重大項目管理的組織協調應用分析

摘 要：項目組織協調是項目管理的重要內容，是完成項目任務必不可少的方法和手段?！笆濉逼陂g，國家對“云南數字地震觀測網絡項目”的投資超過了億元，投資規模的空前、多部門協作的加強、新技術研發的加快，對實施單位的管理水平提出了更高、更新的要求，而組織協調的優劣直接關系到項目實施的成敗。以云南省防震減災“十五”重大項目為例，對遠外層項目關系人、近外層項目關系人與內部項項目關系人之間的關系和組織協調的運用作了分析研究，并對組織協調機制和運行模式構建進行了初步分析。

關鍵詞：重大項目管理；組織協調；應用分析；云南；防震減災

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）11-0177-03

一、云南省防震減災“十五”重大項目管理簡介

“十五”期間實施的 “云南省數字地震觀測網絡”項目[1]，由中國地震局和云南省政府共同投資，投資規模超過1億元，成為云南省地震局有史以來投資規模最大的項目，統稱“十五”重點項目[2]。下設11個一級項目，47個二級項目及若干個三、四級等項目。根據國家規范的基本建設管理程序，在局黨組統一領導下，構建起項目行政管理、技術管理、實施及監督保障四大體系管理架構。見圖1。

圖1 項目組織管理架構圖

資料來源：云南省“中國數字地震觀測網絡”單位項目驗收總報告，2008，2

二、組織協調理論綜述

項目組織協調管理是一門實踐性很強的軟科學，項目組織協調管理有專門的理論體系。雖然項目管理引進國內已有幾十年，但對于組織協調在項目管理中的應用的研究還處于起步階段。我國傳統的項目管理對項目的組織協調管理很少專門提出要求。從20世紀70年代開始，項目管理研究從早期的控制手段和工程技術方法逐步轉向項目的協調管理。

組織協調包括人際關系、組織關系、供求關系、協作配合關系和約束關系的協調。人際關系的協調包括組織內部人際關系的協調和組織與關聯單位的人際關系協調；組織關系協調包括項目經理部與其企業管理層及勞務作業層之間關系的協調；供求關系協調包括企業物資供應部門與項目經理部關系的協調、生產要素供需單位之間的關系的協調；協作配合關系協調包括近外層單位的協作配合和內部各部門、上下級、管理層與作業層之間關系的協調；約束關系協調包括法律、法規的約束關系的協調和合同約束關系的協調。

三、組織協調應用分析

云南省防震減災“十五”重大項目建設規模大、專業性強、覆蓋面廣，需要調動云南省、州（市）、縣三級地震部門的力量進行聯動實施，同時也需要調動地震系統以外的設計單位、監理公司、建筑企業、供貨商等社會力量參與實施，才能保證項目順利組織實施。因此，處理和調整好眾多復雜的人際、組織、供求、配合、約束等關系，成為項目得以成功實施的關鍵環節。下面從內部項目關系人、近外層項目關系人、遠外層項目關系人三個層次，具體分析組織協調在云南省防震減災“十五”重大項目中的運用實踐。

（一）內部項目關系人的組織協調

所謂內部項目關系人，是指云南省地震局內部從事項目管理、實施、監督、咨詢活動的項目的有關人員，即項目關系人。內部項目關系人是項目得以順利實施并實現項目目標的核心力量，組織協調好內部關系至關重要。

管理部門由局領導、組織部門、主持部門組成，承擔“十五”重點項目重大事項的決策、審批，項目管理制度的制定，計劃任務的制定下達，實施方案的組織編制與審核，項目內部驗收的組織等管理職責。實施部門由分項目承擔單位和項目負責人共同組成，負責項目計劃的編制、實施，接受管理部門的監督、檢查，項目報告的編寫，驗收準備，技術資料的歸檔等工作。監督部門是由省局紀檢監察審計部門、質量保障領導小組、監理組形成監督保障體系，行使監督部門職責，進行實時跟蹤，負責在立項論證、工程實施、竣工結算時實行專項審計。業務咨詢部門是“十五”重點項目協調辦公室組織的專家組，負責項目實施方案、合同書的技術審查、年度報告、結題驗收等的技術把關。

項目往往是綜合性的工作，涉及多種專業，需要各種專業人才、專業技術和專業物資。一般來說，項目實施機構不可能擁有所需的全部人才、技術和服務，也不可能親自完成項目的所有任務，或多或少需要借助外部力量和資源，即下文即將闡述的近外層項目關系人和遠外層項目關系人。只有借助他們的力量，才能確保項目的順利實施。

（二）近外層項目關系人的協調

防震減災“十五”重大項目涉及大量的土建施工、設備采購和安裝調試、技術協作等內容，這就不可避免地需要借助社會上有相應資質證書的建筑企業、設備生產企業、科研院所等單位，來提供符合“十五”重大項目技術、質量要求的產品和服務，因而在項目運作過程中，產生了項目法人即云南省地震局與社會相關企業、單位相互協作的關系。這種采購、技術服務的協作關系通常都是以合同方式表現出來的。

這種和云南省防震減災“十五”重大項目有著直接合同關系的乙方協作單位，比如監理單位、設計單位、建筑公司、儀器供貨商、科研院所等項目干系人，就稱之為近外層項目關系人。近外層關系的協調成為實現項目目標的重要途徑。

以云南省防震減災“十五”重大項目測震臺和信息節點機房的建設為例，騰沖、洱源、楚雄、永勝、通海、麗江、個舊等數字測震臺和信息節點機房建設就采用了近外層單位的協作配合。云南省地震局通過與州（市）地震機構協調，簽訂了合作協議，規定了明確的建設內容和技術經濟指標；省局負責提供標準化的施工設計方案，對各臺點具體情況提出指導性意見；州（市）局在標準化版本基礎上，因地制宜地編制切合實際的施工方案，經項目負責人審核通過后，州（市）局負責實施；州（市）局選擇有資質的業務過硬的施工隊伍，負責施工全過程，并派專人監督以保證質量；工程竣工后，項目組及組織部門、主持部門、監督部門組成的驗收組對其進行驗收，通過后任務即全部完成。

（三）遠外層項目關系人的協調

遠外層關系就是指與項目雖無直接合同關系，但卻有著法律法規和社會公德等約束關系，比如與規劃、土地、交通、公安等部門的關系。

以云南省防震減災“十五”重大項目的數字強震動臺網建設為例，就采用了遠外層單位的協作配合。由于強震動臺網的建設是為了獲取不同的建筑在強震來臨時的震動記錄，臺站會選擇建在市中心、城郊和鄉村等不同地區，如在昆明架設的幾十個烈度臺分別散布在政府部門、學校、醫院、公園、賓館、居民小區、廣場、公共道路、水庫、鄉村等地方，因此，需要與規劃、土地、交通、公安、教育、衛生、園林、水利、村委會等進行協調。

又以云南省防震減災“十五”重大項目之一的“地震應急指揮技術系統建設”項目為例，其分項目中的基礎數據庫建設專題項目，需要完成基礎地理數據、地震行業數據、社會經濟統計數據、人口數據等9大類、42個子類的相關社會經濟發展數據的采集工作。云南省地震局管理部門積極協調，獲得各州市政府的大力支持，并以政府發文的方式得到當地相關部門的配合，并投入人力資源全面展開全省社會經濟數據的采集工作，順利實現該專題項目目標。

結合云南省防震減災“十五”重大項目管理實踐，可以下圖概括出三個層次之間的關系，見圖2。

圖2 “十五”重大項目關系人總圖

（四）項目管理協調機制組織協調運行模式構建分析

項目管理協調機制是指項目內、外環境中各種相關因素相互影響、相互作用的運作機制，主要包括[3]決策機制、合作機制、溝通機制、激勵與約束機制等。

下面將從決策層、執行層、協調層和技術支持平臺等幾個方面來探討組織協調運行模式[4]。

1.決策層

決策層是指管理目標與計劃的制定者階層，包括決策機制，著重制定項目目標和任務分解，處理項目內外部之間的有關事務。為組織實施好云南省防震減災重大項目，云南省地震局專門成立項目組織機構，建章立制，構建了完善的重大項目管理體制，為項目的順利實施奠定了很好的組織保障。該項目組織實施的最高決策層是局黨組，決策層相互關系見圖1。

2.執行層

執行層是指直接調動和安排項目活動、組織落實項目計劃的階層。執行層是項目協調管理最關鍵的部分，也是最復雜的部分，由項目協調管理委員會通過相應的機制去執行具體的協調管理活動，如各參與方的實施進度協調、材料設備供應協調、合同的具體實施協調等。采用的形式可多種多樣，可進行現場協調，也可采用會議協調；可由事務雙方協調，也可通過第三方進行協調。云南省防震減災重大項目以項目承擔單位和項目負責人為實施層，執行和承擔各分項的實施工作。

3.協調層

協調層是決策層和執行層實現的基礎，對相繼的和同時的互依活動進行調和，為項目協調管理提供各種數據和信息支持，完成相關信息和資源的集成與優化調度，更加利于各種協調管理機制的貫徹實施，同時也將協調管理機制產生的效用進行反饋，便于管理者判斷機制是否適宜以及有無改進完善之處。云南省防震減災重大項目的協調層是重點項目協調辦公室，重點項目協調辦公室匯集各方的信息的收集、匯總和傳達。

4.技術支持平臺

項目協調管理機制是基于并行工程環境的分布式協調管理模式，由各參與方按某種方式組成協調管理機構，通過計算機協同工作環境、信息技術和網絡技術提供基本的協調管理功能。由于這些技術支持的保障，項目可實現各參與方之間、人員之間的一對一、一對多、多對一、多對多等多種協調管理方式。電話、傳真、遠程文件傳輸、網頁瀏覽公告版、電子郵件、網絡會議可分別實現這幾種不同的功能，而且網絡安全技術也為各參與方之間的協調管理提供安全保障。

結語

隨著社會經濟的發展，國家越來越重視公共安全項目的投資，防震減災項目正從單純的科學工程向大型化、綜合化、復雜化的科學與社會相結合的方向發展，項目管理將變得非常復雜，組織協調的優劣會直接影響到項目實施的成敗。探索更好、更符合防震減災行業特點的管理思路和方法，為正在實施和準備實施的項目在管理上提供借鑒和幫助，已經成為亟待研究的課題。

基于項目的獨特性及復雜性，還無法更深入、全面的獲取項目數據，本文僅構建項目組織協調管理理論框架。以項目管理的理論為指導，分析防震減災項目管理中不同項目關系人的需求、期望和可能的影響程度，對不同項目關系人進行組織協調時應注意的事項、應該遵循的過程等進行研究分析，也是一個值得探討的話題。

組織協調在防震減災重大項目管理中是一個全新的課題，其管理模式還在探索和研究中，需要我們的專業技術人員和管理人員攜起手來，取長補短，共同創造一個高效、有序、和諧的運作環境，為更加科學地進行防震減災項目管理貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1] 云南省地震局.云南數字地震監測預報及震災預防體系基礎建設與研究可行性研究報告[R].昆明：云南省地震局，2003.

[2] 中國地震局.中國數字地震觀測網絡項目初步設計[M].北京：中國地震局，2002.

[3] 周寧峰.工程師應如何做好項目協調管理工作[J].建設監理，2002，（2）:49-51.

[4] 何永剛，羅生喜，傅純.淺析建設項目協調管理機制研究[EB/OL] .中國論文下載中心， 2012-02-11.

Analysis of the organizeing and coordinating application in the major project management

——Taking Yunnan province earthquake prevention and disaster reduction of the tenth five-year plan major project as an example

ZHOU Gui-hua，SHI Jing-fang

（Earthquake bureau， Yunnan province;Kunming 650224，China）

Abstract:Project organization and coordination are important elements of project management， is the means of the tasks necessary to complete the project. \"15\" period， the State of \"digital Yunnan seismic network project\" invested more than a billion dollars of investments of unprecedented scale， strengthening of multisectoral collaboration， research and development of new technologies and accelerate， on the level of implementation of the Organization's management has set higher， the update request， organize and coordinate the advantages and disadvantages of a direct bearing on the success or failure of the project. Earthquake prevention and disaster mitigation in Yunnan province \"15\" major project as an example， on the far outer project people， near the outer project the relationship between people and the relationship between people and internal project organization and coordination made an analysis of the application of research， coordination mechanisms and organizations conducted a preliminary analysis and run mode.

Key words:major project management;organizeing and coordinating; applicationanalysis;Yunnan;earthquake prevention and disaster reduction

[責任編輯 杜 娟]