加強高校檔案信息化建設的重要意義

【摘要】高校檔案工作是檔案工作的一個組成部分，隨著社會發展和科技進步，信息化程度的深度和廣度是越來越大，這給當今的高校檔案工作帶來了革命性的變化，作者認為各單位、各檔案工作人員只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要意義，才能改變傳統思想認識，適應時代發展趨勢，從根本上做好該項工作。

【關鍵詞】檔案管理 信息化 建設

隨著高校教育體制改革的深入發展，高校在教學、科研、管理和各項活動中形成的檔案資料內容日趨豐富，數量急劇增加，服務領域日益擴大，利用頻率不斷提高；同時，隨著計算機技術的普及，出現了各種檔案載體，文檔一體化的趨勢日益明顯，檔案管理環境不能適應發展需要，傳統檔案管理方式的弊端暴露無遺。面對當前形勢，作為一名檔案工作人員該如何應對是擺在當前的一項重要任務，筆者根據在實際工作過程中的一些感悟談談開展檔案信息化建設的重要性。

一、當今高校檔案管理存在的一些問題

目前大部分單位在檔案收集、歸檔和利用方面仍停留在傳統的手工操作或手工操作為主計算機操作為輔的工作狀態。在傳統手工管理方式下每份檔案資料都要經過人工完成接收、分類、整理、裝訂、排序、裝盒、編目和上架等工作，程序煩瑣，耗時耗力不說還會導致一些檔案被長期堆放，得不到及時整理，影響到管理工作。而且，在查閱一份資料需要按照查分類目錄、案卷目錄、卷內目錄等程序逐步進行。如果檔案沒有按規定存放在指定位置是很難查找的。近年來，隨著人們的檔案意識逐漸增強，檔案利用率逐步提高，尤其是在辦理入職、調動、參軍入伍、升學時，各單位要求除了提供畢業生基本信息之外，還需要提供當年高考錄取底冊，查閱所有與畢業生相關的檔案，如：畢業生登記表、成績單、入學登記表、畢業生情況統計表和獲獎情況等信息，按傳統方式查閱費時費力。即使有些單位已經建立的機讀目錄數據庫，但由于多種原因造成該數據庫的覆蓋范圍小，可利用性小以及目錄和關鍵詞錄入不規范、不全面，致使其實際使用效率不高。

同時，很多單位還存在著專職檔案工作人員配備欠合理的問題，主要體現在：專職工作人員少；專業技術人員少；現有工作人員多是從其他崗位中調過來的，專業知識欠缺，在檔案管理方面的經歷短，經驗少，僅能滿足當前工作需要。可見，信息化程度不高、信息化范圍覆蓋面小導致了檔案在查閱、利用時效率不高，無法高效地發揮檔案作用。

二、開展檔案信息化建設的意義

檔案信息化是指在國家各級檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下全面應用現代信息技術，不斷改革傳統的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程。檔案管理信息化建設是以滿足社會需求提供有效利用為目標在檔案管理和服務利用方面充分利用數據庫、電子掃描等現代信息技術手段，將已歸檔的紙質文件、聲像文件和電子檔案等信息資源系統集合成一個檔案信息庫；利用計算機和網絡技術完成接收、傳遞、存儲、檢索和服務利用等工作，實現檔案信息的數字化、標準化和網絡化，實現信息資源共享。

（一）加強檔案信息化管理是高校檔案事業適應社會發展的必然選擇，是檔案事業發展的客觀要求

隨著社會發展和科技進步，一方面檔案內容日趨豐富，數量逐日增加，出現各種形式的檔案載體；另一方面檔案的利用率和服務對象逐步增加，傳統檔案管理模式不能滿足需要，這就要求采用新技術來改變現有的管理模式和方法。

信息化發展水平是衡量一個國家（地區）或行業現代化程度和綜合實力的重要標志。據中國互聯網絡信息中心(CNNIC) 2012年1月發布的《第29次中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示，截至2011年12月底，中國網民規模突破5億，互聯網普及率35.8%，較2010年提升4個百分點，可見互聯網已經深入到人們的工作和生活中。

國家檔案局在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中明確提出“要貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，各級國家檔案館加快數字檔案館建設步伐，有條件的要完成數字檔案館建設，并提供網絡信息服務。”同時，在2012年河北省檔案工作會議上馮世斌局長明確提出今后檔案工作的信息化建設的目標和任務。

可見，改變原有管理模式適應社會發展趨勢實現檔案管理信息化建設是檔案事業發展的必然選擇。同時，也是落實國家檔案局關于《全國檔案信息化建設實施綱要》和《檔案事業發展“十二五”規劃》的迫切需要。

（二）檔案的信息化建設是教育事業發展、加強高校的內涵建設和深化高校教學改革的要求

高校日常工作過程中所形成的文字材料、數據、圖表、照片和影片等檔案信息資料真實地記錄了學校的發展歷程，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的重要憑證，是衡量高校的人才培養質量、教學科研水平和發展方向的重要資料，是高校總結經驗、開闊視野、改進工作、科學規劃的重要依據，是高校編研修史的原始材料。

近年來高校檔案資料的價值已逐漸被人們所認識，在高校的內涵建設與發展、創建省級示范性高職高專院校、升本、人才培養評建和校慶等重要工作中都需要借助檔案提供有力的信息和數據支撐材料。通過查閱這些材料有助于高校領導了解具體情況、進行科學決策；有助于專家組和校內、校外人士對高校作出一個全面、公正、客觀、準確地評判；有助于深化教學改革，調整專業設置和明確專業發展規劃和培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才。

（三）利用計算機技術，提高檔案工作效率，是檔案工作自身發展的迫切需要

傳統檔案管理是一種手工管理、封閉管理、被動服務的模式，檔案工作人員整天埋頭在檔案室里從事檔案的收集、整理、編目和借閱等工作，全部是手工操作效率低。并且在手工操作和利用過程中由于需要反復接觸紙質文件資料，盡管期間倍加小心，但對紙質資料的損壞還是在所難免的。隨著計算機技術的普及和信息化程度的提高，傳統檔案管理的局限性暴露出來，該管理模式已經不能適應當今社會快節奏、高效率、低成本的發展形勢要求，這就迫使檔案工作人員開始尋求一種新的管理模式來提高檔案管理的工作質量和利用效率。

運用計算機對檔案進行管理具有檢索迅速、查找方便、存儲量大、避免原始資料損壞等優點，而且可以通過一次錄入來完成檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現代化、檔案數據庫設計與建立等工作，實現多次重復利用、便于信息資料統計、解決因反復觸摸引發的檔案資料的毀損和丟失問題、縮短信息查詢時間、減輕工作人員的勞動量、提高工作效率的效果，拓寬檔案工作服務領域，進而全面提升檔案管理的整體水平。故而，將計算機技術應用到檔案管理工作上成為當前檔案工作自身發展的一種迫切需要。

（四）利用現代信息技術，整合檔案信息資源，是檔案工作改革創新的必然需要

檔案信息資源是檔案信息化最核心的要素。檔案信息化是利用現代科學技術手段使電子文件和數字檔案等檔案信息資源轉為電子檔案，以磁帶、磁盤、光盤等介質存儲，為實現資源共享和數字化、網絡化目標提供平臺。電子檔案是未來檔案信息資源主體，將檔案原件數字化對實現檔案信息資源現代化管理、利用、資源共享具有十分重要的作用。電子檔案能否長期、安全地提供有效閱讀和利用的目的是通過對電子檔案的真實性、完整性、有效性的檢驗來驗證的。可見，運用現代技術手段，整合和豐富檔案信息資源，實現檔案信息的數字化、網絡化、共享化，既是檔案信息化建設的客觀要求，也是檔案工作改革創新的必然需要。

綜上所述，檔案的信息化建設有助于領導作出科學決策和管理規劃，有助于檔案信息資源的利用開發。隨著社會的發展檔案的價值越來越被認可，高校檔案工作作為檔案工作的一個組成部分，要緊跟時代發展步伐，不斷改進工作方式和方法，加快數字化、信息化和網絡化建設，借助現代技術手段打破原有檔案管理的時間和空間的限制，提高檔案的使用效率和檔案工作人員的工作效率，使檔案工作在管理方式、服務手段、利用質量和提供信息的深度和廣度上有著質的飛躍。

（責任編輯：陳岑）