加強教學(xué)檔案管理工作的思考

摘要：教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標識之一，加強教學(xué)檔案的管理，對推進教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價值。基于這一認知，對教學(xué)檔案的管理工作進行探討，以期推進該項工作的探索和完善。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；歸檔；制度

作者簡介：唐偉芳（1961-），女，上海人，華東理工大學(xué)法學(xué)院辦公室主任，實習(xí)研究員。（上海 200237）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2012）23-0031-01

教學(xué)檔案是高校師生在進行教學(xué)活動、教學(xué)管理過程中的歷史記錄和真實反映。教學(xué)檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學(xué)活動和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對于提高教學(xué)質(zhì)量、推進教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標識之一，加強教學(xué)檔案的管理，對推進教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價值。

第一，它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。

教學(xué)檔案是教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時，它又會反過來促進教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動中，各種工作的不足和問題都會在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進而推動教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。

第二，它是進行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。

作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長期的教學(xué)活動情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)等，當教學(xué)活動或教學(xué)管理需要作出新的決策時，教學(xué)檔案可以提供針對性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗，從而促進管理部門及時有效制定出符合本單位實際的相關(guān)決策。比如，教學(xué)大綱的完善和修訂，教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)改革的進行，都可以借鑒教學(xué)檔案所提供的具體材料。

第三，它是支撐教學(xué)評估工作的重要依據(jù)。

在教學(xué)評估過程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評估工作最直接、最堅實的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。在教學(xué)評估環(huán)節(jié)，專家主要通過查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學(xué)檔案的資料來掌握相關(guān)的具體情況，如果沒有完整、真實和相應(yīng)的教學(xué)檔案，將無從佐證教學(xué)活動和管理的水平，從而缺乏說服力和實證性。因此，從教學(xué)評估的角度來看，教學(xué)檔案的管理尤為重要。

綜上所述，正確認識教學(xué)檔案的重要作用，努力提升教學(xué)檔案的管理水平，是當前高校建設(shè)和發(fā)展的必然。

二、教學(xué)檔案管理工作的具體展開

教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開。

1.教學(xué)檔案的搜集

教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動中，形成了諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對這些資料進行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。同時，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)合理把握教學(xué)文件材料歸檔的范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計劃，力爭做到對教學(xué)檔案的搜集有計劃性和實效性。

此外，由于教學(xué)檔案的來源相對分散，從而使得教學(xué)材料的搜集相對難度較大。同時，因為教學(xué)活動學(xué)年性的特點，使得教學(xué)檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進行，從而容易產(chǎn)生漏檔的情況。這些問題都是我們在教學(xué)檔案的搜集環(huán)節(jié)中應(yīng)該著力注意和避免的問題。

2.教學(xué)檔案的歸檔

在教學(xué)檔案的管理過程中，應(yīng)尤其重視教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案的整理是一項復(fù)雜并細致的工作，同時，在教學(xué)檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過十幾項具體的內(nèi)容，如分類、擬寫案卷標題、卷內(nèi)文件排列、編頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄等等。

此外，在教學(xué)檔案歸檔的過程中，應(yīng)格外注意教學(xué)檔案的歸檔材料，應(yīng)反映出教學(xué)實踐活動和教學(xué)管理的全過程，尤其在歸檔的過程中，應(yīng)按照教學(xué)、科研、管理等活動的各個階段來搜集材料，具體來說，一方面，要把需存檔的所有資料補齊、補全，使得相關(guān)材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學(xué)檔案材料進行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優(yōu)，從而確保教學(xué)檔案材料的準確性和有序性。

3.教學(xué)檔案的保管

教學(xué)檔案的保管，包括教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等各個環(huán)節(jié)，因此，必須要根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的實際情況，制定相應(yīng)完善的教學(xué)檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時，對于教學(xué)檔案的保管應(yīng)有專人負責(zé)，應(yīng)盡量挑選政治素質(zhì)好，且具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗的人員從事這項工作。

另外，隨著教學(xué)檔案資料越來越多，教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用具有現(xiàn)實性和高效性，以電子檔案代替紙質(zhì)檔案的工作已勢在必行。因此，對于檔案教務(wù)管理人員來說，應(yīng)掌握計算機多媒體等先進技術(shù)，同時可采用相關(guān)的檔案信息管理軟件對教學(xué)檔案進行管理，進而快速、便捷、直接地對教學(xué)檔案進行處理。

總之，對于教學(xué)檔案材料的管理，必須如實反映教學(xué)工作和教學(xué)管理過程中的各個重要環(huán)節(jié)，同時應(yīng)從具體的實際工作出發(fā)，遵循其自然規(guī)律和邏輯聯(lián)系，客觀體現(xiàn)教學(xué)活動自身的特點。

三、加強教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

第一，建立健全教學(xué)檔案管理制度。

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對加強教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標準，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實施細則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責(zé)，明確工作人物和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。當然，教學(xué)檔案管理工作較為復(fù)雜，不能只靠制度，還應(yīng)有其他相應(yīng)的管理手段為補充，如通過宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性，使教職工和學(xué)生充分認識檔案工作的重要性，進而自覺參加這項工作。這些都可以使教學(xué)檔案的管理工作朝著更加標準、更加科學(xué)的方向發(fā)展。

第二，加強服務(wù)意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作。

在教學(xué)檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對于處在教學(xué)一線的教師來說，他們提供著教學(xué)檔案的一手材料，這些材料直接反映教學(xué)情況，如讓他們切實體會到歸檔的好處和價值，可以直接提升教學(xué)檔案管理工作的有效性。如，優(yōu)秀教師講稿的匯編、教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)、教學(xué)研究論文的匯總等，都直接反映了教學(xué)工作的情況和進展。總之，應(yīng)充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，提高教學(xué)檔案管理，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用。

第三，提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學(xué)檔案管理知識的相關(guān)培訓(xùn)，進而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。同時，檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)樹立超前意識，主動摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的教學(xué)檔案管理工作。這些對于提升教學(xué)檔案管理水平，具有重要的意義。

第四，提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原先舊的教學(xué)檔案管理機制已不能適應(yīng)當前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發(fā)展。在具體工作中，我們應(yīng)當更新觀念，逐步將先進的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。如，成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力資源的浪費。同時，可建立網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，從而方便進行教學(xué)資料的檢索和查詢，進而發(fā)揮檔案管理工作的實效作用。

總之，在高校的教育教學(xué)活動中，教學(xué)檔案有著重要的作用。高校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進科學(xué)模式，從而推動教育教學(xué)工作的開展。

參考文獻：

[1]韓成春.當前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].網(wǎng)絡(luò)財富，2009，(24):21-22.

[2]劉芳，周晉陽.對高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學(xué)報，2006，29(3):69-71.

[3]凌曉路，陳光平.高校教務(wù)檔案管理信息化的探討與研究[J].科技信息，2009，(5):177，208.

[4]羅金莉.高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的問題及對策研究[J].河北大學(xué)成人教育學(xué)院學(xué)報2010，12(2):104-105.

[5]任雪英，馮春華.談教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].長春理工大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2008，21(1):136-138.

（責(zé)任編輯：劉輝）