檔案計算機管理工作存在的問題及改進措施

［摘要］ 計算機作為一種強大的數據處理機器，有很強的準確性和科學性，而實現檔案的計算機管理模式首先是要做好輸入檔案信息與數據的一系列基礎性工作，充分滿足計算機技術要求。檔案計算機管理工作是指在檔案現代化的管理模式下，引進到檔案管理日常工作之中。檔案計算機管理工作作為一種對檔案工作進行的新的、科學的管理模式，如何實現現在的管理與之前陳舊的管理相銜接，如何解決檔案計算機管理過程中出現的問題，從而順利有效地發揮計算機管理的優勢。

［關鍵詞］ 檔案； 計算機管理工作； 問題； 措施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 057

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0096- 02

１ 檔案計算機管理的內涵

１．１ 檔案計算機管理的定義

檔案計算機管理指的是檔案管理人員以計算機硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進行文字材料的存儲。那么檔案計算機的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，當然還有其他的一些形式。

１．２ 檔案計算機管理的特點

檔案計算機管理的特點主要是相較于傳統的紙質文件而言的，檔案計算機管理的主要特點是：① 檔案計算機管理不再是傳統的紙質文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計算機進行閱讀；② 檔案計算機管理的檔案信息借助計算機直接進行快速、簡單的處理和傳遞工作，比之前的紙質摘錄等速度快捷； ③ 檔案計算機管理還能實現檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸等不再受地域距離和時間的影響了，更加方便； ④ 由于我們現在采用了檔案計算機對檔案進行管理，那么，如今的檔案存儲環境和保存條件也就隨之發生變化，它不再要求紙質、書寫等條件，而且對檔案的保存場地的面積也不再有相當高的要求?？傊?，我們說，隨著科技的進步和社會的發展，檔案計算機管理的優勢將會日趨突出和明顯。

２ 檔案計算機管理工作中存在的問題

２．１ 檔案計算機管理對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現在檔案的內容上和檔案的形式上兩個方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當事人的親筆簽名或者是當事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現，有一定的真實性，進一步說，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應，成為法律的憑證。但是，在檔案計算機管理工作中，電子文件從起稿開始到文件修改、印發都是在計算機上進行操作的，這種模式雖然便于修改和復制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。所以，這也就引發了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭論問題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應等等，這些都是檔案計算機管理工作中遇到的問題，也是我們急需解決的新課題。

２．２ 檔案計算機管理對檔案來源原則的影響

檔案信息的來源原則主要包括兩個方面：從外部環境來看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內部環境來看，我們是遵循尊重原始順序的原則。

但是自從檔案進行計算機管理層面開始，隨著電子文件進入檔案管理領域開始，以原始順序為原則的檔案信息來源開始不斷地備受關注。在之前的紙質檔案管理過程中我們形成了這樣的原則，只有根據其來源才能形成一定的法律效應和相應的法律責任，而在現在的電子文件檔案過程中就打破了文件本來的順序。所以，在充分利用計算機進行檔案管理工作時就需要我們不斷地根據客觀實際情況和變化，進一步完善檔案信息的來源原則，并對其進行豐富和發展。

２．３ 檔案計算機管理對檔案學理論研究的影響

就目前來看，我們的檔案管理理論的成熟和研究基本都是圍繞紙質檔案為主要研究對象的，而對檔案計算機管理的研究還是處于萌芽階段的，所以，隨著檔案工作對象的變化，那么檔案工作原理、理論等方面的研究也就隨著需要進行進一步的更新。

３ 檔案計算機管理工作的改進措施

３．１ 建設并實施電子文件檔案管理工程

檔案切實實施計算機管理體系之后，需要我們做好對檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術處理工作，建設并實施電子文件檔案管理工程。

建設并實施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現行的電子檔案文件管理、工作領域，切實去了解電子文件信息的重新排列和組合的來龍去脈。這也就是說，我們在進行檔案計算機管理工作時，需要檔案工作人員學會將已經歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對識別和保護電子文件的原始結構有很好的作用，保證了檔案的本質屬性——原始記錄性。

３．２ 檔案計算機管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作

鑒于我們對檔案計算機管理的理論研究還處于一定的初級階段，又加之以化學磁性材料為載體的電子文件檔案形成時間短、缺乏實際的貯存經驗，所以電子文件原始信息的長期保存問題很值得商榷和作進一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長期保存的。

３．３ 檔案計算機管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質

優秀的人員素質對一個工作的發展起著至關重要的作用。檔案計算機管理工作的實現是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質量，為此，我們的檔案工作人員要適應計算機技術的不斷更新和檔案事業的發展，必須積極搞好知識的學習、補充、消化等工作，促進檔案工作人員隊伍素質的強化。

３．４ 加強檔案管理基礎工作的標準化和規范化

在進行檔案計算機管理工作過程中，我們需要嚴格執行《檔案著錄規則》的檔案數據庫結構、數據格式等方面的標準和規范，規范檔案著錄工作，保證檔案基礎信息和數據的通用性，為實現檔案信息資源的社會共享創造條件。

４ 總 結

檔案計算機管理工作的實現可以加快檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的效能，從而減輕檔案管理工作原有繁重的工作。加強和國際的檔案管理進行有效的接軌以及聯系，做好相關工作，使得計算機管理工作有效、順利進行，更好地服務社會主義現代化建設，促進社會經濟的發展和繁榮。

主要參考文獻

［１］ 何玉瓊，周欽． 用系統工程觀點構建檔案計算機管理系統——論檔案計算機管理系統的優化［Ｊ］． 云南檔案，２００９（８）．

［２］ 張潔． 檔案計算機管理若干問題研究［Ｊ］． 檔案學研究，２００２（ｚ１）．