淺談高校本科教學檔案管理的現狀\\問題及對策

1 高校本科教學檔案的內涵及其管理工作的意義和價值

一般而言，所謂高校本科教學檔案，是指圍繞本科教學活動所產生的大量具有保存價值的各種教學文件材料。具體而言，它包括本科階段的教學計劃、學科建設、教師工作量、考試及監考安排、考試試卷、教學與實驗大綱以及學生成績與學籍、課表等。

完整系統的教學檔案，是一個學校教學活動內容與效果的全面概括和客觀反映，能夠為教學管理工作提供有力的憑證和參考，尤其是在不同時期所形成的寶貴史料和科技方面的尖端成果檔案，不僅對于教育事業的發展有益，而且對于經濟建設的實踐也具有很高的開發利用價值。高校本科教學檔案是一個學校本科教學實踐活動的真實記錄，是本科教學活動的成果和產物，是評價教學效果、總結教學經驗的依據，也是維護一所學校教學歷史的重要憑證之一，更是高校教學檔案的重要乃至于核心組成部分。因此，不僅高校教學檔案的管理工作很重要，作為其重要組成部分的本科教學檔案的管理工作更加重要。因為高校的基本使命就在于培養人才，而本科人才的培養是其工作重心所在。

總之，我們知道，高校的中心工作是教學，而產生于本科教學活動過程中的教學檔案是高校檔案工作的核心和重點，也是開展高校本科教學的重要構成條件和積極影響因素，因此做好教學檔案的收集管理工作，不僅是衡量學校教育管理水平的重要標志之一，也是衡量高校本科教學質量的重要指標，具有十分重要的意義和價值。

2 高校本科教學檔案管理的現狀、存在的問題及原因

隨著知識經濟的來臨和信息社會的發展，檔案體制已落后于時代發展的要求，本科教學檔案管理工作面臨著新技術、新模式的革新所帶來的諸多挑戰，已遠遠不能滿足當前高校本科教學中對教學檔案的需要和應用。雖然近年來，基礎于《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規的貫徹實施，高校本科教學檔案的管理工作取得了一些實際的效果；但是綜合來說，高校本科教學檔案的管理工作依然存在著許多不足或問題，使得該項工作難以適應新形勢下高校發展的需要，具體的問題突出表現為以下幾個層面：

2.1 本科教學檔案管理中存在認識上的不足

首先表現為高校負責本科教學管理工作的領導及相關部門的檔案意識較弱。已有的文獻指出，盡管程度上有不同，但可以說大多數高校的領導對檔案工作是不夠重視的，這一狀況使得相應學校的檔案管理在宏觀和微觀兩個層面，存在著許多不足和缺陷。不僅如此，具體到一所高校，其各部門也都普遍存在一些錯誤觀念，比如認為檔案的收集和管理是檔案部門的事，因此在各自的工作中對有關信息的歸檔要求等不是很在意。即便是檔案部門向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。筆者在具體的本科教學檔案管理工作中對此深有感觸，一項工作即使提前兩個月布置下去，到規定時間，能按照要求保證質量的完成任務的比率不足 60%，為此，相關工作人員曾向學院和學校領導反映，也得不到足夠的重視，更是難以得到合理的解決。

其次，還表現為教師對此項工作的認識存在偏頗。很多教師認為教學檔案不如其他檔案那么重要， 且所關涉的內容比較狹窄，又非常繁瑣，同時他們認為教學檔案，尤其是本科階段的教學檔案，根本就沒有多大用處和價值，無非就是應付相關的檢查。因此，許多教師根本不認真對待教學檔案的管理規范，隨意而為，導致各個教師的教學檔案要么殘缺不全，要么形式各異，給管理工作帶來了極大的困難。

再次，認識上存在的問題還突出表現為對該項工作的投入和人員安排上的不足和隨意。這一點表現與前面兩點是相互關聯的，領導不重視、各部門不配合、教師也不重視，自然學校和學院的經費投入就很低，有些學校甚至缺少應有的基礎硬件設施；而具體的管理工作也多為辦公室人員兼職，專業的工作人員非常少，這也使得具體的管理人員更換頻繁，管理上十分混亂。這些表現也反過來反映出學校學院、教師乃至于具體管理人員對此項工作認識上的不足，重視程度很低，對其價值十分漠視。

2.2 高校本科教學檔案管理工作的體制、機制不健全，而且十分落后，存在模式老化，結構混亂等問題

管理體制不完善。 筆者在調查中發現許多高校在本科教學檔案管理體制上表現出種種問題，比如管理機構不健全，人員安排不到位，經費投入不充分，教學資料管理無序等。此外，筆者還發現在相關的部門規劃和工作制度中，一般很少提及本科教學檔案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相應的管理制度，缺少一致性執行標準，而致使教學檔案的管理十分混亂。再者，由于管理制度的不健全，相關人員需要文件時胡亂抽放、翻動，借閱、轉閱也不作登記，使用時也不妥善保管， 用完也不及時歸還， 使得重要文件時有流失。

本科教學檔案管理人員的專業素質較低，管理的人才結構不合理。一般而言，高校本科教學檔案管理人員業務素質偏低，其性別、年齡、文化結構不盡合理，經過正規培訓學習過檔案管理的人員比例較低。大多數都是年長的接近退休年齡的辦公室工作人員兼管檔案工作，且多為女性工作人員。而一般認為這項工作的技術含量低，理論水平要求也低，所以她們的學歷、文化素質、業務素質在高校內部的人員構成中也是偏低的。一個更為突出的問題是，這些人員由于多接近退休年齡，因此，更換的也比較頻繁，這也導致了該項工作管理上的無序、混亂和無效。

管理模式和技術上的老化。受到上述相關因素的限制，本科教學檔案管理的信息化程度不高，主要沿用傳統的高校教學檔案管理模式。管理人員缺乏進取精神，得過且過，所以所存檔案基本上都是紙質檔案，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且教學日常管理的材料存檔也不齊全，各系、部之間的檔案更是難以進行交流。這些導致了教學檔案信息資源難以實現共享，利用率極低。在今天這樣一個信息化的時代里，檔案管理的信息化是一個非常迫切的要求和必然的發展趨勢。管理模式和技術上的老化，嚴重制約了高校本科教學檔案的管理工作的發展。

2.3 高校本科教學檔案規范化、系統化程度低，所涵括的內容不夠充分和完整，可利用程度低，而且編研工作也很落后

教學檔案不規范，歸檔不系統、不完整。規范、系統、完整是本科教學檔案管理工作的基本要求，只有規范完整的檔案材料，才能真實準確地反映本科教學的發展及演變歷程。然而文獻顯示，近年來高校本科教學檔案的規范化程度、歸檔的完整率都非常低。具體表現為：其一，各種材料不能及時收集，收集到的材料也不完整、不系統，往往存在大量材料遺漏情況等；筆者發現，在院系本科教學檔案材料的收集過程中，有些環節由于教師或管理人員拖沓，材料不能及時歸檔、材料漏歸、材料不全等問題非常普遍。其二，筆者曾做過相關的調查，初步發現在各種本科教學檔案中，格式不一致的現象普遍存在。比如，學生出勤情況統計，有的是記錄各人出席次數、有的記錄總體出席人數等，檔案綜合處理起來非常麻煩。此外，還有一些檔案資料有始無終，現有的記錄也往往非常雜亂讓人理不清頭緒。

本科教學檔案的編研工作滯后。對本科教學檔案進行分類整理編纂，入庫管理是本科教學檔案管理工作的一項基礎工作，而進一步的對檔案資料進行分析、研究、總結是對教學檔案的深加工，是深入挖掘和利用教學檔案的基礎，也是本科教學檔案管理工作的高水平的要求和具體體現。然而，目前多數高校對教學檔案信息的編研存在問題，十分滯后，甚至有些高校根本就沒有開展相應的工作，就筆者所在的學校而言，也是最近才開始重視和開展這方面的工作。具體而言，本科教學檔案的編研工作中存在的問題表現為下述三個方面：第一是不重視教學檔案編研工作，沒有將其納入日常教學管理工作范圍；第二是教學檔案編研工作，多數高校僅止于對原始資料的簡單匯總。第三是目前高校本科教學檔案管理工作者對教學檔案的編研，未能充分重視檔案用戶的具體需要，這就使得檔案的編研針對性、實用性不夠突出，最終使得教學檔案的利用率很低。

3 具體改進措施和對策

高校本科教學檔案如此重要，教學檔案管理工作更是本科教學管理工作的主要構成部分之一，那么，面對當前高校本科教學檔案管理工作中存在的諸多問題，我們應該采取哪些措施加以應對并從而改進本科教學檔案的管理工作呢？筆者參考相關研究成果，結合個人的經驗，認為大致上可以總結為以下五點對策。

3.1 轉變觀念，充分重視

高校領導及本科教學管理部門要轉變觀念，充分重視本科教學檔案的價值和管理工作。這是改進高校本科教學檔案管理工作的重要先決條件。但是重視不是一句空話，要在具體的工作中給予充分的支持。一方面要加大該方面的資金和資源投入；另一方面要充分尊重和嚴格遵守檔案管理工作及其相關要求。

3.2 加強規范化、系統化和制度化建設

制定和完善教學檔案管理工作的各項規章制度，要按照《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校教學檔案工作規范》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法規，參考既有的一些本科教學檔案管理指標，制定相應學校的本科教學檔案資料管理工作指標體系，并進一步依據指標體系，重新完善、規范相應院系本科教學檔案收集制度，并編制可操作的歸檔制度。從而加強現有的本科教學檔案管理工作的規范化、系統化和制度化。

3.3 優化結構，提高素質

檔案管理工作的好壞關鍵在管理人員，因此優化本科教學檔案管理人員的結構，提升他們的業務素質，非常重要。具體可以從以下兩個方面著手：一是要注意及時引進優秀的檔案管理專業人才，以為現有的工作隊伍輸血，從而優化現有的隊伍結構，最終增強其造血能力。二是要充分重視對于現在的在崗職工的教育培訓，開展多種形式和多種渠道的培訓和學習，以提高他們的工作能力和業務水平，提升檔案管理工作的整體素質。通過這兩種方式，可以使得現有的管理隊伍結構得以優化，素質得以提高，最終為檔案管理工作提供堅實的人才保障。

3.4 開展并提高本科檔案的編研工作，深化利用檔案資源

一方面是把收集到的所有本科教學檔案資料加以鑒別，去偽存真、去劣存優、去雜存整、去無用存有用等處理，做好本科檔案的基礎編纂工作； 另一方面是把需存檔的所有資料補齊、補全、使其合理連貫、清晰和全面， 然后按類別編號加以存儲。更重要的是，要對既有的存檔資料加以深度的研究、挖掘，突出重點和有價值的檔案，專門存檔。這一過程是對檔案資料的深加工，以深化利用現有的檔案資源。

3.5 搞好檔案管理的信息化和網絡化建設

信息化和網絡化是檔案管理工作的發展趨勢，針對當前的檔案管理工作現狀，筆者認為應該從以下兩方面著力搞好本科教學檔案管理的信息化合網絡化建設：其一，面對科學技術的進步和檔案管理的信息化新要求，本科教學檔案管理工作者要不斷提高個人的業務素質，以適應新的形勢要求，熟練新的技術操作；其二，為滿足高校本科教學和學校管理對檔案部門快速、準確提供檔案信息的需求，學校要給予充分的財力支持，引進新的技術和設備資源，以使得檔案管理工作為學校的發展，學校本科教學工作的提高服務好，做出應有的貢獻。