有關中等職業學校人事檔案管理的思考

中等職業學校人事檔案是學校教職工個人情況的綜合記錄，是學校教學、科研、職稱評定、提拔任用干部等方面的重要依據。它在教職工的選擇、培養、任用和考核評價等方面具有重要作用，可很好地反映出職業學校教育的綜合能力水平。當前，隨著國家對職業教育的日愈重視和人事制度改革的不斷發展，中等職業學校人事檔案管理仍存在著諸多問題，有待加以改善，從而真正做到“知人善任，人盡其才”，提高人事檔案的利用水平。

1 中等職業學校人事檔案管理的現狀

1.1 領導對人事檔案的重視不夠

學校組織、人事部門是利用人事檔案最頻繁的部門，所以，上到學校領導層，下到每一個教職員工，都應該重視人事檔案工作，始終把人事檔案放在一個高度上，以嚴謹認真的態度對待。但縱觀現今的大部分職業學校，根本就不重視檔案工作，認為其可有可無，不僅人事檔案工作人員素質偏低，且資金設備供給與需求不相適應，致使人事檔案儲存、檢索手段比較落后。

1.2 檔案管理不規范

當前，大部分職業學校的檔案管理部門尚未建立起一套具體的實施細則和制度，管理工作人員在平時的工作中，只是進行一些簡單的工作，如只是按時間先后順序進行檔案袋編號，或只是對檔案資料進行簡單的防潮、防霉等保護工作，并未能及時建檔立卷，未能及時收集、整理歸檔材料，致使很多重要的檔案內容不全。另外，目前很多職業學校的檔案管理手段還處在原始階段，缺乏科學化、系統化、現代化的管理，這不僅大大浪費了人力物力，降低了人事檔案工作效率，且致使人事檔案未能真正發揮其應用的功效，未能很好地為人力資源開發提供服務。

1.3 人事檔案信息的單一性和不完整性

人事檔案既然是全面記述個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，就必須反映各方面的全貌。但目前學校的人事檔案材料中，過多的運用了政治術語，很少甚至是幾乎沒有關于個人性格特征方面的材料，就是對于個人德、能、勤、績這幾個方面的相關評價也很少涉及，讓人看到的人事檔案材料中只有優點，沒有缺點；只有成績，沒有差錯。

1.4 檔案人員業務素質低

當代人事檔案管理工作人員不僅應具備傳統技能，且在信息化時代，還應具有信息技能，加強計算機應用能力的學習，以實現利用現代化信息手段進行人事檔案管理。但現今，中等職業學校的檔案管理人員的素質普遍較低，大部分管理人員根本不是檔案專業出身，缺乏過硬的專業素質，不能熟練掌握相關的檔案理論知識和業務知識，不能很好地運用現代化信息手段進行檔案管理工作，因此很難適應新時期對人事檔案工作提出的更高要求。

1.5 人事檔案利用水平較低

人事檔案的真正用途是服務于人們的人事工作，為人事決策提供參考依據。但經過多方面的調查發現，目前大部分職業學校的人事檔案還是重保密、輕利用，就算是利用，利用的范圍也非常有限，僅限于簡歷、職稱、工資等。另外，人事檔案管理人員尚未有主動服務意識，只有當需要者找上門來才主動提供服務，工作處于一種被動服務的狀態，很難真正地體現人事檔案的利用價值。

2 中等職業學校人事檔案管理的相關對策

2.1 采取措施實現中職學校人事檔案的動態管理

中職學校人事檔案的動態管理，是指在檔案管理的生命周期內，既要記載個人的歷史情況也要及時記載個人的近期現實情況，既要記載個人的政治面貌、經歷等過往情況，也要記載個人在成長歷程中的培訓、受教育等情況，既要有客觀的評價也要有一些具有參考價值的主觀評價，以確保檔案材料的客觀真實，并能隨著個人的成長進行動態性管理。因此，要做好中職學校人事檔案管理工作，應充分利用現有的信息技術，結合傳統的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式，以達到目標與過程的統一。

2.2 制定嚴謹的人事檔案管理工作制度

鑒于人事檔案工作在教學發展中的重要作用，應根據中等職業學校檔案管理的要求，制定出一套嚴謹的人事檔案管理工作制度、工作細則、崗位職責，將人事檔案管理工作納入學校日常管理的范疇，建立起科學、規范、系統的一系列人事檔案管理制度，以檔案工作的八個環節為抓手，如收集、整理、歸檔、分類、編目、立卷、裝訂、保管等，每個環節設立程序化細則，并相應制定人員分工、責任追究等條款。在檔案工作的各環節上要進行定量分析，在分析研究的基礎上制定各項標準，如整理標準、統計標準、服務標準和各項技術標準等。通過建立健全規章制度和各項標準，使中等職業學校的人事檔案工作走上現代化和科學化管理的軌道。

2.3 強化人事檔案管理人員的綜合素質

首先，人事檔案管理人員要不斷更新觀念，勇于進取，關注新形勢、新問題，把學校檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉向開放型轉變。其次，要強化人事檔案管理人員的政治素質和思想水平，使其具有較高的政治思想覺悟，能堅持人事檔案管理工作制度，能認真履行崗位職責，在工作中堅持原則、作風正派、秉公辦事，不斷提高自身的政治思想水平。第三，要強化人事檔案管理人員的業務素質，除加強對其的業務培訓外，人事檔案管理人員自身也要不斷加強專業知識學習，拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力和計算機應用能力等，努力提高自身的專業水平和管理技術，使自己成為熟悉檔案管理的工作人員，從而為學校人事工作和教學工作服務。

2.4 創新管理模式，實現現代化和信息化的檔案管理

首先，要增強創新意識，更新立卷制度，改進工作手段。其次，要應用現代技術，加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應用于人事檔案管理工作當中，信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。因此，人事檔案管理人員則應掌握計算機等信息技術，能熟練應用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。

2.5 轉變檔案服務意識，提高檔案的使用率

首先，檔案管理人員應轉變思想、更新觀念，改變傳統的“重保密、輕利用”的觀念，統籌安排好各環節工作，正確處理好利用和保密的關系，使兩者和諧共存。其次，中等職業學校人事檔案管理工作者應當增強服務意識，積極主動地開發利用人才信息，為學校的人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。第三，在自覺遵守人事檔案管理制度的條件下，應充分利用網絡技術、計算機技術、多媒體技術等，將人事檔案作為社會信息源之一，有條件地向社會開放，尤其是向本人開放，為社會提供合理、簡便、快捷、高效的人力資源信息，擴大服務范圍，提高檔案的使用率。

3 結束語

綜上所述，隨著干部人事制度改革的推行，既給中等職業學校的人事檔案管理帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。因此，在采取相關的對策加強對中職學校的人事檔案管理，即采取措施實現中職學校人事檔案的動態管理，制定嚴謹的人事檔案管理工作制度；強化人事檔案管理人員的綜合素質；創新管理模式，實現現代化和信息化的檔案管理；轉變檔案服務意識，提高檔案的使用率等，以期能更好地促進中等職業學校人事檔案管理的現代化進程。