淺析醫院人事檔案資源的信息化管理

［摘要］ 改變傳統的人事檔案管理工作方法，推進辦公自動化、實現信息資源網絡共享和知識管理。管理方式由靜態管理轉向全面動態管理，實現檔案管理信息化，加強與人才服務機構之間的溝通，做好人事檔案管理工作為領導的決策提供可靠的依據。

［關鍵詞］ 醫院； 人事檔案； 信息化； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02

１ 引 言

醫院人事檔案管理是醫院人事工作中的重要組成部分，隨著醫療衛生事業單位的人事制度改革和醫療體制改革的深入，醫院管理更趨向科學化和規范化。醫院規模不斷擴大，醫護人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復雜的人員構成醫院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫院信息化建設逐步提速，醫療部門、財價、設備管理等主干網絡也相繼實現信息化管理，醫院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫院人事檔案管理也必須由傳統的管理手段向信息化管理轉變，這是醫院人事檔案管理走向現代化的必然趨勢。

２ 目前醫院人事檔案管理現狀

目前大多數醫院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統的人事檔案基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信息狀況。在信息技術高度發達的今天，其局限性日益明顯。

２．１ 檔案管理意識淡薄

長期以來由于檔案工作不能直接創造經濟效益，因而在實際工作中出現檔案管理可有可無的模糊認識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。

２．２ 人工操作歸檔，費時費力，準確性難以保證

醫院人事檔案主要記載著工作人員的經歷、學歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現有工作人員２ ０００余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學習進修等），許多材料需要同時歸檔，出現此類問題，不可避免地會發生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。

當前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準確性不高。同時在個人考查、核定工資、家庭調查等情況時需調閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發生檔案損毀的情況，致使出現檔案的準確性難以保證的情形。

２．３ 檔案資料管理困難，利用率低下

目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關人事資料，極大地影響了工作效率。

２．４ 檔案管理人員自身素質較低

人員配備不齊，在有些領導眼里，認為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據了解我省從事醫院檔案管理工作的專職管理人員有７０多人，但沒有一人是專業研究生畢業的，本科生專業畢業的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結構及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質量和利用。

３ 醫院人事檔案信息化管理的特點

３．１ 檔案信息化管理的優點

（１） 提高檔案管理工作的效率。由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據，使用計算機管理醫院的人事檔案，在查詢、統計時既可避免手工抄寫出現的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節省時間，提高工作效率，數據查詢又快又準。

（２） 提高檔案信息的利用率。醫院是人才密集型產業，其人事檔案在醫院領導者知人、認人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫院的人員編制、人員調整、人才的中長期規劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。

（３） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實現信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機查詢為主，減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。

３．２ 檔案信息化管理的不足

醫院檔案信息化管理能為人事部門提供優質的服務，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也認識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實性問題。由于原始信息是經管理人員錄入系統，所以形成的電子文件可能因為錄入過程中的手誤而出錯，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強的機密性，所以信息資源共享必須嚴格執行安全保密的規定，必須賦予權限，只有檔案管理人員和主管領導能夠查閱個人檔案材料。增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現象的發生。③ 憑證價值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。

４ 健全與完善醫院人事檔案信息化管理體系

４．１ 建立健全醫院人事檔案管理體制

信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢，醫院人事檔案部門要積極創造條件， 建立健全人事檔案信息化管理體制，應做好以下幾個方面：

（１） 提高檔案管理人員素質，增強檔案意識。重視人才培養，加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓，通過專業培訓、進修學習、自學等形式提高管理人員的業務水平，逐步地建立檔案管理人才梯隊。 使他們成為掌握現代信息管理技術，熟悉檔案業務，適應醫院建設和發展的檔案管理專業人員。

（２） 選用科學的、合理的檔案管理軟件系統。只有選用一套科學合理的人事檔案信息系統，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率，對今后醫院檔案信息化管理起很大的作用。

（３） 建立健全人事檔案管理制度。人事檔案管理只有通過實踐的積累、研究的拓展，才能在一個較高的層面上架構人事檔案管理信息的體系，并通過實踐不斷加以充實與提高，制定和完善行之有效的人事檔案管理的各種規章制度，對檔案的收集、整理、利用、保管等作出明確、具體規定。只有通過制定嚴格的規章制度并切實貫徹執行，才能使人事檔案管理工作做到有章可循，從而形成有機的完整的人事檔案管理信息體系。

（４） 重視人事檔案信息系統的維護。人事檔案信息系統是一個動態的系統，只有不斷進行及時的更新和維護，才能使人事檔案信息系統發揮最大作用。

４．２ 完善醫院人事檔案信息化系統的數據庫建設

醫院人事檔案管理數據庫的建設是一項長期的任務，隨著人事信息管理網絡的建立，對強化人事管理，提高工作效率，改進服務質量，有著十分重要的意義。醫院人事檔案信息化數據庫的建設主要應包括以下內容：

（１） 建立醫院人事檔案基本信息數據庫。包括醫院職工姓名、性別、出生年月、學歷、入黨團時間、參加工作時間、職務、職稱、工資、職業類別、年度考核、離退休時間等各項信息。

（２） 建立醫院職工工資數據庫。可以把職工的績效考核成績與工資互相關聯。

（３） 建立醫院人事檔案查詢目錄數據庫，實現人事檔案的快速查找。將工作人員按姓氏歸類，依次錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時，只需運用“查找功能”，輸入個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

（４） 建立醫院人事檔案材料目錄數據庫，便于檔案目錄的統一化、標準化。我院２ ０００余名工作人員，每年都積累了大量的檔案材料，利用檔案管理信息系統可將大量的信息材料通過計算機儲存、歸檔、分類，實現檔案信息的數據化。

綜上所述，醫院人事檔案管理工作也應與時俱進，運用現代檔案管理理論與人事檔案信息化管理系統，對人事檔案實行動態化管理和維護，在完善檔案管理制度約束下，配備專職的人員，加快檔案的信息化建設，開發檔案的利用價值，用人事檔案人才資源庫所提供的各種數據，對醫院的各類人員情況進行動態的統計、分析和預測，有效地為醫院的人才交流和醫療水平的提高提供可利用信息，為領導的決策提供強有力的保障。

主要參考文獻

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