關于團隊管理中溝通問題的探討

［摘 要］ 溝通是團隊管理的關鍵所在，有效的溝通有助于提升團隊的管理水平，提高團隊的績效。本文從團隊管理中溝通的氛圍、制度、方式等方面分析了團隊管理中常見的溝通問題及其危害性，進一步提出了解決團隊管理中溝通問題的對策。

［關鍵詞］ 團隊管理； 有效溝通； 對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 064

［中圖分類號］ F272.92 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0104- 02

從廣義上講，組織管理其實就是溝通。美國著名未來學家奈斯比特曾指出，“未來竟爭是管理競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其外部組織的有效溝通上” ［１］。團隊管理是企業管理中的一種重要形式，而溝通是團隊管理的靈魂，沒有溝通，團隊的一切職能均無從談起，團隊也無法運作。目前，對于溝通在團隊管理中的重要性研究比較模糊，沒有談及溝通的具體問題。本文對團隊管理中常見的溝通問題及其危害性進行分析。

1 團隊管理中常見的溝通問題

對于由團隊組成的組織來說，組織效率低下的一個重要原因就是團隊管理中缺乏有效的溝通，組織中常見的溝通問題如下。

1.1 管理實踐長期忽視溝通問題，溝通氛圍不佳

研究表明，管理中有７０％的錯誤是由于溝通不善造成的［２］。管理者和團隊成員之間沒有體會到溝通對團隊和組織成功的重要性，也沒有認識到良好的溝通能力是管理者的主要工作能力，故而長期忽視溝通問題。組織中的各個團隊之間信息相對封閉，相互之間得不到工作內容或相關技術上的支持和理解，團隊成員之間也沒有實現技能互補，從而導致團隊間溝通不暢，降低了組織的整體效率。溝通問題出現后，各個團隊之間相互推諉扯皮，進一步惡化了團隊之間的關系，這樣不僅沒有營造良好的溝通氛圍增進團隊成員的交流，而且使得成員心有余悸不能進行暢所欲言的溝通。

1.2 團隊管理缺少相應的制度規范和約束，溝通的隨意性大

目前，團隊管理這種管理模式雖然已經被多數組織所采用，但是團隊管理對溝通卻沒有相應的制度和約束，致使團隊管理中溝通的隨意性較大。很多組織的團隊之間雖然也有溝通，但是由于缺少相應的制度規范和約束，以至于溝通常常帶有明顯的個人色彩，溝通的方式、頻率受到管理者的影響，溝通的隨意性大。如溝通語言的表達、溝通背景和溝通方式的選擇等策略行為完全因人而異，各個團隊之間的溝通效果相差也很大。有的時候需要進行溝通，但是溝通的方式不正確，沒有合適的溝通場所和方式，不但使得溝通的效率低下，也給組織中的成員帶來了不好的影響。

1.3 溝通目標設置錯位，溝通缺乏針對性

溝通目標是組織溝通活動的導航，如果溝通目標設置錯位，沒有明確的溝通方向，不論溝通技巧多么靈活，也會缺乏溝通的針對性，這樣的溝通無異于在做無用功。不論是團隊管理還是一般的組織管理都需要有正確的溝通目標，這樣才能確保溝通的針對性和有效性。團隊管理者對溝通活動不重視也會造成溝通目標設置錯位，草草完成溝通計劃，根本不在乎溝通目標設置的正確與否，致使溝通對象自然而然地產生錯誤，就更別談具體的針對性了。團隊成員認知水平不高亦會導致溝通目標設置錯位，每一個層面都有一個溝通目標，團隊成員在知識水平和溝通重要性上的認識亦都有差異，彼此之間有著不同的利益中心，認為溝通對自己利益不大時會輕視溝通，甚至會放棄溝通。

1.4 溝通手段及形式單一，溝通效率低下

團隊管理中溝通手段及形式過于單一，會直接導致溝通的效率低下。以往傳統的溝通形式相對單一，多是上傳下達、服從上級，而忽視了來自基層的聲音。在團隊管理的溝通形式中，最常見的有口頭交談和書面文書兩大類。人們最經常采用的信息傳遞方式就是通過口頭交談，包括開會、面談、電話、討論等形式，這些方式各有利弊。溝通手段及其形式的過于單一，造成了團隊中的溝通不靈活，使得溝通缺乏激情和氛圍，進而使得溝通活動顯得枯燥乏味。本來溝通是用來加強團隊成員之間情感的，但由于成員沒有溝通的主動性和熱情，則會起到相反的作用。如果溝通活動沒有順利開展就不會有高效率的溝通。

2 團隊管理中溝通問題的危害性分析

溝通在團隊管理中無處不在，但溝通不暢是大多數團隊存在的通病，溝通不暢會對組織文化建設、團隊作用的發揮、組織的協調發展和組織形象的樹立產生嚴重的負面影響。

2.1 妨礙創建卓越的企業文化

如果沒有良好的溝通，創建企業文化就會受阻。創建卓越的企業文化最主要的手段就是溝通。多層次、多角度、多方面的良好溝通，是創建卓越的企業文化的方法。企業文化是指在一定的社會經濟條件下，通過社會實踐所形成的并為全體成員遵循的共同意識、價值觀念、職業道德、行為規范和準則的總和。是一個企業或一個組織在自身發展過程中形成的以價值為核心的獨特的文化管理模式，是一種凝聚人心、實現自我價值、提升企業競爭力的無形力量和資本。團隊管理中溝通不暢，不利于員工情感的融洽，員工被充分尊重的需求也得不到滿足，團隊成員對團隊和企業沒有認同感和歸屬感，也就不會產生共同的意識、觀念、行為準則等，就不可能創建卓越的企業文化。

2.2 影響組織目標及團隊目標的實現

不論是組織目標還是團隊目標的實現，無不依賴于成員之間暢達、有效的溝通。共同目標是組織成員工作的導向，共同目標實現的過程就是溝通的過程。溝通影響著成員的任務分配和職責確定。團隊管理者必須結合每個成員的特點來給成員分配任務，通過與成員不斷溝通來確定每個成員的任務。成員之間的差異性是客觀存在的，沒有長期充分的溝通是不會了解到每個成員的長處和短處的，也就無法合理地分配任務。溝通是信息和情感的傳遞。團隊管理中，如果團隊管理者和成員之間、成員與成員之間沒有充分的溝通，團隊中就沒有和諧、愜意的氛圍，人際關系也會不和諧，成員之間就不會相互幫助、相互支持，團隊成員技能互補性的優勢就得不到發揮，當然也就談不上相互間的合作，共同目標的實現也將會困難重重，受到嚴重的影響。

2.3 抑制團隊作用的發揮

團隊管理中，充分溝通和交流信息是為了充分發揮團隊的作用。如果團隊成員之間沒有溝通交流的機會，則成員沒有自覺向他人學習的熱情，對隊友的性格、說話風格、辦事能力等諸多方面缺乏深入的了解，在工作中遇到了問題，不知道該如何求助于他人，更不知道如何探討和交流問題。沒有密切的溝通交流，團隊之間人際關系顯得不和諧，對團隊目標認識會降低，也無法形成共同觀念，對組織沒有美好的愿景，工作的激情就會降低。一個優秀的團隊如果不經過長期的磨合是不會使團隊作用充分發揮出來的。

2.4 不利于良好組織形象的樹立

企業外部溝通是指企業與社會公眾的有效溝通，團隊與外界溝通不成功會影響組織形象的樹立。首先，體現在組織自身的發展上。組織作為社會經濟運行的主體，如果不經常和公眾進行溝通，那么消費者將不會了解組織，不關心組織的發展，組織在公眾中的印象就會淡化。其次，體現在成員的家庭對組織的認識上。團隊成員能夠全身心地投入到工作中去，與來自家庭的大力支持和理解是分不開的。與成員家屬的溝通工作比較煩瑣，比如，當團隊成員因為工作繁忙而對家庭的關心減少時，組織在開展活動時應盡可能多地安排成員的家屬一起參加，多與成員的家屬進行溝通。如果這方面的工作沒有做好，家屬就不會積極地支持家人的辛勤工作，那么員工的工作積極性會大大降低。第三，體現在企業的產品上，產品是對外溝通的關鍵。如果產品的質量不合格，或者是產品的售后服務不到位，都將會影響到消費者的正常使用，其直接結果就是消費者不僅本人以后不會再選擇這種產品，同時還會影響到他人，組織的形象就會在無形中受損。

3 團隊管理中溝通問題的對策分析

3.1 構建優秀的企業文化，激發團隊成員溝通的熱情

組織中優秀的企業文化為團隊管理中的溝通提供了良好的氛圍，企業文化可以為員工提供共同的使命、共同的愿景以及組織的經營理念，這些抽象的事物足以影響團隊成員的價值觀、思維模式及行為規范。團隊成員對企業文化的認同對企業的發展會產生很大的影響，其效用的發揮是通過一定的溝通來實現的。團隊管理中溝通是組織成員在一定的企業文化背景下相互之間進行思想和意識的雙向傳遞的過程。如果組織成員受到領導和伙伴的尊重和鼓勵，對團隊的歸屬感就會增強。如果團隊成員切實感覺到溝通能夠給自身帶來個人價值的實現和精神上的滿足，他們就會積極主動地參與溝通。企業是員工從事生產勞動的場所，也是員工實現個人價值的場所，在良好的企業文化中會提高工作的積極性，提高工作效率。只有輕松和諧的工作環境員工才會努力地工作，相互協作，積極參加溝通，實現共同的目標［３］。

3.2 制定必要的溝通制度，規范團隊管理中的溝通

溝通不規范是由于沒有規范的溝通制度，只有制定必要的溝通制度，規范團隊管理中的溝通活動，才能做到有效的溝通。規范的溝通能夠使管理者與員工保持實質性的溝通，管理者能夠獲得全面準確的信息，使得溝通的過程能夠正規有序地進行，真正做到溝通為管理服務，為企業生產經營服務。團隊管理中溝通制度的確定，給溝通活動提供了保障和平臺。可以從以下兩個方面著手進行：一是對溝通制度內容的確定，對溝通計劃、溝通目標、溝通方式以及溝通后的反饋進行確定。為了鼓勵團隊成員主動參加溝通，在制度中應該增加激勵的條例。二是對溝通制度的實施。一項制度制定后，一定要有強有力的執行力。制度的制定是為了加強和規范團隊管理中的溝通，同時要貫徹落實制度中的獎懲條例。無論是團隊的領導還是成員都必須遵守制度，這樣才能確保制度的公平和溝通的效率。

3.3 結合團隊績效考核，提高團隊溝通水平

從團隊目標實現的過程來看，每一個環節的完成都離不開溝通，溝通是團隊管理的中心，離開溝通，團隊的績效就不可能實現。績效考核則是促使團隊成員實現團隊目標的重要檢查和反饋手段。通過績效考核，可以明確被考核人的缺點和優勢，不僅幫助被考核人矯枉過正，還可以實現企業、團隊文化在組織中的貫徹和實施。具體可以從以下3個方面著手進行：一是提高成員溝通的個體開放度［１］。傳統組織中組織規模或團隊規模過大，造成溝通的層次繁多，應該合理確定團隊規模，減少層級，提高溝通的效率，組織中每個成員都是一個信息中心，并且通過縱向、橫向以及交叉聯系的方式向外拓展。二是在共同目標的指引下，提高團隊溝通的整體開放度，明確關于所面臨的工作任務、技能以及工作關系的認知，降低組織交易成本和協調成本。三是提高對溝通問題的分析能力，只有針對性地去分析問題才會收到切實的效果，要針對具體問題進行具體分析，采取相應的溝通方法。

3.4 廣泛運用溝通技巧，建立多渠道的溝通體系

廣泛運用溝通的技巧，能夠提高溝通的效率。首先，溝通時運用坦誠合理的語言，營造一種團隊成員之間相互關注、支持交流、降低防衛的氛圍。坦誠的溝通、非語言溝通、傾聽和提問都屬于溝通技巧，只有采取靈活的溝通技巧才能解決團隊管理中的溝通問題。同時，組織中應建立團隊管理所需的多渠道的溝通體系。鼓勵雙向交流，積極推動上行溝通，提倡跨部門、跨層級溝通。多渠道溝通體系的好處還在于給團隊內部及團隊之間提供了一個相互交流的平臺，有利于加強團隊之間的知識分享，促使成員相互學習，增加多方面的技能，給團隊帶來一種學習的氛圍。

沒有完美的個人，只有完美的團隊，而一支完美卓越的團隊必須建立在溝通的基礎上。溝通是每一個人都要面臨的問題，也是每個人都應該學習的課程，應該從加強團隊協作的角度來提高自己的溝通技巧。只有如此，才能真正打造一個溝通良好、理解互信、高效運作的團隊。

主要參考文獻

［１］ 施楊，李南． 團隊有效溝通的社會空間與績效提升路徑［Ｊ］． 現代管理科學，２００７（2）．

［２］ 商榮華，楊萍． 淺析企業管理溝通中的問題及對策［Ｊ］． 時代經貿：下旬刊，２００８（4）：１７７－１７８．

［３］ 陳慶玲． 構建優秀企業文化 提高溝通效率［Ｊ］． 當代經濟：上半月，２００７（９）：３５－３６．