高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

［摘要］ 高校檔案管理工作非常重要，它真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、編史修志等工作中發(fā)揮著不可替代的作用。近年來(lái)，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模、效益等方面呈現(xiàn)出了突飛猛進(jìn)的勢(shì)頭，檔案工作取得了一定的成績(jī)，同時(shí)也存在較多問(wèn)題。只有通過(guò)強(qiáng)化檔案宣傳工作，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)，注重發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)施檔案信息化建設(shè)等措施，才能有效地推進(jìn)高校檔案管理工作進(jìn)程，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ 高校； 檔案管理； 創(chuàng)新； 對(duì)策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 058

［中圖分類號(hào)］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）14- 0097- 02

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。隨著高等教育的普及發(fā)展，高校檔案工作的地位和作用日益突出。高校檔案管理是高校日常管理工作的重要內(nèi)容，其水平的高低不僅代表著一個(gè)學(xué)校的管理學(xué)科和辦學(xué)特色，同時(shí)也可以為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作提供檔案信息服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)高校的發(fā)展建設(shè)。高校檔案管理工作非常重要，它真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、維護(hù)學(xué)校或師生員工的利益、編史修志等工作中發(fā)揮著不可替代的作用。筆者就目前高校檔案管理的若干問(wèn)題談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

１ 高校檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要作用

高校檔案來(lái)源于學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等項(xiàng)活動(dòng)中，高校檔案管理工作對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重大的促進(jìn)作用，它是保持高校管理、建設(shè)工作連續(xù)性的重要前提，可以為高校黨政管理工作提供考查憑證，為高校教學(xué)改革和科學(xué)研究提供參考依據(jù)，為教學(xué)評(píng)估工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為宣傳教育提供生動(dòng)素材，為編史修志提供材料資源。從某種意義上講，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是法制，法制社會(huì)要求無(wú)論為什么事都不能憑記憶隨意地、盲目地處理問(wèn)題，要依據(jù)事實(shí)、按章辦事。學(xué)校檔案是學(xué)校依法治校最可靠的事實(shí)依據(jù)。它不僅具有一般意義上的查考價(jià)值，而且具有權(quán)威性的憑證作用，其效力是其他事物所無(wú)法比擬的，檔案為高校管理、建設(shè)、科研、評(píng)估等工作提供強(qiáng)有力的信息儲(chǔ)備。高校管理工作中形成的文件材料質(zhì)量高低、規(guī)范與否，歸檔是否科學(xué)，是高校檔案管理工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒(méi)有這樣一個(gè)基礎(chǔ)，高校檔案工作就無(wú)從做起，可以說(shuō)，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推動(dòng)高校管理工作的發(fā)展［１］。

２ 高校檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

近年來(lái)，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模、效益等方面呈現(xiàn)出了突飛猛進(jìn)的勢(shì)頭，檔案在學(xué)校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用，也取得了一定的成績(jī)，同時(shí)也存在較多問(wèn)題。

２．１ 檔案工作得不到充分重視

目前部分高校對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為單位的檔案工作干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣，不是經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，又不出什么經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有擺上應(yīng)有位置，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好檔案工作會(huì)更好地促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)、科研工作，將高校檔案工作附屬化。由于管理者檔案意識(shí)淡薄，造成了檔案工作松散和檔案流失嚴(yán)重，各種基礎(chǔ)材料殘缺，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失準(zhǔn)等種種弊端。在實(shí)行基層部門(mén)文件材料立卷歸檔過(guò)程中，有的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)將部門(mén)立卷視為額外負(fù)擔(dān)，各部門(mén)往往因?yàn)闅w檔立卷不及時(shí)而造成材料積壓，有些文件因保管不善己經(jīng)殘缺不全；一些兼職檔案員收集的檔案玉石不分，有的材料殘缺不全，有正件缺附件，有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示，有的同一份材料重復(fù)收集等等，也有個(gè)別學(xué)校的檔案竟接連幾年沒(méi)有收集整理，更別說(shuō)按照《檔案法》的規(guī)定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了儲(chǔ)藏室，致使學(xué)校的檔案工作發(fā)展緩慢，不能很好地適應(yīng)學(xué)校建設(shè)的發(fā)展［２］。

２．２ 檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校辦學(xué)條件越來(lái)越好，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到廣泛推廣和應(yīng)用，很多高校檔案部門(mén)都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。即便如此，與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)比較，檔案管理工作還是比較滯后，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，不少學(xué)校是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制確立在對(duì)本檔案館內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制。統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，比如光盤(pán)、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現(xiàn)空白，極大地限制了檔案處理和有效利用。隨著現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的推廣與應(yīng)用，這種狀況無(wú)法滿足用戶的多種需求，也不能很好地適應(yīng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

２．３ 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作，檔案人員不僅要有良好的思想道德素養(yǎng)，而且還要具備較強(qiáng)地專業(yè)素質(zhì)，只有這樣才能勝任檔案管理工作。由于許多高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，在檔案人員的配備上較為隨意。沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。目前，高校檔案管理隊(duì)伍中普遍存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理的現(xiàn)象，使得這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入 ２１ 世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案工作人員工作服務(wù)缺少活力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量不能盡如人意，檔案的作用得不到充分的發(fā)揮，造成檔案資源和工作時(shí)間的極大浪費(fèi)。

２．４ 檔案宣傳和開(kāi)放力度不夠

隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化社會(huì)的到來(lái)，人們對(duì)高科技信息的需求量急劇增加，必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。然而，由于檔案部門(mén)封閉保守，市場(chǎng)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)館（室）藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報(bào)道較少，加上檔案工作者“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機(jī)密與開(kāi)放、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源對(duì)立起來(lái)，使保密擴(kuò)大化、絕對(duì)化，這在很大程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

此外，檔案工作管理中還存在檔案管理規(guī)范、檔案工作者管理意識(shí)較差、檔案檢索效率不高以及檔案使用范圍和利用主體限制較多等諸多問(wèn)題。

３ 提高高校檔案管理效率的對(duì)策

３．１ 強(qiáng)化檔案宣傳工作

通過(guò)多種形式宣傳檔案工作，① 通過(guò)舉辦展覽、召開(kāi)會(huì)議、撰寫(xiě)文章以及舉辦文藝晚會(huì)等形式，向廣大教職工及學(xué)生宣傳國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)及檔案工作的相關(guān)知識(shí)。② 利用簡(jiǎn)報(bào)和目錄索引，通報(bào)檔案室所藏檔案內(nèi)容，介紹多種檢索途徑和編撰研究成果。③ 選編檔案利用效果實(shí)例，向大家展示利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等等，以增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，樹(shù)立利用檔案的觀念。

３．２ 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，讓它們不但要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代新技術(shù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育［３］。

３．３ 建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式

首先，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校結(jié)合本校的實(shí)際情況，以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，制定適合自身的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要不斷健全和完善。另外，在制定檔案工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度的同時(shí)，要把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會(huì)的進(jìn)步和高校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后，為了適應(yīng)新的需要，有必要對(duì)舊有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新，包括立卷改革，工作手段的改進(jìn)，縮短立卷歸檔周期，推行部門(mén)立卷等等。如采用條形碼來(lái)代替檔案號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱、歸還檔案的速度，最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。

３．４ 重視原始資料的收集整理，加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)

① 應(yīng)做到檔案接收齊全完整。實(shí)踐證明檔案利用是否滿足各方面的需求，首要的問(wèn)題是檔案是否齊全完整，只有檔案收集齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案材料。為此，應(yīng)推行立卷部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案館共同把負(fù)責(zé)的責(zé)任制，確保當(dāng)年檔案能收集齊全；在此基礎(chǔ)上為了保證信息的完整性，高校應(yīng)對(duì)館藏中一些重要類別的檔案進(jìn)行評(píng)估，如科研、基建等檔案；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取各種措施進(jìn)行補(bǔ)救。② 加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度。檔案是最能生動(dòng)形象地描述人類社會(huì)史實(shí)的信息載體，是人類社會(huì)精神財(cái)富積累的直接體現(xiàn)，具有很強(qiáng)的憑證性和法律效力。檔案這種信息載體最能集中體現(xiàn)信息共享的價(jià)值。為此，檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)信息的概念要有深刻的理解，對(duì)信息化的意義要有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的信息化工作有一個(gè)正確的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作的3個(gè)主要環(huán)節(jié)。收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。我們不能滿足于“坐堂會(huì)診”，要主動(dòng)出擊。通過(guò)開(kāi)發(fā)利用可發(fā)揮其巨大效用，如把經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)加工的檔案信息及時(shí)傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門(mén)，為領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供依據(jù)；把檔案信息及時(shí)傳遞給教學(xué)科研人員可促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高等。③ 檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最有效措施。用編寫(xiě)的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，既可減少檔案原件的重復(fù)利用，又可為后代留下完備的文化財(cái)富［４］。

３．５ 注重發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)施檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息化、數(shù)字化發(fā)展時(shí)期，快速、高效是現(xiàn)代社會(huì)的重要特點(diǎn)之一，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已廣泛應(yīng)用于各部門(mén)的日常管理工作中。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的手段也應(yīng)不斷改進(jìn)，為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，高校檔案管理也要應(yīng)用各種高新技術(shù)，為檔案利用與發(fā)展提供全面的技術(shù)支持。可將芯片技術(shù)、光纖和數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于檔案信息儲(chǔ)存、保管、開(kāi)發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)，提高檔案信息的存儲(chǔ)能力、傳播速度，達(dá)到檔案管理最優(yōu)化效果，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，高校檔案管理要從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，高校檔案管理要進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)步伐。

主要參考文獻(xiàn)

［１］ 韓秀紅． 淺談如何做好高校檔案管理工作［Ｊ］． 科學(xué)之友：下旬，２０１２（１）：１１２－１１３．

［２］ 昌韜． 淺談高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［Ｊ］． 百色學(xué)院學(xué)報(bào)，２０１１（６）：１１０－１１２．

［３］ 汪泉． 高校檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策［Ｊ］． 華章，２０１２（７）：２８３．

［４］ 萬(wàn)啟存． 淺談新形勢(shì)下高校檔案管理工作［Ｊ］． 商品與質(zhì)量：理論研究，２０１２（２）：２７１－２７２．