新時期高校院級教學管理工作初探

摘要 院級教學管理是穩定教學秩序、提高教學質量、培養高素質人才的重要保障。教學秘書作為教學管理中的基層管理者，是連接學校教務部門與教學單位之間的橋梁和紐帶，是上級教學管理思想、管理方法的執行者與實施者。因此，加強教學秘書內涵建設，對做好教學管理工作具有重要意義。

關鍵詞 教學管理 教學秘書 職業素養

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

人才培養是一項系統工程，需要細致、規范的管理來保證。教學管理的水平，直接關系到學校的教學秩序和教學質量，直接影響學校的生存和發展。理學院承擔了全校40%的基礎課教學，高等數學、概率論與數理統計、線性代數、大學物理等等課程無一不是影響理工科專業學生思維方式和培養專業思維能力的及其重要的課程。因此理學院教學管理工作的穩定和管理水平的提高，對整個學校人才培養質量的提高具有具足輕重的作用。教學秘書是維護學校院級教學秩序，具體實施教學計劃、組織教學活動的重要管理崗位，在院級教學管理中責任重大。因此加強教學秘書職業素養的提升刻不容緩。

1 教學秘書工作的內容和實質

教學秘書是聯系學校與院系、院系之間、院系與教師、師生之間的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用，在保障教學秩序平穩運行、構建和諧校園工作中具有舉足輕重的地位。教學秘書是維護學校教學秩序，具體實施教學計劃、組織教學活動的重要管理崗位；教學秘書是保證學校正常教學秩序，保證學校實現人才培養目標的重要力量。因此要有高度的責任感和使命感，決不能妄自菲薄。

2 教學秘書必須具備的能力

2.1 學習能力

教學秘書必須懂教育、熟專業、會管理。要不斷了解高等教育發展的狀況和趨勢，掌握高等教育管理的基本知識和基本規律，熟悉學校的各項規章制度，熟悉各個教學環節及它們的相互聯系，熟悉專業教學計劃和課程教學的特點。因此，教學秘書必須養成終身學習的習慣，具有較強的自主學習和自我發展的能力。從自我發展的角度進行學習：（1）可以攻讀學位、學習相關的專業知識。（2）教學研究。制定個人發展計劃，每年發表1～2篇教學研究論文，積極申報校級、省級教學研究項目。從職業發展的角度進行學習：（1）學習熟練操作的能力。教學管理系統的使用、辦公應用軟件、網絡應用等。（2）學習專業知識的能力：了解所在學院專業的發展，了解國家對專業教學和教學基本條件的要求。（3）學習教育管理、教學管理、教學統計、教學法規等方面的知識。

2.2 研究與創新能力

傳統觀念認為，教學秘書工作只是一種簡單重復的機械勞動，排課調課、數據統計、上報材料、會議記錄、溝通信息、整理保管教學檔案等是其主要工作內容。事實上，教學秘書不僅僅是教學管理活動的機械執行者，還應該能夠整體把握教學工作走向；明確教學工作目標；構建整體結構、制訂教學計劃、落實教學環節，需要具備一定創造性工作的能力，具體應進行如下教學研究：

（1）探索教學管理的規律，探索規范化、流程化管理，提高辦事效率和準確性；（2）把握學校教學改革的動向，具體內容和措施，理解對專業教學和管理的新要求；（3）了解專業建設規律，了解社會對專業和人才培養的需求，提出專業建設和人才培養目標改革的建設性意見，促進教學改革。（4）要有把教學管理難題轉化教研課題的意識，大膽創新，積極探索教學管理的規律，提高教學管理水平。

2.3 表達、溝通協調能力

教學秘書工作首先是秘書工作，因此要求從業人員具備較強的書面表達及口頭表達能力。作為教學秘書，能夠寫得一手好字、寫得一手好文章，善于總結和歸納提高顯得尤為重要。接待來訪，文件傳達、咨詢服務、請示匯報等都要求教學秘書思路清晰、重點突出、語言流暢、言簡意賅，這就需要具備良好的口頭表達能力。教學秘書工作一方面要完成教務處分配的各項任務工作，同時還需要完成教學院長布置的本院各系的教學管理工作，另一方面還要運用有效的溝通手段協調學院內部各系，各系與學院職能部門之間的各種關系，這就要求教學秘書充分考慮到各方的特點和需求，相互尊重相互理解，建立起互助合作相互促進的融洽關系。

3 教學秘書要在日常教學管理中加強幾方面意識的培養

3.1 教學評估意識的培養

雖然我校已經順利通過了教育部本科教學評估工作，并被評估為優秀等級，但作為教學秘書，評估中形成的工作規律，工作作風要長期保持下來，始終用評估要求來規范以后的教學管理工作。主要應注意以下三點：

（1）及時檢查。及時分析問題、總結經驗、調整計劃，防止工作疏漏或者及時補救，避免出現重大失誤。如我校每學期的教學期中檢查，實驗期中檢查，畢業設計期中檢查，都可以防止耽于日常事務而偏離目標；可以了解目標落實情況，及時調整工作計劃和重點。

（2）及時總結。工作過程中要記工作日志；工作結束后，要養成寫總結的習慣。及時完成個人和學院的中期總結、學期總結、年終總結等。

（3）考評工作。包括自我考評、教師考評、學生考評。我校每學期對教師進行同行專家考評、督導專家考評、學生考評，通過及時反饋各方面考評意見，可以及時指導和改進工作。

3.2 參謀意識的培養

作為教學秘書每天應查看教育部、教育廳、學校教務部門相關網站，了解國內外改革與發展的情況和趨勢，能夠為教學院長提供及時、準確的高校教學資情。 能夠根據學院和專業的特點，提出專業綜合改革、培養方案修訂等的預案或者建議； 積極參與培養計劃和專業改革方案等的制訂，了解設計的初衷，保證落實的準確無誤。能夠提醒一些計劃、工作中容易導致問題，做到防患于未然。能夠設定預案，及時化解和處理可能遇到的問題。教學秘書要及時將教學一線的情況，包括教學信息、教學動態、教學過程中出現的問題和困難，教師和學生的需求和想法，意見和建議，及時反饋給分管領導和學校教務管理部門，以便他們及時掌握情況，及時、妥善地加以處理，避免問題和矛盾累計，導致不必要的麻煩。

3.3 統籌管理意識的培養

隨著教育教學改革的不斷深人，本科教學面臨著越來越多的挑戰。“基礎學科拔尖學生培養試驗計劃”、“卓越工程師教育培養計劃”、等改革創新計劃不斷涌現，教學秘書承擔的工作任務也越來越繁雜。如何在時間緊、任務重的情況下圓滿地完成工作，是新時期教育教學改革對高校教學秘書提出的更高要求，即教學秘書要具備較強的統籌管理能力。也就是說，面對著大量的文件、資料和信息，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些信息資料的能力。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理并報告有關領導，從而進一步調整、補充有關決策，使之更加符合教學實際的需求。①

3.4 檔案管理意識的培養

教學檔案的歸檔和管理水平，是衡量一個學校教學管理水平和管理效率的重要指標之一。教學檔案的歸檔和整理，也是教學管理人員的重要職責，必須高度重視。

（1）教學管理人員必須按照學校的有關規定，對需要歸檔的文件資料的內容及時匯總、及時整理，不得缺失或者遺漏。我校教字[2007]7號文件“關于印發教學單位教學資料保存相關規定的通知”中，對西安理工大學二級學院教學檔案規定了明確的保存內容及保存要求，各教學單位必須嚴格遵照執行。教務處每年年終將組織檢查教學資料保存情況，并將結果作為年終各教學單位教學考核評優的重要依據。

（2）為了保證教學檔案的完整、及時和準確，要求教學檔案管理必須與教學工作同步進行。這就要求教學管理人員必須養成檔案意識，及時整理、編目、裝訂教學檔案。要養成對重大事件、重要活動、重要進展的圖片資料進行收集、整理的習慣。

（3）堅持每年撰寫《本科教學年鑒》或者《本科教學質量報告》。

4 結語

高校教學秘書工作涉及到學院教學管理是具體的、繁雜的，是教學管理工作的重要組成部分。了解高校教學秘書的工作職責、工作的主要內容，正確認識教學秘書在教學管理過程中的地位和重要作用，明確其應具備的素質，分析教學秘書工作中需要注意的問題，有利于提高教學秘書的工作效率、更好地發揮其在教學管理工作中的作用，保證教學活動的順暢進行。②同時，教學秘書必須從新時期教學工作的特點出發，不斷提高提高工作能力和職業素養，才能適應適應高等教育事業發展的新需要。

本文為西安理工大學教學研究項目（Xjy1025） 階段性成果

注釋

① 白丹.高校教學秘書的職業素養與能力探析[J].現代企業教育，2012（7）：96-97.

② 袁敏.淺談新時期教學秘書在高職院校教學管理中的作用[J].無錫南洋職業技術學院論叢，2011.12（10）：12-15.