利用Excel電子表格輕巧轉換住房公積金手工賬

［摘 要］ 會計電算化在單位賬務處理工作中已廣泛普及，利用Excel電子表格制作賬頁代替傳統的手工記賬模式，大大提高了會計賬務處理的質量和效率。

［關鍵詞］ 會計電算化；住房公積金；計算模式

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 012

［中圖分類號］ F232 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0017- 01

0 前 言

會計電算化為會計工作帶來了巨大的變革，從會計軟件的應用，到數據表格的網絡傳送，會計電算化將會計人員從煩瑣的記賬工作中解脫出來，從而投入到更加有效的工作中去。

然而一些小型的記賬工作，沒有適用的會計軟件，這就需要會計人員利用電算化知識，結合自己的會計經驗，自行設計一些數據處理模式。

筆者在實際工作中，將住房公積金手工賬簿，改由用Ｅｘｃｅｌ電子表格設計的電子賬簿代替。住房公積金個人分戶賬雖然賬目簡單，但計算模式固定，并且隨著單位人員的不斷增加，賬頁越來越多，一年之中繳費數額如有變動，或記賬中出現手誤，都會造成重新抄賬的情況。Ｅｘｃｅｌ電子表格具有制表方便、計算準確快速、模式重復復制等強大功能，利用函數公式將有關單元格定義成固定的模式，每行進行復制，然后將每位職工的部分信息輸入，有關單元格的數據會自動生成，這種優勢正好可以克服傳統手工記賬效率低、工作量大的不足，并使記賬工作在較短的時間內輕松搞定。賬頁的格式可用Ｅｘｃｅｌ邊框等格式進行修飾，保證了與原賬頁完全相同。具體方法如下：

1 在Excel中建立工作簿

在Ｅｘｃｅｌ中建立工作簿Sｈｅｅｔ １，根據公積金賬簿的樣式（如圖1所示）將各項目輸入到每一列的單元格中。將每列單元格設定為固定的模式。

（１）以原始數據的形式輸入的項目：序號、個人賬號、姓名、增加減少欄里的日期、摘要設定為“格式”里的單元格—數字—文本型；個人月繳交額、利息設定為“格式”里的單元格—數字—數值型；個人已繳月份設定為數字—日期型；期初余額、增加減少欄的金額、本年小計、本期余額、期末余額設定為數字—會計專用型；

（２）以公式計算的形式代替輸入的項目：

單位月繳交額＝個人繳交數×本單位公積金繳納倍數；

月繳交額小計＝個人繳交數＋單位繳交數；

本年小計＝月繳交額小計×個人已繳月數；

本期余額＝期初余額＋本年小計＋增加金額－減少金額；

期末余額＝本期余額＋利息。

將以上項目的單元格在編輯欄中設定為相應的計算公式，再將每位職工的信息如序號、賬號、姓名、個人繳納數、期初余額輸入后，月繳交額（單位，小計）、本年小計、本期余額、期末余額會自動生成。公積金提取數可定期輸入，本期余額和期末余額會自動調整數額，每個會計周期結束時，根據住房公積金管理處提供的職工利息單的數據輸入到“利息”一項，“期末余額”會根據計算公式自動調整，此數額與住房公積金管理中心的對賬單進行核對，非常方便快捷。

在最后一行“姓名”欄中輸入“總計”，在期初余額、本年小計、本年余額、利息、期末余額的這幾列的最后一行中設定函數公式ＳＵＭ，將本列所有行的數據相加，計算出本年度的合計數。

2 對Ｅｘｃｅｌ表格中的賬頁進行修飾

根據“格式”—“單元格”—“邊框”中的線條，模仿手工賬簿的樣式進行修飾，這一步可能會稍麻煩一點，但是以后就水到渠成了。

3 打印賬簿

將紙張設定為Ｂ５打印紙，左邊距 ２．４ｃｍ ，右邊距 １ｃｍ ，上邊距 １ｃｍ ， 下邊距１ｃｍ。采用橫向手動雙面打印。

下一年在此Ｅｘｃｅｌ工作表中再復制一個同樣的工作簿Sｈｅｅｔ ２，將包含職工原始輸入信息的單元格的內容全部清除，重新輸入這一年度的有關信息，已設定函數公式的單元格中的數據即會自動生成。