外貿函電的語言特點及寫作原則

摘要：外貿函電是對外貿易活動中重要的溝通交往方式之一。熟練掌握運用撰寫函電的語言特點及其寫作的7C原則，為之后的貿易活動創建良好的公司形象；提供良好的溝通環境；提高學生英文水平，并充分運用于各項貿易實務環節當中。

關鍵詞：外貿函電 語言特點 寫作原則

一、前言

外貿英語函電是國際經濟與貿易專業以及經貿英語專業的核心課程之一。其作用于有效地使學生扎實掌握對外貿易實務的各個環節，并熟練地運用英文于各個環節中的交流溝通。在當今變化多端的國際貿易活動中，更豐富的交流方式伴隨著網絡技術的發展也在積極更新，“商務英語”的范圍也在持續擴大。作為具有法律效力的文件，國際貿易函電已進步在詞語運用通俗明了，簡介樸實； 句子言簡意賅，精煉準確，越來越趨向禮貌口語的表達方式。一封漂亮的商務信函，不僅能為公司帶來新商機，新客戶；并且大大促進發展與客戶間的合作關系。反之，函件詞不達意便會引發誤會，更甚者帶來不必要的矛盾，造成客戶流失，導致公司利益損失。學生們在學習撰寫商務信函的過程中，對相關外貿專業理論實務以及商務法規會加深掌握；并且精通扎實了英語語言水平，其專業術語及行文要求都有所進步；對于應通曉人的心理，熟悉推銷的藝術，都有更深的理解。

二、外貿函電的語言特點

伴隨著競爭激烈的涉外商務活動，外貿函電也日漸呈現出新的寫作特點。首先，它具有明顯的法律特征。在全民經濟時代，法律法規是管理人們貿易行為的重要工具。尤其在步入國際貿易全球化，透明化的今天，健全的法規便成為人們在經濟行為過程中自我保護的基本工具。作為外貿經濟活動中不可缺少的工具，外貿函電可以及時有效的記錄雙方在貿易中的行為，并且具有明顯的法律特征及突出的法律效力。如果在貿易過程中出現糾紛，理賠等現象，商務信函便可成為彼此聯系的重要證據。因此，信函的內容是必須遵從中國的相關法律法規，并且必須符合貿易合作方國家的相關經貿制度。在函電術語方面，合作雙方都要遵循統一的國際法律法規和慣例，即其內容與形式必須獲得國際的認可。其次，外貿函電受文化因素影響。外貿函電核心目的是與國際貿易合作方進行有效的業務交流與溝通，因此身處跨國文化背景的環境中，能夠實現無障礙溝通，并產生某種經濟共鳴，達成合作共識，便可視為一封成功的商務信函。由于不同國家的政治，經濟環境及傳統習俗的差異，各類人群的經濟觀，消費觀，商業經營習慣，甚至風俗習慣有很大的不同，如果不充分考慮對方文化因素，就有可能困難于了解對方真實態度與合作愿望。所以，外貿函電不僅僅是專業的外語翻譯工作，并且還要求函電撰寫人員掌握熟練地交際技巧，尤其是在面對跨國文化貿易時的交際能力。再次，商務信函越來越要求文體的正規性。商務信函關系到進出口業務，在撰寫的過程中要考慮到不同國家海關，運輸，銀行，法律更相關專業的慣例，撰寫內容格式都要遵行雙方要求，因此在文體上要求正式文體或者專業文體，其類型主要有請求函，詢問函，聯系函，告知函和商洽函等。隨著科技的進步，外貿函電的傳遞方式也趨于多樣化，郵寄，快遞，電報等。最為廣泛應用的即電子郵件及互聯網上的在線及時溝通。

三、外貿函電的7C寫作原則

為了達到通過商務信函進行有效溝通交流的目的，十分有必要了解掌握寫好英文商務信函的原則。這些原則通常被稱之為“7C原則”，即正確，具體，清楚，禮貌，完整，體諒和簡潔。

（一）正確（Correctness）

商務信函必須書寫正確，因為作為具有法律效力的商務貿易單據的憑證，其內容涉及到貿易雙方的權利和義務。一封標準正確的商務信函表現在語法的恰當運用，標點符號與詞句的正確拼寫；并且對于信函內容要求提供的信息事實和數字無誤，敘述的內容正確，寫作格式規范，寫作技術運用恰當以及商業術語準確。例如：These products provided are exactly same to those samples （此次產品與樣品100%一樣）. 此處 exactly same to those samples說法太絕對，畢竟無法保證在交易過程中每一件貨物與樣品一模一樣，因此可能產生在交貨時就產品質量方面的糾紛。可以改為：The products provided are similar in quality to those samples.

（二）具體（Concreteness）

一封正規有效的商務信函必須寫得具體，生動和明確。在面對大量貨物描述，敘述其多項交易條款時，務必做到仔細具體描述，要盡量避免運用不確定，大概，模糊和抽象的詞句。在書寫過程中，應盡量使用真實具體的數字與事實，采用恰當的形容詞，使貿易雙方更加明確了解交易內容。多數情況下，商務信函采用主動語態陳述內容。例如，在最終的銷售確認書中，詳細具體的列出產品的規格，數量，單價，包裝，保險等交易條款，使此信函生動明確，更有分量；做到讓交易對方完全了解產品資料，加速今后的交易進程。

（三）清楚（Clarity）

清楚，應該讓收信人在閱讀時一目了然，盡量避免不理解或者易出現誤會的地方。寫信人應當在明確了所要表達的內容后，采用熟悉簡短和口語化的詞語，建立有效層次分明的段落語句來清晰的表達目的，不能采用晦澀易產生歧義的詞匯。更多時候，可以提供產品說明書，插圖，樣例等在視覺上有助于理解的輔助品。清楚明確的商務信函不僅體現了寫信人的干練專業，并且節約了收信人的時間，提高了工作效率。例如：As t the goods sailing from Beijing to Melbourne， we supply bimonthly direct services. 這個bimonthly 有不明確之處，它可以表示 once two month （隔月的） 或者 twice a month （一個兩次的）。因此可以改為：We supply semimonthly direct sailing from Beijing to Melbourne. 或者We supply two direct sailings each month from Beijing to Melbourne。

（四）禮貌 （Courtesy）

一封禮貌的商務信函可以表現交易雙方特別并且豐富的內涵，在鞏固了與當下客戶的貿易關系基礎上，也促進了結交新業務伙伴的機會。在書寫商務信函過程中，及時是禮貌的重要體現。對于書信的內容，語調上可以盡量站在對方立場，權衡業務伙伴的背景及其目的；應盡量避免采用生硬，有可能傷害激怒對方的言辭或者語氣。例如：We need the up to date price list of your goods. （我們需要你最新產品的價目表） 就不如Could you please send me the new price list of your goods.（請寄貴方最新產品價目表） 來的謙虛禮貌。再如使用suggest， have better 等溫和表示建議的詞語，給對方商量的余地，建立更友好的合作氣氛。

（五）完整 （Completeness）

商務信函對完整的要求極為嚴格，包括貿易雙方的聯系信息，有關買賣產品的資料，以及回答寫信人所詢問的全部問題和要求。作為寫信人，應當積極表達所有情況，務必使對方完整的了解其交易愿望及目的。一封清晰完整的商務信函不僅會帶來預期的貿易結果，并且還可能建立更好的商務關系，創造更廣的商務機會。例如：These goods have been given many prizes （這些產品獲得一些獎項），此句內容表達不夠具體完整，若改成 These business phones have been given first prizes in worldwide contest within the past four months.改后提供了完整的產品的名稱，具體的獲獎時間和數量，讓對方更加全面完整的了解我方產品資料，為之后的交易傳遞了更有說服力的信息。

（六）體諒 （Consideration）

體諒的充分表現可以加速發信人與收信人進一步溝通聯系。雙方應當盡量的站在對方立場考慮問題，在分析研究對方（Your viewpoint）會怎樣理解信息的前提下，提供其所需要的信息。彬彬有禮的書信態度即移情于對方，為對方著想，在人性層面上理解對方。在語調語氣方面，盡量使用肯定而非否定的態度。例如：We are happy to extend a credit line of $2，000 就不如 You can now charge up to $2，000 on your American Expression card 顧及對方的情感。少用類似claim， unacceptable等消極負面的詞匯，可以多用 appreciate， reasonable 等積極的詞，讓對方更自信，放心。

（七）簡潔 （Conciseness）

一封專業的商務信函，應當言簡意賅的表達其所需要的信息，并且又不破壞書信的禮貌與完整。書寫過程中，盡量不用使用陳舊過時的商業術語，去掉不必要的詞和冗長的句子避免不必要的重復，特別是意義重復的修飾詞；保留真實有效，簡潔明了的事實資料，就足以把最重要的信息傳遞給對方。例如：We require furniture which is the new type.可以改為 We require new type furniture.第一句繁冗累贅，而第二句簡潔明了，同樣表達了“我們需要新型家具”的意愿。

在今后的國際市場經濟大環境下，各國之間經濟關系日趨相互依存，對外貿易需要等頻繁的溝通，外貿函電貫穿各貿易交往各個環節，熟練掌握運用商務信函的語言特點及7C原則，提高了學生以及貿易從業人員的專業知識水平，顯示了通過專業的商務信函進行有效溝通交流的目的，促進貿易雙方的相互理解和長期合作，也有利于規避風險，取得雙贏的效果。

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