現代企業檔案管理的信息化建設與發展

［摘 要］ 隨著科學技術的不斷發展，企業檔案管理工作應提高信息化水平，從而滿足查詢、統計等要求。本文主要對現代企業檔案管理工作的主要內容，以及如何實現企業檔案管理工作的信息化進行簡單的分析，并對現代企業檔案管理工作的未來發展提出展望。

［關鍵詞］ 檔案管理； 企業管理； 信息化； 管理效率

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 071

［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0114- 02

檔案管理信息化工作，要求管理者不斷挖掘信息化管理的途徑，充分利用各項信息資源，積極開發管理程序，從而適應信息時代的要求，增加檔案的效益意識，為社會的經濟建設服務。檔案管理信息化在減輕員工勞動強度的同時，可以提高工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，同時在查詢和統計等方面也有其獨特的優勢。

1 現代企業檔案管理信息化的優勢

（1） 方便檢索工作。信息技術發展日新月異，對于數據的處理能力不斷提高，企業的各種檔案都是企業最重要的資料，將信息技術融入檔案管理工作中有助于各項檢索工作的展開，同時利用計算機檢索信息的查全率和查準率較高，減輕管理者的勞動強度，為企業贏得市場競爭優勢。

（2） 方便保密工作。一直以來檔案資料都是企業最重要的信息，企業檔案資料一旦泄露將嚴重損害企業的利益。信息化的檔案管理工作更有利于企業檔案資料的保密工作。封閉式的局域網絡可有效防止信息泄露，同時可以運用多重加密操作提高檔案資料的保密性。無紙化的信息錄入，可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質保存，其保密工作更加便捷。微機管理企業的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄。

（3） 減輕工作人員勞動強度。檔案管理信息化減輕了管理人員的勞動強度，無論是檔案的建立還是檔案的調取過程都比以往簡單得多。運用先進的檔案管理系統，計算機可以對載入的檔案信息進行分類，而調取查閱時也只需通過選擇相應的信息類別即可實現，從而使管理人員的勞動強度減輕，企業所需要的檔案管理人員數量減少，一名優秀的檔案管理人員可以熟練地掌握檔案信息存儲、調取、查閱和統計等各項工作。

2 現代企業檔案管理的信息化建設

（1） 提高檔案管理工作人員的素質。人才是企業的核心，檔案管理人員的職業素養決定了企業檔案管理工作能否高效完成，因而在現代企業檔案管理的信息化建設過程中，一定要提高檔案管理人員的素質，增強管理者的業務能力，定期組織相應管理設備的培訓，加強業務學習，重視人才的培養與發展，提高檔案管理者的專業技能。由于檔案資料的錄入微機化，因而我們需要培養管理者新的檔案管理觀念，隨時查缺補漏，提高檔案管理水平，及時進行歸檔工作，學會各種信息檢索方法，方便日常的檔案管理工作。

（2） 完善檔案管理工作的基礎設施?；A設施是檔案管理工作的硬件，也是施行企業檔案管理信息化的基本條件，只有完善基礎設施建設，才能真正深化檔案管理的信息化改革。在實踐中，企業需要為檔案管理部門配備現代化的檔案管理系統，真正用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對于計算機硬件也有了一定的要求，企業需要對網絡服務器、計算機、錄入設備、輸出設備等硬件做好調查，為檔案管理工作者配置較好的硬件設施。

（3） 提高檔案管理工作的經費投入。信息化不應僅僅停留于檔案管理培訓中，更需要企業經費的支持。因而為了保證檔案管理信息化改革的徹底性，提高檔案管理工作的經費投入是必要的。由于現代化電子設備的費用較高，而電子設備需要進行定期檢修以及日常維護工作，因而企業應對檔案管理部門有一定的經費投入，積極更新設備，從而保證企業檔案管理信息化的順利進行。

3 現代企業檔案管理的未來展望

（1） 建立專家咨詢系統。隨著計算機技術的不斷發展，未來的現代企業檔案管理工作將趨于復雜，而檔案管理系統的功能也會更加豐富，因此，建立專家咨詢系統，對于檔案管理過程中出現的問題進行專門的解答成為未來企業檔案管理工作的管理趨勢。專家可以幫助企業選擇與其實際情況相適應的管理軟件，革新管理方法，從而提高管理效率，降低管理成本。

（2） 資源共享的實現。資源共享是世界發展的潮流，而在企業檔案管理的過程中，更輕松地獲得企業的檔案資料成為檔案管理的一個目標，防止檔案資料的泄露的同時保證需要范圍內的檔案資料共享，成為企業檔案管理工作面臨的挑戰，相信檔案信息化管理工作定會通過完善操作系統實現安全范圍內的資源共享。

（3） 服務方式的革新。企業檔案信息的管理工作也是企業的社會服務內容之一，在未來的檔案管理過程中深層開發成為服務革新的方向，如何更好地歸納總結企業的各項成果，如何配合企業戰略目標，如何幫助企業發展，都是檔案管理工作所要解決的重要問題。檔案管理工作是企業發展的基礎性工作，只有檔案管理的信息化建設不斷創新，才能向企業乃至社會提供更多更有價值的信息。

總之，科學技術的迅猛發展為整個社會帶來了全新的氣息，現代企業檔案管理工作也面臨著革新，將現代信息技術融入企業的檔案管理工作中，不僅僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內容，提高檔案資料的保密性。企業的快速發展也迫切需要實現檔案管理工作信息化，然而要實現現代企業檔案管理工作的信息化，應當從提高檔案管理工作人員的素質、完善檔案管理的基礎設施以及重視經費投入三方面出發，不斷完善企業檔案管理工作的信息化建設，使其滿足市場經濟的要求，為社會服務。

主要參考文獻

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