有清醒的認識。如果他們懂得文件以及由其轉化而成的檔案，都是“社會的記憶”，是人類寶貴的歷史財富.懂得通過其辛勤的勞動將會促進科學文化的進步和社會的發展，那么他們就會熱愛本職工作，產生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應當妥善保管文件，維護其形式和內容的真實性和原始性，尊重歷史。文件是人類活動的歷史記錄，其原始性和真實性是其生命力所在。文件管理人員維護文件形式的原貌和維護文件內容記錄的歷史事實必須妥善保管文件，延長其使用壽命，絕不允許任意篡改和歪曲文件的內容和外形特征，也絕不允許憑個人好惡決定文件的取舍。尊重歷史、尊重事實應當成為文件管理人員的職業準則。

2、專業素質。

文件管理的專業性較強，這要求文件管理人員應具備一定的專業知識和工作技巧。文件管理人員的專業素質包括履行專業職責的能力、智力、成績、學歷和資歷等等。其中能力指的是文件管理人員的決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、工作能力、組織能力和研究能力；智力指的是專業知識、基礎知識、相關學科知識、語言學知識；成績主要指業績，包括工作效率、工作質量等；學歷是指文件管理人員受教育的程度，反映其獲得系統專業基礎知識、業務知識和相應技能的經歷；資歷是指文件管理人員的實踐經驗水平和成熟程度。

文件管理人員專業素質的培養，主要是通過專業培訓的途徑。培訓的形式較多，如高校開設的文件管理課程或專業，文件管理的短期培訓班，等等。文件管理人員學習的課程包括六大部分：一是綜合基礎課，它主要是為學生提供專業方面所必需的信息和技能，包括信息科學的原則和主要概念，信息轉移領域（公布、出版、載體處理、資源共享等）的活動等等。二是專業基礎課，包括文件管理。檔案管理，行政管理吏等等。三是與相關專業共有的課程，包括復制技術、信息存貯、檢索和傳播、目錄和信息源、用戶研究、展覽、立法、安全、建筑設計和環境控制、系統設計和自動化等等。四是與其他專業共有的課程，包括管理科學，統計方法學，語言學，研究方法學和環境學，等等。五是實習和專題研究。六是選修課程，包括教育學，保護學，特殊載體文件及其管理，口述憑證等等。

3、科學文化知識素質。

要進行全面、系統的文化、理論和科學技術知識教育，即他們的知識面應廣泛一些。國外文件管理人員的培訓課程既包括相關專業課程，也包括其他課程和一些選修課程，這對拓寬文件管理人員的知識領域無疑是大有幫助的。近些年來，隨著現代科學技術在文件管理領域的普遍運用，要求文件管理人員不僅應當掌握管理傳統文件的知識，而且要具備應用現代科技手段管理文件的知識和技能。

總而言之，文件管理活動是一項范圍廣泛的管理活動，文件管理人員必須具有良好的職業道德素質、專業素質和科學文化知識素質。才能進行有效的文件管理。一個理想的文件管理人員，應當使這三種素質能夠完美統一，國外目前多是通過各種專業人員的配備來實現三種素質的統一。

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。要求檔案工作的人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。因此，在實際工作中，應堅持把學習貫穿于工作的始終，積極參加各類業務培訓和保密教育，深入學習《檔案法》、《保密法》等法律法規，熟悉檔案業務的各個環節、步驟，掌握各門類檔案的管理辦法，運用新理論、新技術、新辦法來指導和改進檔案工作，特別是要進一步加強機要文書的保密工作，嚴格執行國家重要文件保密制度，做到不丟失、不遺漏一份文件，守密而不泄密，實現檔案管理工作的“零失誤”目標。同時，堅持把服務質量作為衡量工作優劣的唯一標準，不斷強化服務意識，自覺履行所承擔的各項義務，積極為領導和科研技術人員提供及時有效的服務，使檔案工作能夠與行政、科研協調工作發展。

三、強化職責意識，增強保密意識

文書記載著大量的政治、經濟等方面的資料，是最原始、最真實、最有價值的資料。江澤民同志指出：“檔案工作是各項事業發展的一項重要基礎性工作，這個基礎不牢固要負歷史責任”。做好文書工作非常重要，而正確的工作態度和高度的工作責任心，是做好機要文書工作的前提。作為一名文書工作者，要時刻牢記自己的工作職責，明確自己所肩負的使命，大力發揚埋頭苦干、默默奉獻的精神，始終把強烈的責任心放在工作的首要位置，對所承擔的工作任務，做到思想重視、目標明確、工作到位，對具有保存價值的各種文件、資料，及時搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質量，以一流的工作態度、一流的工作作風、一流的工作業績做好機要文書工作。新的形勢和任務使機要文書工作成為保密工作的重中之重，關系著國家的利益和單位的發展。如何適應新形勢的要求，進行機要文書管理研究，根據本單位的實際情況和管理制度，認真落實“零差錯” 的具體辦法，是每一個機要人員需要思考的問題。

做好機要文書保密工作，必須正確理解和處理機要文書的利用和保密的關系。利用與保密這兩者之間的關系，是辯證統一的關系， 都是為了更好地發揮機要文書在社會主義事業中的作用。保密的目的也是為了更好地利用， 在實際工作中，如果對什么機要文書要保密，什么機要文書不保密，保密范圍的寬窄和期限的長短等問題處理不當， 就會導致利用與保密之間矛盾的發生。保密過嚴， 往往會限制其作用的發揮。有密不保，又極容易危害黨和國家的利益，更不用說企業的自身利益了。因此，為了正確處理好機要文書保密和利用兩者之間的關系， 就必須在維護黨和國家利益及企業自身利益的前提下，根據黨的方針政策、根據國內外形勢，把兩者有機地結合起來，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進安定團結、國家建設和企業發展的機要文書信息，就應積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內限制利用，才有利于黨和國家利益，則應嚴格合理地堅持保密。

做好機要文書保密工作，必須深入學習貫徹《保密法》，不斷增強機要文書管理人員的保密意識。機要文書工作是一項政治性、機要性很強的工作，機要文書人員每天擔負著各類機密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務，因此他們的保密意識的強弱、政治素質的高低，對機要文書保密工作起著重要的作用。在現實生活中，有意出賣情報的人畢竟是少數，但無意中泄露機密的情況卻比較多。由于經常接觸機密，就會在某些場合無意中泄露出去，輕則影響安定團結，重則損害國家利益。所以，機要文書部門必須加強對全體工作人員的保密教育，深入學習貫徹《保密法》，提高機要文書人員的政治素質，使他們都具有良好的保密意識，更好地把保密工作同機要文書工作結合起來，將保密意識落實到具體業務工作中去， 做好機要文書的保密工作。做好機要文書保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機要文書工作的每個程序之中。以東北石油管道公司辦公室為例，隨著機要文書事業的發展，公司機要文書工作也不斷得到鞏固和加強， 機要文書工作每個程序都日趨規范。機要文書工作改變了過去業務部門不立卷、不歸檔的做法。各部門兼職機要文書人員負責收集本部門一年來產生的不同載體的文件材料，在機要文書部門指導下， 嚴格按要求進行立卷、歸檔。在這一系列工作過程中， 我們嚴格執行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規定當天沒有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門組成卷后與檔案部門當即辦理移交手續，以示對文件安全保密負責?？萍既藛T深入生產、施工現場， 參加設備開箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗收活動和會議， 也都嚴格把關， 保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。

（作者單位：勝利油田）

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