新時期加強高等師范院校學生檔案管理的對策和建議

1 高校學生檔案構成淺析

1.1 高校學生檔案的含義和內容

高校學生檔案是指學生在校期間的各類信息材料，形象的說，它是學生在校期間的“成長記錄”，是學生在校期間的材料積累，同時反映學校學生檔案管理環節。在學生畢業離校后，這些信息材料的本質發生變化，以“人事檔案”的身份重新啟程。

高校學生檔案主要是指涵蓋學生的入學（招生）、入團、入黨、學業、獎懲、畢業等重要信息，學生經過高考，進入高校時已由所畢業高中轉入學生信息檔案，那么，學生在高校學習期間形成的新的信息材料，就是高校學生檔案的重要組成部分，歸納起來主要有以下內容：（1）學生基本信息；（2）入學材料；（3）學業概況；（4）思想政治表現；（5）身體素質狀況及心理素質水平；（6）技能情況；（7）社會活動情況及評價；（8）信用情況（9）獎懲情況；（10）畢業材料。

1.2 高校學生檔案與其它高校檔案的區別

高校學生檔案與其他類檔案相比較而言，具有過渡性，記錄的是以人為主的信息積累和管理，不具有長期性和永久性等一般檔案信息的特點，因此學生檔案的過渡性使其具有學生培養的過程性，學生檔案的構建與管理不能與其他檔案管理實行“等量齊觀”的管理方法。

2 高等師范院校學生檔案管理的現狀

高等師范院校學生檔案管理多遵循高校檔案管理基本模式，學生檔案由系部進行學生原始信息檔案資料的收集與初步整理，涉及上交的檔案則遵循學校綜合檔案管理辦法，上交至綜合檔案室存檔保存。學生檔案有其特殊性，作為學生在校期間的信息資料，與學校其他檔案資料不同，具有過渡性，對于學生檔案管理而言，過程性是其重要的特點，這也使得傳統檔案管理上交模式不適合學生檔案管理的科學發展。

2.1 系部學生檔案管理混亂，不規范

受傳統管理模式的束縛，學生檔案管理成為學校綜合檔案管理部門或者學生管理部門的附屬品，學生檔案無專人負責，兼職管理廣泛存在，這使得學生檔案在管理過程中不受重視，通常在學生畢業年度突擊整理，學生檔案材料填寫時常不規范，缺漏現象時有發生，學生檔案被視為“中轉的紙張”，隨意堆放處置的現象普遍。

2.2 學生檔案內容單一化，無個性

中學時代形成的學生信息資料成為高校學生檔案的一部分，大學時期形成的新的信息資料有學生成績單、學籍登記表、健康情況表等，這種單一化的高校學生檔案資料現狀難于全面反映學生在德、智、體、美諸多方面的能力。高校尤其是高等師范院校的重要責任是培養、教育合格師資，素質培育尤為重要，作為“準師資”的師范生在大學期間的記錄應是豐富多彩而非呆板枯燥的，師范教育要培養的師資是既具有扎實的專業知識又具有良好的思想品德素質、心理健康素質的綜合型人才。

2.3 學生檔案管理技術手段落后，信息化程度低

受高校綜合檔案管理的制約，學生檔案管理方式更為落后，學生檔案管理還停留在手工操作的階段，信息化的管理僅限于學生基本信息的簡單檢索和查詢事務，未形成數據庫形式的電子檔案信息，這種落后的管理方式不能適應高等教育的快速發展以及社會對信息的高效利用需求。

2.4 學生管理工作不到位，學生管理工作流于形式

高校是學生的第二個“家園”，高校各職（下轉第195頁）（上接第176頁）能部門、教學系部歸根到底是為學生服務的。授課教師和學生輔導員是學生面對最多的兩大群體，受教學計劃、開課安排的學期或學年限制，授課教師只能在任課年度形成關于學生學習情況的一些信息材料。與學生溝通最多，聯系最緊密的是學生輔導員，他們是學生管理工作的執行者，學生信息檔案資料的收集與整理者。

3 高等師范院校學生檔案管理的對策探討

3.1 加強輔導員隊伍建設，實行學生檔案管理的專職化

學生輔導員是大學生在校期間聯系最為密切的管理者群體，其素質的高低直接影響到學生管理水平的高低，目前，很多院校將輔導員隊伍建設放到了次要的地位，沒有專職的輔導員隊伍，這種現象的廣泛存在一方面使得學生輔導員本身不重視自身工作的價值所在，使得對于學生的管理流于形式。因此，加強輔導員隊伍建設，建立一支高效、專業、負責任的專職輔導員隊伍，用教育工作者豐富的情感、專業的知識、對學生的滿腔熱情投入學生管理工作，將學生管理工作落到實處，成為學生值得信賴的師長兼朋友。對于各院系的學生檔案管理，應配備專人進行管理，認真完成檔案的形成、收集、匯總、檢查、上交等工作，保證學生檔案的真實無誤。

3.2 構建過程性學生檔案，加強對于學生檔案管理的重視程度

學生檔案不應該只是記載學生成績及其學籍情況的“冷表格”，而是成為記載學生在校期間“鮮活”生活的“成長記錄”，構建過程性學生檔案勢在必行，過程性學生檔案的管理要求要具有一支負責任的專業檔案管理隊伍，具備扎實的檔案管理知識和學生管理經驗，能夠將學生在校學習、生活等的點滴提煉升華，構成具有生命的檔案材料，筆者認為：在學生在校期間，構建學生特長檔案、誠信檔案、社會實踐檔案、公益活動情況檔案、文體活動情況檔案，將學生的學業素質與綜合素質綜合考察，并給予科學的評價，為將來學生的就業提供重要依據。然而，這必然會加重學生檔案管理者的工作量，針對這種情況就要求高等師范院校從學校人才培養全局的角度，提高對于學生檔案管理工作的重視程度，對于物質、設備、人員給予保障，惟此能夠保證學生檔案管理的科學發展。

3.3 加強學生檔案管理的信息化程度，充分發揮學生自我管理的能力

現今是信息技術飛速發展的時代，高等師范院校學生檔案管理是否能夠與時俱進，適應信息時代的發展要求取決于學生檔案的信息化管理的發展。一方面，建立高校學生檔案信息的數據庫，使得學生檔案信息實現資源共享，推進系統化、科學化的進程，使得學生檔案管理充分體現服務學生、服務社會的功能，彰顯其利用價值，為國家、社會輸送合格人才。另一方面，充分發揮學生自我管理的能力，充分利用高校學生社團、學生干部、學生骨干的榜樣帶頭作用，構建以系部為管理中樞，班級為檔案形成主體的學生檔案自我管理組織，使得學生成為其“成長記錄”的構建者與見證者，使得學生從始至終都重視自身的過程性學習及生活。那么，形成真實、可靠、質高的學生檔案信息便不是空談，高校學生檔案管理工作也就落到實處。