高校研究生秘書的工作性質(zhì)及其作用分析

1 研究生秘書其工作性質(zhì)剖析

首先，研究生秘書是研究生教育的分管院長的參謀和助手。分管領(lǐng)導(dǎo)對本院研究生管理的新決策和新措施很大程度上來源于研究生秘書給出的詳細(xì)信息和參考意見。作為一個參謀和助手，決定了除了管理方面的常規(guī)工作外，需要許多創(chuàng)新性的思考，比如：如何協(xié)助分院領(lǐng)導(dǎo)選拔拔尖研究生培養(yǎng)人才，對這些人才如何采用不同于其他研究生的培養(yǎng)途徑和手段；這是分管院長需要決策的問題，也是研究生秘書需要思考的問題。

第二、研究生秘書是信息反饋和信息傳遞的中介。研究生院作為主體決策者，具有許多信息需要通過研究生秘書下達(dá)給分管院長、研究生導(dǎo)師、任課教師以及研究生。同時，研究生、研究生導(dǎo)師以及分管院長的一些想法和思路更需要通過研究生秘書上傳研究生院或分管院長。尤其是當(dāng)前，在職研究生作為研究生教育的重要補充，但在職研究生是一個比較松散的群體，信息傳遞的工作往往需要更加細(xì)致和科學(xué)化，同時，需要根據(jù)具體情況充分估計信息傳播到信息執(zhí)行之間的合理時間。

第三、研究生秘書是研究生教育的日常管理的樞紐。高校研究生秘書工作是研究生教育管理系統(tǒng)中不可或缺的環(huán)節(jié)，它涉及院系研究生教育和培養(yǎng)工作的方方面面。有人初步統(tǒng)計過，研究生秘書每學(xué)年內(nèi)要完成約 100 多項工作，①這個數(shù)據(jù)說明了研究生秘書是一項非常重要而又比較繁瑣的工作。簡單地說，一個研究生需要經(jīng)過考試、復(fù)試及錄取成為受培養(yǎng)的研究生，在培養(yǎng)階段，需要完成規(guī)定的學(xué)位課和非學(xué)位課學(xué)分、研究生小論文，需要通過學(xué)位論文撰寫、評閱、答辯及最終的學(xué)位授予，從招生錄取直至學(xué)位授予的全過程管理均是研究生秘書落實完成的。

第四、研究生秘書是一項針對多對象的服務(wù)性工作。②研究生秘書的工作對象包括分管院長、研究生院工作人員、碩士生導(dǎo)師和研究生，面對多種復(fù)雜關(guān)系，需要研究生秘書站在學(xué)院的全局角度，努力提供服務(wù)策略和服務(wù)水平。研究生導(dǎo)師在職稱、學(xué)歷、個性等方面存在較大的差異，而且研究生導(dǎo)師隊伍中存在許多外聘導(dǎo)師，他們許多時間不在聘任單位，研究生的日常管理工作許多落在研究生秘書頭上，這無疑增加了研究生秘書的難度，盡量合理安排這些外聘導(dǎo)師的工作時間是研究生秘書需要在復(fù)雜關(guān)系中不斷協(xié)調(diào)的工作。研究生院的工作人員從全局管理整個學(xué)校的研究生，但是各個學(xué)院存在諸多個性差異，研究生秘書一方面需要在研究生院的指導(dǎo)下工作，同時需要協(xié)調(diào)自己學(xué)院的個性差異。研究生在家庭背景、學(xué)歷層次、教育背景等方面存在較大差異。

許多研究生出身于農(nóng)村，家庭經(jīng)濟狀況相對較差，有的學(xué)生大學(xué)四年幾乎耗盡了家庭所有積蓄或本是借款讀完本科階段的。對于這些特困研究生，研究生秘書一方面在新生入學(xué)的較短時間內(nèi)需要準(zhǔn)確掌握這些情況，通過協(xié)助學(xué)院或?qū)W校建立一個長效機制，比如：通過學(xué)校建立的勤工儉學(xué)服務(wù)中心，家教服務(wù)中心等服務(wù)機構(gòu)，幫助經(jīng)濟拮據(jù)的學(xué)生渡過經(jīng)濟難關(guān)。當(dāng)前，隨著研究生培養(yǎng)機制的不斷深入，大多高校紛紛增加研究生獲得助學(xué)金、獎學(xué)金、創(chuàng)新基金和困難補助金的機會，為了使得評定具有相對的合理性，學(xué)校針對實際情況均指定了相對詳細(xì)的評定細(xì)則，研究生秘書參與這一評定活動，同時根據(jù)自己掌握的比較詳細(xì)地情況，可以提出參考意見。

第五、作為拔尖人才培養(yǎng)，研究生秘書工作是一項富有挑戰(zhàn)性而具有較大創(chuàng)新的工作。新時期的研究生教育把培養(yǎng)優(yōu)秀或拔尖人才作為提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要任務(wù)。拔尖人才培養(yǎng)是一項復(fù)雜而又系統(tǒng)的工程，也是關(guān)乎學(xué)校乃至國家長遠(yuǎn)發(fā)展的大事，也是研究生教育之中的重中之重。這個群體一般思維活躍，具有自主探索的精神，他們在導(dǎo)師的指導(dǎo)下，但往往逾越導(dǎo)師的指導(dǎo)框架，甚至指正導(dǎo)師研究成果的不足，同時，他們的跳躍式思維，往往決定了他們思維具有較大的創(chuàng)新性，但也一定程度上限制了他們能在很短時間內(nèi)取得成果，短時間內(nèi)的結(jié)果可能是一個很小的進(jìn)展，但往往可能是一個失敗的結(jié)果，因此，對于這些學(xué)生的答辯，需要研究生秘書組織聘請大師級人物，對他們的研究結(jié)果作合理評價。同時，對于這些拔尖人才，在規(guī)范管理和非常規(guī)管理方面，需要不斷改善工作思路和管理方法。

2 研究生秘書在研究生教育質(zhì)量工程中的作用分析

首先，研究生培養(yǎng)質(zhì)量與生源的質(zhì)量關(guān)系有直接關(guān)系，研究生秘書在把握研究生生源質(zhì)量方面起關(guān)口作用。③良好的生源是培養(yǎng)合格的研究生、優(yōu)秀的研究生以及培養(yǎng)拔尖研究生的基礎(chǔ)。在研究生招生過程中，研究生秘書和待錄取研究生是最先保持聯(lián)系和接觸的，尤其是非本校研究生，來參加考試或面試的學(xué)生總是最先和研究生秘書溝通，從他們的言行舉止、談吐禮儀以及相關(guān)信息可以粗略判定這一學(xué)生的大致情況，尤其是對于一些熱門的專業(yè)，在調(diào)劑過程中，待調(diào)劑的生源很多，有分?jǐn)?shù)很高的，有動手能力很強的，如何從上百個備選生源中挑選適合本校本專業(yè)的優(yōu)秀生源往往是研究生秘書需要反復(fù)思考的問題，和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教師共同擬定復(fù)試人員的一個難題。因此，往往要求研究生秘書最先掌握比較詳細(xì)的第一手資料，也需要他們最先從大量備選對象中挑選出一定比例的生源供院級領(lǐng)導(dǎo)或教師再篩選；為了比較科學(xué)地挑選生源，在面試過程中，有時教學(xué)秘書需要協(xié)同教師決定面試內(nèi)容，布置面試場景等。

第二、研究生秘書在組織探索研究生創(chuàng)新培養(yǎng)模式，如何打造良好培養(yǎng)環(huán)境方面起重要作用。④2009年國家教育部高教司明確地將研究生分為學(xué)術(shù)型研究生和專業(yè)學(xué)位研究生，逐步加大了專業(yè)學(xué)位研究生的培養(yǎng)比例。對于兩種類型的研究生，培養(yǎng)思路和培養(yǎng)目標(biāo)在本質(zhì)上存在有較大的差異，對于專業(yè)碩士研究生，需要組織碩士生導(dǎo)師制定適合本專業(yè)的培養(yǎng)大綱、培養(yǎng)計劃，開設(shè)有針對性的課程體系或課程群。目前，專業(yè)碩士生的培養(yǎng)處于一個不斷摸索的階段，許多方面需要在原來培養(yǎng)目標(biāo)或計劃中做出較大的調(diào)整，這些調(diào)整需要研究生秘書在征求導(dǎo)師們提出的各種創(chuàng)新培養(yǎng)模式基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)校及學(xué)院特色有的放矢組織制定。當(dāng)前，隨著高校與企業(yè)的深度合作，高校科技產(chǎn)業(yè)園，企業(yè)科技產(chǎn)業(yè)孵化園、大學(xué)生創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)園等相繼建立，為創(chuàng)新培養(yǎng)模式探索搭建了有機平臺，研究生秘書需要協(xié)同分管院長積極組織導(dǎo)師參與和企業(yè)的雙向交流和合作，同時共同探討聯(lián)合培養(yǎng)的基本框架。許多研究表明，通過校企合作，并依托校企合作項目是培養(yǎng)優(yōu)秀科技人才的有效途徑。許多高校為了精簡結(jié)構(gòu)，將科研和研究生秘書合為一體，這樣，研究生秘書在創(chuàng)新人才培養(yǎng)中所起的作用更大。

第三、研究生秘書在研究生合格培養(yǎng)中起重要的督促作用。各大高校根據(jù)教育部研究生學(xué)位管理條例制定了操作性更強的管理細(xì)則，研究生秘書是管理細(xì)則的主要實施者，作為常規(guī)管理，重要的在于把學(xué)校或?qū)W院的研究生管理指導(dǎo)思想、具體實施辦法、研究生每個學(xué)期需要完成的任務(wù)等讓學(xué)生做到心中有數(shù)，然后，按照細(xì)則的規(guī)定，一項一項地讓學(xué)生落實下去，這是一項比較繁瑣，且難以看到成績的工作，但是卻是保證研究生培養(yǎng)質(zhì)量最基礎(chǔ)的工作，也是研究生秘書的基本職責(zé)所在。實施這些細(xì)則最終落在研究生導(dǎo)師和研究生頭上，因此，研究生秘書需要同時對導(dǎo)師和學(xué)生均加以督促。

3 當(dāng)好新時期研究生秘書工作的探討

首先，建立和諧的人際關(guān)系是當(dāng)好研究生秘書的首要條件。研究生秘書的工作對象面廣人多，保持良好的素養(yǎng)、客觀公正的態(tài)度、無私奉獻(xiàn)的工作精神和樂觀的處事態(tài)度是建立和諧的人際關(guān)系的基礎(chǔ)。

第二、善于總結(jié)、及時總結(jié)，簡化工作程序，提高工作效率。研究生工作是非常繁重的，如果沒有一定的工作經(jīng)驗和積累，短時間內(nèi)難以勝任這種超負(fù)荷工作。培養(yǎng)多總結(jié)、多梳理，建立適合自己的工作章程，是簡化工作程序的有效方法。此外，通過學(xué)院及分管領(lǐng)導(dǎo)的支持，完善研究生培養(yǎng)過程中的責(zé)任人制度，研究生課程群建設(shè)設(shè)立課程負(fù)責(zé)人，研究生論文設(shè)立各專業(yè)答辯小組組長等，這樣，只要保持與負(fù)責(zé)人的良好溝通，就可以圓滿完成各培養(yǎng)階段的任務(wù)。常規(guī)的管理工作規(guī)范化、制度化。在研究生培養(yǎng)方案框架下需要建立出行之有效的管理工作規(guī)章制度，使研究生管理制度化、規(guī)范化。

第三、提高自己的信息化管理能力。作為研究生秘書，需要提高自己的教育管理知識和素質(zhì)，需要不斷提高自己的計算機水平，需要不斷提高自己運用學(xué)校建立的辦公自動化系統(tǒng)，需要不斷參與各種技能培訓(xùn)和交流，⑤從各方面提供自己的信息管理能力和業(yè)務(wù)水平。

4 總結(jié)

圍繞如何當(dāng)好新時期的研究生秘書這一問題出發(fā)，分析了研究生秘書的工作性質(zhì)，指出在服務(wù)對象面廣人多的研究生秘書工作中，研究生秘書既是分管院長的參謀和助手，又是多方溝通的信息中介，同時是研究生管理工作的樞紐；剖析了研究生秘書在研究生教育質(zhì)量工程中的作用，在提高生源質(zhì)量、研究生創(chuàng)新培養(yǎng)模式、合格培養(yǎng)等方面對研究生秘書的重要作用作了重點分析，最后，對新時期做好研究生秘書總結(jié)出建立和諧的人際關(guān)系、培養(yǎng)總結(jié)的良好習(xí)慣以及提高自己的信息管理能力等幾個關(guān)鍵要素，對研究生秘書工作具有一定的指導(dǎo)作用。