淺談縣級新華書店內(nèi)部控制建設(shè)

［摘要］ 企業(yè)內(nèi)部控制工作的完善程度反映了企業(yè)的管理水平，本文就目前縣級新華書店在內(nèi)控方面存在的不足作了披露，分析了建立健全內(nèi)部控制建設(shè)的意義，并提出縣級新華書店加強內(nèi)部控制建設(shè)的措施。

［關(guān)鍵詞］ 縣級新華書店；內(nèi)部控制建設(shè)；意義；措施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 022

［中圖分類號］ F239.45 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0034- 02

1 引 言

新華書店從創(chuàng)立到現(xiàn)在已經(jīng)有７０多個春秋了，在這個發(fā)展過程中，各店已形成了一套管理制度和內(nèi)部控制體系。但根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《配套指引》，縣級新華書店的內(nèi)部控制機制還很不完善。筆者作為縣級新華書店的一名財務人員，認為目前縣級新華書店內(nèi)部控制方面存在以下不足：

（1）對內(nèi)部控制認識不到位?？h級新華書店管理層認識不足，有的縣店領(lǐng)導認為內(nèi)部控制就是會計控制，有的沒有將其納入書店的長遠發(fā)展規(guī)劃重點考慮，有的則是粗放管理、憑經(jīng)驗按自己意志辦事。領(lǐng)導在內(nèi)控建設(shè)中未發(fā)揮主導作用，致使員工內(nèi)部控制意識淡薄。

（2）內(nèi)部監(jiān)督機制不全?？h級新華書店一般沒有內(nèi)部審計機構(gòu)，內(nèi)部審計一般由財務人員兼職，與財務部同屬一人領(lǐng)導，內(nèi)部審計在形式上缺乏應有的獨立性。另外，在內(nèi)審的職能上，很多縣級店的內(nèi)部審計工作僅僅是審核會計賬目，而在內(nèi)部稽查、評價內(nèi)部控制設(shè)計和運行的有效性等方面，卻未能充分發(fā)揮應有的作用。

（3）沒有定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。有的縣級新華書店的業(yè)務科長十幾年如一日地在同一個工作崗位，有的書店的會計從小張被叫到老張。

（4）風險控制薄弱?？h級新華書店在教輔圖書發(fā)行中，為了擴大銷售，提高市場競爭力，而給學校大量賒銷，產(chǎn)生大量應收賬款，由于種種原因，比如學校將圖書款挪作他用，或者由于銷售人員催收不力等導致應收賬款長期掛賬，從而產(chǎn)生壞賬風險。

以上狀況的存在在一定程度上影響到新華書店的經(jīng)營效率，成為書店發(fā)展的絆腳石，基于此，本文認為縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制勢在必行。

2 縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制是指單位治理層、管理層及全體員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。其意義是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

3 縣級新華書店加強內(nèi)部控制建設(shè)的措施

3.1 增強內(nèi)部控制意識

單位負責人對內(nèi)部控制的認識和態(tài)度，在一定程度上決定著一個單位內(nèi)部控制的基調(diào)，是搞好內(nèi)部控制的關(guān)鍵。財政部門要經(jīng)常組織單位負責人進行培訓學習，只有單位負責人充分認識內(nèi)部控制的重要性，強調(diào)內(nèi)部控制的重要性，并在書店內(nèi)部營造嚴格執(zhí)行各項控制措施的氛圍環(huán)境，才能加強整個書店的內(nèi)控意識，防止錯誤和舞弊，提高管理的效果和效率。同時適時地對全體員工進行內(nèi)部控制的宣傳培訓，從而提高全體人員對內(nèi)部控制的認識程度。

3.2 強化書店內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

內(nèi)部環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀律與架構(gòu)，影響經(jīng)營管理目標的制定，塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識，是其他要素的核心。只有建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能保證制度的真正落實，才能達到內(nèi)部控制的目的。具體如下：

（1）增設(shè)內(nèi)部審計部門。保證內(nèi)部審計機構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨立性，賦予內(nèi)部審計部門追查異常情況的權(quán)力和提出處理處罰建議的權(quán)力。

（2）建立良好的人力資源政策。提高職工的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力，切實加強員工培訓和繼續(xù)教育，提升員工素質(zhì)。實行定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。

（3）提升企業(yè)文化建設(shè)?！捌髽I(yè)興旺在于管理，管理優(yōu)劣在于文化”，要總結(jié)新華人的優(yōu)良傳統(tǒng)，將“新華精神”提煉升華，形成一種行為準則、價值觀念和道德規(guī)范，凝聚員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性，打響新華品牌。

3.3 縣級新華書店應設(shè)計良好的內(nèi)部控制活動

3.3.１ 不相容職務分離控制

不相容職務主要包括授權(quán)批準與業(yè)務經(jīng)辦、業(yè)務經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、授權(quán)批準與監(jiān)督檢查等。對于不相容職務如果不實行相互分離的措施，就容易發(fā)生舞弊行為。其核心是內(nèi)部牽制，因此，縣級新華書店在設(shè)計、建立內(nèi)部控制制度時應明確職責權(quán)限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機制。比如：不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務的全過程，不得由同一部門或個人辦理合同業(yè)務的全過程，不得由同一部門或個人辦理圖書采購業(yè)務的全過程等。

3.3.２ 授權(quán)批準控制

縣級新華書店應建立授權(quán)批準體系，明確授權(quán)批準的范圍、層次、程序及責任。對于重大業(yè)務和事項，應當實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。

3.3.３ 會計系統(tǒng)控制

縣級新華書店首先應按照《會計法》要求設(shè)置會計賬簿，不做假賬。其次，記賬、出納、保管等不相容業(yè)務，應分人擔任，如人員有限，也應保證管賬的不管錢，管錢的不管賬，同時建立復核制度，建立會計工作的崗位責任制，對會計人員進行科學合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約；按照規(guī)定取得和填制原始憑證；對憑證進行連續(xù)編號；規(guī)定合理的憑證傳遞程序；明確憑證的裝訂和保管責任；合理設(shè)置賬戶，登記會計賬簿，進行復式記賬；按照要求編制、報送、保管財務會計報告。

3.3.４ 預算控制

縣級新華書店應建立預算控制，確定預算目標，并組織實施。通過預算的編制和檢查預算的執(zhí)行情況，比較、分析內(nèi)部各部門未完成預算的原因，并對未完成預算的不良后果采取改進措施，確保各項預算的嚴格執(zhí)行。

3.3.５ 運營分析控制

縣級新華書店應建立運營情況分析制度，綜合運用購進、銷售、財務等方面的信息，通過因素分析、對比分析、趨勢分析等，定性與定量相結(jié)合，進行運營分析，發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因并予以改進。

3.3.６ 績效考評控制

績效考評制度貫穿于書店管理制度的始終，主要包括：制定績效考核目標；設(shè)置考核指標 ，包括定量指標和定性指標；選擇考核標準；實施考核；評定與分析考核結(jié)果；結(jié)果反饋與實施糾正。

總之，內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)性工程，是一個動態(tài)的管理過程，需要適時地補充修訂。縣級新華書店應根據(jù)自己的實際情況制訂適合自己的內(nèi)部控制制度，加強內(nèi)部控制建設(shè)，才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

［１］高級會計實務編委會． 高級會計實務［Ｍ］．北京：經(jīng)濟科學出版社， ２０１１．

［2］財政部會計司．企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解２０１０［Ｍ］．北京：經(jīng)濟科學出版社，２０１０．