淺談加強醫院電算化會計檔案管理

［摘 要］ 會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。隨著計算機技術在醫院財務工作中的廣泛普及和應用，電算化會計檔案的數量與日俱增。這些電算化會計檔案在給醫院財務工作帶來極大方便的同時，也對醫院會計檔案的管理提出了新的挑戰。本文結合工作實踐，就如何做好醫院電算化會計檔案管理工作進行探討。

［關鍵詞］ 醫院；電算化；會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007

［中圖分類號］ F231.3 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02

1 電算化會計檔案的內容與特點

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。具體指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：

（１）電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，更重要的是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

（2）與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案的查閱，對環境的要求更高。查閱傳統的會計檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

（3）電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質或光盤的形式存在，受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到損壞。

（4）電算化會計檔案易于修改，且不留痕跡。

（5）對電算化會計檔案管理人員的素質要求更高。作為電算化會計檔案的管理人員，既要了解會計基本知識，又要了解計算機等相關知識。

2 醫院電算化會計檔案管理存在的問題

（１）電算化會計檔案管理內容不夠完整。現階段醫院財務工作已經全面實現電算化管理，由于對會計檔案組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，因此大多數醫院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。同時醫院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就很難恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統的正常工作，會計檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會計檔案的利用，更無法適應電算化會計檔案的改革和發展。

（2）電算化會計檔案管理缺乏專業人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多醫院只重視高級醫療專業人才的引進，對檔案管理工作不夠重視，會計檔案多由財務人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應付， 檔案管理意識滯后。

（3）電算化會計檔案管理制度有待完善。目前，《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等文件，僅對會計電算化檔案做了基本的要求，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應電算化會計檔案管理新的需要。

3 加強醫院電算化會計檔案管理的對策

（１）制定嚴格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規定：“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環節制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。

（2）加強醫院財務檔案管理的基礎設施建設。在硬件方面，由于磁性介質的存儲受到環境影響很大，如環境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計檔案不受破壞，必須要有良好的存儲環境。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。

（3）做好電算化會計檔案的管理與保存。醫院會計檔案種類多、數量大，為保證檔案的安全完整，必須由專人專職負責電算化會計檔案的管理工作，負責整個系統會計資料的存儲、保管和保密工作。一般電算化會計檔案都是存儲在磁盤或光盤內，所以針對這些檔案載體的特殊物理性質，在存儲會計檔案時必須做到雙備份。月終會計工作結束后，將本月的現金日記賬、銀行存款日記賬、會計憑證、收支明細賬打印出來裝訂成冊，年末將會計報表、總賬等打印出來裝訂成冊，年末再把整套的賬簿數據備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復制一次，防止由于磁性介質的損壞，造成會計檔案的丟失。

（4）提高財務檔案管理人員的信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場，正確運用自己的職能和權力。其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要參加關于會計和檔案的崗位培訓外，還要加強后續教育。通過每年的組織學習不斷更新知識，使會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學，更加適應現代化醫院管理的需要。