EXCEL在班主任日常管理工作中的應用

摘要：Excel 軟件是功能豐富和數據處理能力強大的電子表格軟件，在成人教育的班主任的日常管理中，科學地運用Excel軟件可以達到事半功倍的效果。文章結合成人教育班主任日常管理工作的需要，介紹了利用Excel 進行快速打開常用文檔、特殊數據輸入技巧、制作個人成績單、成績分析等方面的應用，使這些繁瑣的管理工作變得輕松、簡便。

關鍵詞：Excel軟件 日常管理 技巧 函數

中圖分類號：G42 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）09（c）-0216-02

班主任日常管理工作比較瑣碎，尤其是成人教育的班主任。因為成人教育的專業種類繁多、課程多，且學生的個人情況也很繁雜，如：課程免考的、補考的、重修的、沒有按時畢業的、沒有學籍的（先上車后補票）、申請學位的等等，這里面又分成不同的年級和專業的學員。班主任對學生的管理工作涉及到表格數據的排序、查找、匯總、統計等的運算。它和學校的教務管理工作還有所不同。以前手工管理時常常出錯，自從用上了計算機管理，采用EXCEL軟件來制作表格和處理表格數據，既簡單方便，又避免了許多錯誤。Excel是功能豐富和數據處理能力強大的電子表格軟件，具有數據篩選、排序、查詢、統計等功能，許多信息的存儲與處理都是通過Excel 電子表格來實現的。Excel既容易掌握，又方便實用，是辦公自動化的好助手。文章針對成人教育的班主任日常管理工作的幾個特殊的應用來探討EXCEL在班主任日常管理工作中的使用。

1 建立“常用文檔”新菜單

班主任日常的管理工作中總有常需處理的文檔和不常處理的文檔，由于這些文檔的名字又極為相似，都包含有年級、專業等信息，如：10春工程造價成績.xls、10春工商管理成績.xls等等，經常在點選的時候點錯而浪費時間。如果把常用文檔直接加在菜單欄里，就可避免在眾多相似名字的文檔中查找文件的操作。做法如下：

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。

（1）在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱“常用文檔”。

（2）再在“類別”下面點選“插入”選項，在右邊的“命令”下面點選“超鏈接”選項，將它拖到新菜單“常用文檔”中，并仿照上面的操作對它進行命名，如“2011春工商成績”，這樣就建立了第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

（3）選擇“常用文檔”菜單中第一個菜單項，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過點“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

完成上面的操作后，當需要打開經常處理的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。在此需要提醒的是：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

2 數據快速輸入的技巧

輸入學生的信息時經常遇到一些特殊的問題，如：輸入位數較多的數字、輸入學生姓名對應的拼音大寫字母、姓名對齊等等，下面是一些實用的技巧。

2.1 巧妙輸入位數較多的數字

在Excel中輸入位數比較多的數值（如學號、身份證號、手機號碼等），系統會將其轉為科學計數的格式，與實際意義不相符。解決的方法是：將該單元格中的數值設置成“文本”格式，或在輸入這些數值時，在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意：“'”必須是在英文狀態下輸入）。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現，但操作很慢，在此不做介紹。以“0”開頭的數字序列也可用此方法輸入。

2.2 快速輸入拼音

在輸入學生姓名的時候，有時需要輸入其對應的漢語拼音，且需要和姓名在同一個單元格中上下顯示，如果用常規的方面直接輸入，則拼音字母和漢字以相同的字體大小顯示在一行上。解決的方法是：選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式→拼音指南→顯示或隱藏”命令，選中的單元格會自動變高，再單擊“格式→拼音指南→編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式→拼音指南→設置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關系。

2.3 輸入姓名時使用“分散對齊”

姓名漢字的字數不同，為了顯示美觀，一般在兩個漢字的中間加一個漢字的間距，即要在兩漢字之間按空格鍵。還可以用下面的簡單方法：在將所有的姓名輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格→對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調整到最合適的寬度，這樣使表格即整齊又美觀，同時還節約了輸入空格的時間。

3 制作個人成績單

學期結束后，教務處會給各班主任下達一個班級的期末考試成績總表，起初我們也是將此總表直接公布給學生。但有極個別的成人學員表示不愿把他的成績公布于眾。這激起了我給學生做“個人成績單”的想法。開始的做法繁瑣復雜、費時費力，就是先把課程名稱復制粘貼，再將學生的成績復制粘貼。但我們教務處下發的成績總表的課程名稱是作為表頭顯示在一行上的，太長，不方便打印。有時為了提醒學生，還需要將其所修的全部課程的考試成績都打印出來，就更長了。為此還需要一個一個地轉到同一列上。學生很多，這樣做起來很是費時。經過多次的實踐，總結出以下解決方法，假設成績總表如圖1所示，共有8名學生：

（1）先在F2單元格中輸入數字1，然后按住Ctrl鍵向下拖拽填充柄到F9單元格，這樣就輸入了1～8的數字；

（2）復制第一行的表頭行A1：E1，粘貼到第A10：E16，在F10單元格中輸入1.1，然后按住Ctrl鍵向下拖拽填充柄到F16單元格，這樣就輸入了1.1～7.1；以同樣的方法，在F17～F23中填入1.01～7.01；

（3）拖拽鼠標從F1到A23釋放，選中了整個表格，點選工具欄中的升序排序，刪除F列的內容，即得如圖2所示；

（4）拖拽鼠標從A1到F17釋放，選中了整個表格，復制表格內容，新建一個工作簿文件，點選菜單“編輯→選擇性粘貼→轉置”，點“確定”按鈕，調整單元格寬度，即得如圖3所示結果；

（5）打印成績單時，先選擇一位學生的信息，按照打印“選定區域”的方式，即可打印出學生的個人成績單。

4 成績分析

對于課程的期末考試成績進行分析，可以幫助任課老師了解教學質量和效果，總結教學中的經驗和教訓，為以后更好地教學奠定基礎。以往用手工計算，總是產生一些偏差，用EXCEL軟件進行成績的分析，精準且方便快捷。它能方便地進行：統計平均分、最高分、最低分、統計各分數段的人數比率、實現百分制與等級制的轉換、繪制成績分布圖等等。下面就主要的分析問題做一介紹。

4.1 統計各分數段的人數比例

一般分數段的劃分是：0～59、60～69、70～79、80～89、90～100。假設對圖1所示的課程1進行統計。

（1）在A11～A16單元格中輸入統計項目，使用COUNTA函數統計總人數，用COUNTIF函數統計各分數段的人數。首先在B11中填入公式“=COUNTA（C2：C9）”，即可得到總人數值。（2）在A11中填入“分數段”，在B11中填入“百分率”。在A13：A17填入五個分數段。（3）在B13中填入公式“=COUNTIF（C$2：C$9，\"<60\"）/B11”，統計出不及格的人數比例；（4）在B17中填入公式“=COUNTIF（C$2：C$9，\">=90\"）/B11”，用來統計90～100人數比例；（5）在B16中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=80\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=90\"））/B11”，統計出80～89的人數比例；（6）在B15中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=70\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=80\"））/B11”，統計出70～79的人數比例；（7）在B14中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=60\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=70\"））/B11”，統計出60～69的人數比例。（8）選擇B13～B17，點擊工具欄里的“百分比樣式、增加小數點位數”按鈕，即可得到如圖4所示的樣式了。（9）在A18中填入“最高分”，在B18中填入公式“=MAX（C2：C9）”。在A19中填入“平均分”，在B19中填入公式“=AVERAGE（C2：C9）”。如圖4所示。

4.2 繪制成績分布圖

為了更加清晰地反映學生的考試成績分析，可以制作一個柱形圖，如圖5所示。

點選菜單“插入→圖表”，選擇子圖表類型為簇狀柱形圖，單擊“下一步”按鈕；選擇數據區域為圖4中A13：B17，選擇系列產生在“列”，單擊“下一步”按鈕；圖表標題為“成績分布圖”，X軸為成績，Y軸為百分率，單擊“下一步”按鈕；選擇“作為其中的對象插入”，單擊“完成”。右鍵單擊Y軸，選擇“坐標軸格式”，在數字標簽中，將小數位數設置為0，單擊“確定”按鈕即可得如圖5所示成績分布圖。

5 結語

Excel軟件強大的表格處理功能，為成人教育的班主任的日常管理工作帶來了極大的方便，深入探討Excel軟件的功能，巧妙的將其運用到班主任日常管理的方方面面，使得管理工作更高效、快捷，一定能得到事半功倍的效果。

參考文獻

[1] 楊開科.Excel2003使用詳解[M].人民郵電出版社，2010，2.

[2] 楊維如.Excel在教務管理中的綜合應用[J].中國新技術新產品，2011（09）.