當前辦公室自動化與計算機應用的實踐研究

摘 要：科學技術水平飛速提升背景下，互聯網計算機技術應用頻率也越來越高，以下主要針對現階段辦公室自動化和計算機應用的綜合實踐展開詳細化分析，旨在大大提高企業工作效率和工作質量。

關鍵詞：辦公室；自動化；計算機應用；實踐

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0312-01

基于社會主義市場條件下，計算機等先進科學技術應用范圍也在不斷拓展，無論是在企業管理還是生產制造均發揮出了重要價值，特別是在工業制造方面大大提高了實際生產效率。然而在辦公室領域使用效果卻并不是很理想，工作效率仍呈現較低趨勢，根本無法滿足社會日益發展的實際需求，進而不但會對企業前進起到阻礙作用，甚至還會造成資源的大量浪費，在這種情況下辦公室的自動化管理實行就勢在必行。

1 關于辦公室自動化的構成要素分析

根據調查顯示，辦公室自動化管理開展的主要構成要素包括整理、思考及傳遞等，具體闡述如下：①辦公室自動化管理實行前需具備充足機械設備，如傳真機、復印機及文字處理機等；②需提供辦公室資源整理機械設備，如為辦公室日常管理提供幫助作用的計算機；③不僅僅包含辦公室資料情報的收集整理，還要能充分彰顯自動化優勢，便于為辦公室自動化思考提供參考價值。如：在人們對問題進行思考時可提供幫助，使其能夠順利提出相應解決措施，致使問題解決效率大大提高[1]。除此之外，辦公室自動化還需要相關人員的輔助作用，明確要求工作人員能夠具備專業管理知識并構建相對完善管理制度，在此基礎上形成問題處理的信息結構模式，促使辦公室自動化管理能夠實現最佳狀態。

2 辦公室自動化和計算機應用的實踐探討

2.1 辦公室數據管理

辦公室自動化管理的主要目的便是幫助辦公室處理各種信息。簡單來說，就是指對辦公室內涉及到的相關信息進行收集整理歸納，隨后在文件起草時開展相應計算審核工作，針對文檔設立專門文案，便于順利開展分類、儲存、復印及閱讀等一系列工作。因信息處理工作普遍具有過程繁瑣及工作量大等特點，所以常常涉及到的信息資料也是較為廣泛，而辦公室自動化形式的出現為數據管理提供了極大便利性幫助，充分展現出了自身可用性、可靠性等優點，如可用性是指數據信息使用的開放性，可向整個辦公室提供支持幫助；而可靠性則是指數據信息應用的真實準確性[2]。由此可以了解到，計算機數據信息在辦公室自動化管理中扮演著重要角色，在實施操作中可提供以下服務：①有利于幫助使用者構建辦公室文件系統或是辦公室數據庫系統，但前提是必須嚴格按照使用者需求執行，便于使用者能在自身有需求情況下使用辦公室自動化系統；②按照文件種類的不同展開控制工作，如辦公室信件、報告、聲音及圖形等；③辦公室自動化系統應用過程中，為實現數據信息獲取和存儲的更加便利性，往往可進行數據信息中的一些關鍵字設置，對于其中重要性較強文件可提供歷史記錄，并將數據信息的安全保護問題及時上報，避免對辦公室數據管理帶來任何不利影響。

2.2 辦公室信息傳遞

在利用辦公室自動化系統進行數據信息處理時，首先應先將經過處理后的數據信息準確傳遞到相關部門及個人手上，使其對信息傳遞期間可能出現問題重點關注，在此期間不單單可依靠通訊電話、傳真機等機械設備進行傳遞，還可利用計算機局部網絡展開辦公室自動化管理，本質上就是指介于多處理系統和計算機之間的適用于信息資源共享的一種系統[3]。如：IBMPCNetwork網絡系統，僅僅只通過一些電視標準零部件便可順利實現傳遞，即為使用者可購買一些電纜零件自行安裝，可同時支持多家共同使用，但如果生產廠家安排專業人士進行安裝則可同時更多家使用。近幾年我國計算機應用實踐研究中心研發生產出了一個中文微機局部網絡，該局部網絡是在OMNINET基礎上得到，其存在特點就是可以借助較便宜雙絞線將不同PC工作站連接在一起，使其彼此之間能夠有效共享通訊設備、打印機及硬盤數據庫等提供的資源，從而為辦公室自動化管理實現最佳效果奠定良好基礎保障[4]。

2.3 辦公室自動化判斷決策

對于辦公室管理人員來說，辦公室自動化管理期間的計算機是一個非常好的幫助工具，辦公室人員可利用其對數據信息進行收集整理分析，便于幫助管理人員得到一個最佳分析結果。從中可以了解到，計算機判斷決策在辦公室自動化系統中的應用范圍是非常廣泛的，相應的對其提出的標準要求也不再局限于辦公室文件處理等簡單工作，更是逐漸向辦公室自動化存在作用展現等方面過渡轉變，幫助管理人員及時調整改進自身問題，促使辦公室工作效率能夠得到大大提升，便于管理人員能對存在問題做出正確決策判斷，幫助辦公室工作獲得更高經濟效益。同時辦公室決策功能的有效落實前提就是將辦公室信息管理系統和決策過程有效結合在一起，即為辦公室管理人員可根據信息管理系統展開查詢，從而準確發現辦公室中存在的一些問題，充分做到具體問題具體分析，在此基礎上提出合理化解決方案，隨后可將計算機自動化系統完全取代辦公室信息管理系統展開整理分析工作，這樣一來不但能順利解決以往辦公室自動化管理存在問題，還能根據計算機自動化系統做出正確判斷決策，并將正確指令準確下發出去，從而實現辦公室自動化和計算機應用實踐的最佳效果[5]。

3 結束語

總而言之，新時期發展背景下，辦公室自動化和計算機應用已被正式提上日程，但總體來說應用實踐過程中仍存在著較多問題，需辦公室管理人員能夠對自動化系統有一個深入了解掌握，并在此基礎上能夠熟練應用計算機，準確展開數據信息整理分析工作，充分保證判斷決策結果的真實可靠性，構建相對完善信息管理系統結構，對辦公室自動化所有流程步驟都起到一定規范約束作用，從而實現辦公室自動化和計算機應用實踐的最佳狀態。

參考文獻

[1]周軍俠.辦公室自動化的計算機處理技術應用研究[J].中國新通信，2017（8）：127.

[2]辦公室自動化、辦公自動化與OA[J].辦公自動化，2017（8）：前插1～前插3.

[3]張玉霞.計算機信息技術融入辦公室自動化應用的思考[J].黑龍江科技信息，2017（2）：162.

[4]楊世雄.辦公室計算機辦公軟件的應用研究[J].大陸橋視野，2017（6）：185.

[5]崔艷霞.辦公室自動化對計算機信息處理技術的應用探求[J].魅力中國，2016（4）：150.

收稿日期：2018-6-10

作者簡介：王秋珍（1972-），女，助理工程師，大專，主要從事綜合辦公室管理工作。