EXCEL在班主任日常管理工作中的應(yīng)用

摘要：Excel 軟件是功能豐富和數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)大的電子表格軟件，在成人教育的班主任的日常管理中，科學(xué)地運(yùn)用Excel軟件可以達(dá)到事半功倍的效果。文章結(jié)合成人教育班主任日常管理工作的需要，介紹了利用Excel 進(jìn)行快速打開常用文檔、特殊數(shù)據(jù)輸入技巧、制作個(gè)人成績單、成績分析等方面的應(yīng)用，使這些繁瑣的管理工作變得輕松、簡便。

關(guān)鍵詞：Excel軟件 日常管理 技巧 函數(shù)

中圖分類號：G42 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）09（c）-0216-02

班主任日常管理工作比較瑣碎，尤其是成人教育的班主任。因?yàn)槌扇私逃膶I(yè)種類繁多、課程多，且學(xué)生的個(gè)人情況也很繁雜，如：課程免考的、補(bǔ)考的、重修的、沒有按時(shí)畢業(yè)的、沒有學(xué)籍的（先上車后補(bǔ)票）、申請學(xué)位的等等，這里面又分成不同的年級和專業(yè)的學(xué)員。班主任對學(xué)生的管理工作涉及到表格數(shù)據(jù)的排序、查找、匯總、統(tǒng)計(jì)等的運(yùn)算。它和學(xué)校的教務(wù)管理工作還有所不同。以前手工管理時(shí)常常出錯(cuò)，自從用上了計(jì)算機(jī)管理，采用EXCEL軟件來制作表格和處理表格數(shù)據(jù)，既簡單方便，又避免了許多錯(cuò)誤。Excel是功能豐富和數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)大的電子表格軟件，具有數(shù)據(jù)篩選、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，許多信息的存儲(chǔ)與處理都是通過Excel 電子表格來實(shí)現(xiàn)的。Excel既容易掌握，又方便實(shí)用，是辦公自動(dòng)化的好助手。文章針對成人教育的班主任日常管理工作的幾個(gè)特殊的應(yīng)用來探討EXCEL在班主任日常管理工作中的使用。

1 建立“常用文檔”新菜單

班主任日常的管理工作中總有常需處理的文檔和不常處理的文檔，由于這些文檔的名字又極為相似，都包含有年級、專業(yè)等信息，如：10春工程造價(jià)成績.xls、10春工商管理成績.xls等等，經(jīng)常在點(diǎn)選的時(shí)候點(diǎn)錯(cuò)而浪費(fèi)時(shí)間。如果把常用文檔直接加在菜單欄里，就可避免在眾多相似名字的文檔中查找文件的操作。做法如下：

在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。

（1）在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱“常用文檔”。

（2）再在“類別”下面點(diǎn)選“插入”選項(xiàng)，在右邊的“命令”下面點(diǎn)選“超鏈接”選項(xiàng)，將它拖到新菜單“常用文檔”中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名，如“2011春工商成績”，這樣就建立了第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。

（3）選擇“常用文檔”菜單中第一個(gè)菜單項(xiàng)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過點(diǎn)“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

完成上面的操作后，當(dāng)需要打開經(jīng)常處理的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。在此需要提醒的是：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

2 數(shù)據(jù)快速輸入的技巧

輸入學(xué)生的信息時(shí)經(jīng)常遇到一些特殊的問題，如：輸入位數(shù)較多的數(shù)字、輸入學(xué)生姓名對應(yīng)的拼音大寫字母、姓名對齊等等，下面是一些實(shí)用的技巧。

2.1 巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字

在Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如學(xué)號、身份證號、手機(jī)號碼等），系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式，與實(shí)際意義不相符。解決的方法是：將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式，或在輸入這些數(shù)值時(shí)，在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“'”就可以了（注意：“'”必須是在英文狀態(tài)下輸入）。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實(shí)現(xiàn)，但操作很慢，在此不做介紹。以“0”開頭的數(shù)字序列也可用此方法輸入。

2.2 快速輸入拼音

在輸入學(xué)生姓名的時(shí)候，有時(shí)需要輸入其對應(yīng)的漢語拼音，且需要和姓名在同一個(gè)單元格中上下顯示，如果用常規(guī)的方面直接輸入，則拼音字母和漢字以相同的字體大小顯示在一行上。解決的方法是：選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式→拼音指南→顯示或隱藏”命令，選中的單元格會(huì)自動(dòng)變高，再單擊“格式→拼音指南→編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式→拼音指南→設(shè)置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關(guān)系。

2.3 輸入姓名時(shí)使用“分散對齊”

姓名漢字的字?jǐn)?shù)不同，為了顯示美觀，一般在兩個(gè)漢字的中間加一個(gè)漢字的間距，即要在兩漢字之間按空格鍵。還可以用下面的簡單方法：在將所有的姓名輸入后，選中該列，點(diǎn)擊“格式→單元格→對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，這樣使表格即整齊又美觀，同時(shí)還節(jié)約了輸入空格的時(shí)間。

3 制作個(gè)人成績單

學(xué)期結(jié)束后，教務(wù)處會(huì)給各班主任下達(dá)一個(gè)班級的期末考試成績總表，起初我們也是將此總表直接公布給學(xué)生。但有極個(gè)別的成人學(xué)員表示不愿把他的成績公布于眾。這激起了我給學(xué)生做“個(gè)人成績單”的想法。開始的做法繁瑣復(fù)雜、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，就是先把課程名稱復(fù)制粘貼，再將學(xué)生的成績復(fù)制粘貼。但我們教務(wù)處下發(fā)的成績總表的課程名稱是作為表頭顯示在一行上的，太長，不方便打印。有時(shí)為了提醒學(xué)生，還需要將其所修的全部課程的考試成績都打印出來，就更長了。為此還需要一個(gè)一個(gè)地轉(zhuǎn)到同一列上。學(xué)生很多，這樣做起來很是費(fèi)時(shí)。經(jīng)過多次的實(shí)踐，總結(jié)出以下解決方法，假設(shè)成績總表如圖1所示，共有8名學(xué)生：

（1）先在F2單元格中輸入數(shù)字1，然后按住Ctrl鍵向下拖拽填充柄到F9單元格，這樣就輸入了1～8的數(shù)字；

（2）復(fù)制第一行的表頭行A1：E1，粘貼到第A10：E16，在F10單元格中輸入1.1，然后按住Ctrl鍵向下拖拽填充柄到F16單元格，這樣就輸入了1.1～7.1；以同樣的方法，在F17～F23中填入1.01～7.01；

（3）拖拽鼠標(biāo)從F1到A23釋放，選中了整個(gè)表格，點(diǎn)選工具欄中的升序排序，刪除F列的內(nèi)容，即得如圖2所示；

（4）拖拽鼠標(biāo)從A1到F17釋放，選中了整個(gè)表格，復(fù)制表格內(nèi)容，新建一個(gè)工作簿文件，點(diǎn)選菜單“編輯→選擇性粘貼→轉(zhuǎn)置”，點(diǎn)“確定”按鈕，調(diào)整單元格寬度，即得如圖3所示結(jié)果；

（5）打印成績單時(shí)，先選擇一位學(xué)生的信息，按照打印“選定區(qū)域”的方式，即可打印出學(xué)生的個(gè)人成績單。

4 成績分析

對于課程的期末考試成績進(jìn)行分析，可以幫助任課老師了解教學(xué)質(zhì)量和效果，總結(jié)教學(xué)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為以后更好地教學(xué)奠定基礎(chǔ)。以往用手工計(jì)算，總是產(chǎn)生一些偏差，用EXCEL軟件進(jìn)行成績的分析，精準(zhǔn)且方便快捷。它能方便地進(jìn)行：統(tǒng)計(jì)平均分、最高分、最低分、統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)比率、實(shí)現(xiàn)百分制與等級制的轉(zhuǎn)換、繪制成績分布圖等等。下面就主要的分析問題做一介紹。

4.1 統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)比例

一般分?jǐn)?shù)段的劃分是：0～59、60～69、70～79、80～89、90～100。假設(shè)對圖1所示的課程1進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（1）在A11～A16單元格中輸入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，使用COUNTA函數(shù)統(tǒng)計(jì)總?cè)藬?shù)，用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。首先在B11中填入公式“=COUNTA（C2：C9）”，即可得到總?cè)藬?shù)值。（2）在A11中填入“分?jǐn)?shù)段”，在B11中填入“百分率”。在A13：A17填入五個(gè)分?jǐn)?shù)段。（3）在B13中填入公式“=COUNTIF（C$2：C$9，\"<60\"）/B11”，統(tǒng)計(jì)出不及格的人數(shù)比例；（4）在B17中填入公式“=COUNTIF（C$2：C$9，\">=90\"）/B11”，用來統(tǒng)計(jì)90～100人數(shù)比例；（5）在B16中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=80\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=90\"））/B11”，統(tǒng)計(jì)出80～89的人數(shù)比例；（6）在B15中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=70\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=80\"））/B11”，統(tǒng)計(jì)出70～79的人數(shù)比例；（7）在B14中填入公式“=（COUNTIF（C$2：C$9，\">=60\"）-COUNTIF（C$2：C$9，\">=70\"））/B11”，統(tǒng)計(jì)出60～69的人數(shù)比例。（8）選擇B13～B17，點(diǎn)擊工具欄里的“百分比樣式、增加小數(shù)點(diǎn)位數(shù)”按鈕，即可得到如圖4所示的樣式了。（9）在A18中填入“最高分”，在B18中填入公式“=MAX（C2：C9）”。在A19中填入“平均分”，在B19中填入公式“=AVERAGE（C2：C9）”。如圖4所示。

4.2 繪制成績分布圖

為了更加清晰地反映學(xué)生的考試成績分析，可以制作一個(gè)柱形圖，如圖5所示。

點(diǎn)選菜單“插入→圖表”，選擇子圖表類型為簇狀柱形圖，單擊“下一步”按鈕；選擇數(shù)據(jù)區(qū)域?yàn)閳D4中A13：B17，選擇系列產(chǎn)生在“列”，單擊“下一步”按鈕；圖表標(biāo)題為“成績分布圖”，X軸為成績，Y軸為百分率，單擊“下一步”按鈕；選擇“作為其中的對象插入”，單擊“完成”。右鍵單擊Y軸，選擇“坐標(biāo)軸格式”，在數(shù)字標(biāo)簽中，將小數(shù)位數(shù)設(shè)置為0，單擊“確定”按鈕即可得如圖5所示成績分布圖。

5 結(jié)語

Excel軟件強(qiáng)大的表格處理功能，為成人教育的班主任的日常管理工作帶來了極大的方便，深入探討Excel軟件的功能，巧妙的將其運(yùn)用到班主任日常管理的方方面面，使得管理工作更高效、快捷，一定能得到事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)

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