高校財務檔案管理信息化建設探析

［摘要］ 隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，在其建設發展的過程中存在很多亟待解決的問題，筆者針對此背景進行全面分析研究，結合工作實際，有針對性地提出了相應的策略，與大家共同探討。

［關鍵詞］ 高等學校； 財務檔案； 信息化建設； 策略探析

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02

盡管高校財務檔案管理在信息化建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務檔案管理信息化建設還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務檔案管理信息化建設的全面探析。

１ 高校財務檔案管理信息化建設的主要內容

高校財務檔案管理信息化建設是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現代信息技術，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。那么，對于財務檔案管理信息化建設的主要內容，筆者總結為以下３點。

１．１ 加快檔案數字化進程

全面有效地加快檔案數字化進程，我們需要從兩方面逐步進行：首先，建立高效能的信息檔案數據庫，將館藏中的文件目錄建立數據庫，使用掃描、刻錄或數碼相機等現代化信息采集技術和設備，全面將紙質數據文件有效地轉換成數字化文件；其次，檔案信息數據庫的建立需要保障其質量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準確的數據信息； ② 完整的數據項目和內容； ③ 規范的錄入和采集數據信息； ④ 安全穩定的數據庫系統。

１．２ 完善基礎設施建設

硬件平臺和網絡平臺的建設是檔案管理信息化建設的基礎設施，信息軟件的建設是直接關系到檔案管理信息化能否成功實施的關鍵。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機系統中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應用問題的程序。因此，完善基礎設施建設，尤為重要。

１．３ 加強應用系統建設

應用系統的建設是開發利用檔案信息資源和建設檔案網絡時所需要的技術支持。對于未來設備的升級和前后的銜接應當充分考慮到應用系統的設計中，將空間和余量提前留好。在應用系統建設的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進行完善，盡最大可能做到最好，將網絡安全體系進一步加以健全完善，正確地認識到信息保密和公開之間的相互關系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現信息的高效利用。

２ 高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

２．１ 建設目標不夠明確

目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統一領導、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統的模式，在思想理念上還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領導層，對于此項建設在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務檔案的管理工作，需要學校各部門之間相互協調，需要運用網絡資源來進行流程化、數字化和建立數據庫，實際上學校各相關職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協調配合，特別是高校財務檔案管理信息化建設至今仍沒有一個明確目標。

２．２ 隊伍整體素質不高

我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少，這一現象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業人員的匱乏。造成這種現象，有以下3個主要因素：①少數人員觀念比較傳統落后，對于檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；②沒有系統有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；③雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的能夠運用現代化技術手段管理檔案的人員。

２．３ 缺乏統一標準

財務檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關部門也出臺過，但是在實際的財務檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進行財務檔案管理信息化建設的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉變，如沒有一個具體的標準范例，在建設實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務檔案管理信息化建設需要有一套完整、詳細、統一的標準作為參考，規范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。

３ 高校財務檔案管理信息化建設策略

３．１ 加強組織領導

高校管理人員需要在思想上深刻認識財務檔案管理的重要性，財務檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領導的重視和大力的支持推動，分管領導也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學的管理觀念，對于計算機和網絡技術對財務檔案管理的重要性要充分地加以認識，在信息化建設的過程中，加強組織領導，對資金、人才和設施等給予充分而有效的保障，將財務檔案管理信息化納入到工作計劃當中，并進行考核評估。

３．２ 提升財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進行業務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術發展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應當多引進綜合性人才，讓工作人員結構呈現出科學合理的配置形式，最終形成多層次復合型的檔案管理隊伍，從而全面推進財務檔案管理信息化建設。

３．３ 提高財務檔案管理使用效率

完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務檔案信息網絡的建立，可以體現出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質檔案全面地進行數字化轉換，全部錄入數據庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強；②可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，還可以開展利用電子郵件對財務檔案信息的咨詢服務。綜上所述，有效地利用網絡的在線功能對財務檔案進行管理，能夠更加快捷方便地進行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態管理向動態管理進行轉換，將人力和財力資源進行有效的整合，全面有效地提升財務檔案管理的質量和效率。

３．４ 建立健全高校財務檔案管理制度

安全是高校財務檔案管理信息化進程中最為重要的內容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進行檔案資源利用，利用當今開放的網絡，增強除保密信息外的財務信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網絡安全環境，加強對數據庫系統的監控，將重要的數據進行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務檔案管理信息化建設全面有效地實施。

主要參考文獻

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