淺析房地產企業管理類檔案的管理

摘要：鑒于房地產企業管理類檔案的特殊性，一般的企業檔案管理模式不適合房地產企業的特點，本文分析房地產企業管理類檔案的范圍和基本構成，總結了目前房地產企業在檔案管理方面存在的普遍問題，重點從分類歸檔制度建設和規范化建設兩個方面探討了檔案管理的要點。

關鍵詞：房地產企業；檔案管理；規范化管理

房地產檔案形成于房地產管理活動，是房地產管理工作的真實記錄和重要依據[1]。檔案管理作為房地產企業一向重要的管理工作，具有獨特的憑證價值、參考利用價值與法律作用。房地產企業檔案管理工作歷來比較薄弱，而且關于檔案的分類以及如何分卷也少有成套參考資料可以借鑒。檔案真實的記錄著房地產企業的管理經營活動和企業的發展史，而檔案的管理有僅有效保護好企業的發展歷史，而且可以服務于企業的未來指導[2]。然而，房地產企業的檔案范圍涉及較廣，項目檔案不成套，而且資料更改頻繁（主要是設計圖），造成檔案材料收集歸檔難[3]。因此，面對量的資料時時，如何管理好項目的檔案材料，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。

1 房地產企業管理類檔案的構成及其特點

房地產企業檔案屬于專業檔案之一，是企業在生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的原始材料。房地產檔案是房地產生產經營的必備基礎資料，是一項重要的基礎業務建設，也是企業管理水平的重要體現。

1.1 房地產企業管理類檔案的范圍

一般意義講，房地產檔案是泛指以“房地產”作為基本特征的，與房地產有關的所有檔案。房地產企業管理類檔案是指，企業在生產，經營，管理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，不包括、房地產開發項目工程設計圖紙和竣工文件。

1、企業行政管理檔案包括：企業在組建、發展過程中形成的行政資料，如工作計劃、總結，公司的機構建立(含內設結構)變更，人事變動，合同管理以及編輯的出版物、編印的簡報或期刊等。

2、企業經營管理類文件，主要指資產審計、法務、運營等部門形成歸檔資料。包括：企業的發展規劃(包括中、長期發展規劃)、方針目標管理以及相關制度和規范；公司資產管理，投資項目可行性報告；公司審計工作的文件材料以及商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等文件材料。

3、項目管理類文件，主要指與從事項目開發有關的文件，如研發策劃、前期配套、工程管理、營銷策劃、售后服務等相關房地產項目負責機構生成的。

4，其他的，包括會計類檔案和黨群工作類檔案文件等。

1.2 房地產企業管理類檔案的特點

房地產開發企業檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。首先，從上述檔案范圍的概括不難發現，歸檔資料來源廣、涉及的內容繁雜，不僅包括企業內部運營產生的文件，而且還包括工程項目與外界聯系的相關政策性文件。其次，房地產企業檔案專業性較強，它記載著房產信息歸屬和沿革，需要嚴謹的、規范的、技術性的專業要求，使房地產檔案成為進行房地產檔案管理的重要基礎。再次，房地產檔案涉及房屋開發管理使用的人和單位，還有與之相關的國家職能部門，作為所有權歸屬的憑證具有法律效力。這就要求，房地產檔案按照嚴格的操作，各程序間的相互監督、制約，以保證其不容質疑的真實性地位。最后，房地產企業的經營與外界產生的關系是通過各類合同建立起來的，因此，房地產企業管理類檔案以合同為主體構成。

2 房地產開發企業管理類檔案管理存在的問題

我國民營房地產企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。相對于其他企業而言，房地產企業有自身的個性，一般的企業檔案管理模式不適合房地產企業。有研究表明，規模大的企業檔案管理優于規模小的企業，效益好的企業好于效益差的企業，創立時間長的企業優于短的企業[4]。

2.1 文書檔案收集不完整

檔案材料不完整是房地產企業檔案存在的普遍問題。主要表現在以下幾個方面：（一）、行政管理類文件歸檔不完整，如重要的議會記錄不完整，歸案不及時造成遺漏，還有一些重要活動無相關記錄視頻或相片；（二）、房地產開發項目檔案材料收集難，涉及部門和單位多，項目檔案不成套。如立項審批文件往往由計劃部門提出，環境評價報告以及驗收報告由環保部門提出等。（三）、有的文件有正本而無底稿或有底稿而無正本，有些文件只有批復而無請示或有請示而無批復。

2.2 缺乏統一的管理模式

從檔案管理機構上看，大型的房地產企業一般都會成立了專門的檔案室或部門，各類檔案管理較好，收集得相對比較完整。然而，大多數房地產開發企業沒有建立健全檔案工作制度，檔案管理無章可循。值得一提的是，檔案人員沒有認真落實“三參加”制度（即參加公司重要會議、活動，參加工程竣工驗收，參加設備開箱）。對于一些小型或剛成立時間不長的企業，對檔案管理的重要性認識不到位，其檔案管理由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。這類小型企業的檔案管理人員專業素質較差，缺乏相關的業務知識，有的是半路出家臨時安排，形成“兼而不管”或“管而不會”的惡性循環。另外，部門領導或經辦人員對檔案材料“過于重視”，或為了“保密”而不愿移交，這直接影響了文件材料收集歸檔工作的有效開展，而且歸檔意識不強，如部門人員調動時，對積存文件不辦移交，以至造成材料的散失。

3 解決房地產企業管理類檔案管理問題的對策

3.1 建立分類歸檔制度，保障檔案完整性

分類歸檔是檔案管理人員或領導依據事物的屬性及其認識，對事物進行特定的區分、集中和歸類。對房地產企業檔案整理工作來說，可以按照檔案文件的來源作為基本原則的，作為一個基本的檔案分類結構。對于大多數企業來說，內部沒有檔案管理人員，多是行政人員兼管檔案的管理，這類人員的流動性大，這需要檔案分類具有較強的穩定性。這是保證企業檔案管理人員變遷時，檔案工作能夠很快、順利地傳承下去。

企業在建立歸檔制度時，歸檔分類方法不宜隨便更改，因為分類方法決定著歸檔文件整理、流水方式、編排和排架等基本保管狀態，這也方便文件檢索。如果分類方法改變了，牽一發動全身，擾亂了整個檔案保存和查詢，尤其對于大型的房地產企業，分類的不穩定會造成極其嚴重的后果。值得借鑒的是，對主要職能部門產生的檔案歸檔可以作為一級分類進行收集，如人力行政部門產生的人事檔案、行政管理檔案，法務部門產生的法律文件，財務部門產生的財務檔案。

3.2 加強檔案的規范化建設

加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量企業整體管理水平的重要指標。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等法律規范，結合本房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理制度，明確檔案管理方式和工作原則，明確分類方法與歸檔職責，規定檔案收集、整理、保管、統計、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷歸檔制度、保管制度、統計制度、保密制度、提供利用制度等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。可以明確表明，加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。

4 結束語

房地產開發企業檔案不僅在檔案本身屬性，憑證和參考方面具有重要作用，而且為企業入市決策、企業定位決策、企業定價決策提供基礎依據和參考。鑒于房地產企業管理類檔案的廣泛性、復雜性，本文從房地產企業的特點入手分析了管理類檔案管理的范圍和基本構成，為檔案的完整收集提供一個重要的參考。房地產企業有自身的個性，一般的企業檔案管理模式不適合房地產企業，因此房地產企業檔案工作不是一朝一夕的事情，需要統籌規劃和全面落實。不僅需要企業職工的認真履職和支持，也離不開領導的重視和資金、技術的投入。

參考文獻

[1]楊芳.當今房地產開發企業的檔案管理[J].城建檔案，2009，12:46-47

[2]鄒潔.淺談房地產開發企業檔案管理工作[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2010，19(6):136-138

[3]高建華.房地產開發企業檔案收集難的原因及對策[J].浙江檔案，2003，11:28-29

[4]黃項飛.我國民營企業檔案工作探析[J].湖北檔案，2005.12:23-24