加強政務檔案創新管理 更好發揮服務職能

[摘 要]在新的歷史時期，機關政務檔案管理面臨著新的諸多挑戰，只有不斷積極地實施管理理念的創新、管理理論的創新、管理制度的創新、管理方式的創新，才能更好地發揮其服務職能作用。

[關鍵詞]政務；檔案；創新；管理

[中圖分類號]D63 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）02 — 0031 — 02

機關政務活動中形成了大量的機關檔案，它是機關工作的真實記錄，對機關工作起到了重要的憑證和參考作用。隨著經濟和社會的發展進步，機關檔案工作呈現出了前所未有的良好發展勢頭，各級領導對檔案工作普遍愈加重視，不斷增加對檔案工作的投入，使檔案工作全面得到發展。

檔案除了“記錄”的功能，即管住“死的”，更重要的是發揮“活的” 作用，即行使服務職能。要圍繞黨和政府工作大局開展檔案管理工作，自覺為各級領導服務，為社會各界服務，以服務帶動各項工作發展。因此，要創造性地開展服務工作。

一、管理理念的創新

理念的創新即是思想觀念的創新，政務檔案管理理念對政務檔案管理實踐起著引領和導向作用。

首先，要有積極的信息化轉化意識。檔案信息價值和作用體現的前提就是檔案系統規范的放置。檔案是一個較為龐大的信息庫，且一般情況下，檔案的各種信息都是比較零散地存儲在眾多的單位檔案中。因此，應根據需要對其進行整理。

其次，對檔案使用效率意識進一步進行強化。無論是搜集檔案還是整理檔案，其最終目的都是為了很好地利用檔案。如何才能使檔案的利用率達到最高，是需要重視的問題。因此，改變檔案無所作為的心態是首要問題。

再次，要強化主動服務意識。目前，部分檔案從業人員缺乏強烈的事業心、責任感，對工作積極性不高，創新意識較差，工作方法刻板，對用戶缺乏熱情，這種狀況已難以適應新形勢下檔案工作的管理和發展，因此，要求檔案管理工作人員應該具有較高的職業倫理。檔案管理工作的價值主要通過服務來體現，搞好利用服務，擁有為他人作嫁衣的默默奉獻精神是我們的職業倫理要求。

二、 管理理論的創新

檔案管理理論與其他學科相比較，起步較晚，發展較慢，還處在不斷完善階段。因此，既需要在檔案管理的實踐中不斷探索，開展創新研究，來不斷豐富管理理論；同時，更加系統科學的理論，對檔案管理實踐工作又可起到一個指導、促進和提升的作用。

其一，“檔案”概念的不斷豐富和完善。根據《檔案法》 概括，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。按照這個概念，凡是對國家和社會具有保存價值的歷史記錄，不論是紙質或電子形式的，也不論是否經過“歸檔”的程序，都屬于檔案的范疇。而長期以來，受傳統思維慣性影響，人們對檔案人為加以限制，對那些無法脫離運行環境或執行“歸檔”操作的電子業務數據和其他電子文件，排除在“檔案”之外。直到人們在工作探索中提出了檔案登記備份的制度，就把檔案作為“記錄”的本質屬性予以肯定，將各種載體形式或記錄方式，尤其是數據庫形式的各類業務信息記錄，明確為檔案的其中一種類型，納入檔案部門的監管范圍。

其二，檔案屬性、功能的不斷擴展和延伸。檔案具有文化屬性，是存史記憶的載體；同時，還具有“管理”屬性（體現在原始記錄性備以查考性等方面） ，是政權運作、社會管理的重要工具。過去受傳統觀念影響，檔案部門更多關注檔案的“存史” 功能，這樣，檔案工作就有了很大局限性，很難進入黨委、政府的工作視野，工作任務與現實需要往往產生脫節。而登記備份工作制度從檔案的“管理”屬性著眼，將檔案管理的工作重心從關注現存歷史檔案轉移到大量經濟社會領域形成的現行保存期較短但具有重要憑證價值的現行檔案，從而使檔案管理上升到加強社會管理、夯實政府治理的高度，直接為黨委政府工作服務。

三、管理制度的創新

檔案工作必須依據《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及其他的檔案法律、法規來進行，堅持依法治檔；同時，為保證檔案工作順利開展、持續發揮作用，管理部門應結合實際，始終圍繞黨委政府中心工作來開展，堅持有所作為，及時建立起一套與之發展相配套且行之有效、操作性較強的檔案工作規章制度和管理辦法，從而使每個單位、部門檔案工作不因機構調整和人員的變動而停止或有所削弱。為此，必須從以下細節入手：

第一，做好政務活動各階段文件材料的同步收集、整理和反饋、整改。如果等到整個政務活動周期結束再對文件材料進行收集整理，一方面會積壓檔案整理工作量，影響檔案工作及政務活動的進度，另一方面可能造成政務活動期間檔案材料的流失。因此，必須做到文件材料收集、整理、反饋、整改與政務活動各階段同步進行。一是根據活動具體情況，明確政務活動各階段形成文件材料的收集歸檔周期，對多個階段進行收集歸檔，每個階段結束后及時進行收集、整理，而對于以“點多面廣”為特點分項活動，采取“開始一批、收集一批、整理一批”的方式進行，最終確保檔案在這些分項活動完成后，短時期內全部完成并通過歸檔驗收。二是對文件材料收集整理情況及時進行反饋，整理和補充。改變“實施部門交什么，檔案部門就收什么”的傳統，充分發揮檔案部門的主動性，對實施部門移交的文件材料，在及時進行整理的同時，根據國家相關規范和活動開展的實際情況，查找分析其在齊全性、系統性、準確性、手續和形式的完備性等方面的問題，并將文件材料整改和補充意見反饋給實施部門，指導和協助實施部門進行整改和補充。

第二，加強檔案管理部門與政務活動實施部門密切協作。一是與實施部門密切協作。檔案人員應積極參加活動實施管理會議，了解活動動態，根據活動進度及時提出文件材料的收集內容和提交要求，并在整理過程中提出整改和補充建議。另外，加強與實施部門的溝通，了解實施部門對活動檔案在未來利用方面的要求，以便在歸檔文件材料的收集內容、檔案分類方案的設置等方面貼近未來的查詢利用需求。二是加強對參與活動各單位的指導。在活動開展初期，就應通過下達規范性文件、培訓等方式，向相關單位明確文件材料的具體要求，包括內容、格式、真實性、規范性、有效性、統一性等，保證相關單位文件材料的交付質量，從而避免了相關文件材料在活動完成后無法整改或補充的情況。

第三，建立健全檔案真實性和容災保障機制。保障檔案特別是電子文件的真實性，一直是檔案理論研究的熱點，也是難點。因此要從制度和管理層面切入，以檔案行政監管為導向，通過建立檔案與電子文件的行政管控機制、安全保障機制和證據“鎖定”機制，較好解決電子文件真實性保障、容災保障難題，并帶動檔案信息資源的數字整合。一方面，通過行政登記，對保存在各單位的各類檔案與電子文件的形成、安全保存情況進行動態監管，做出備份處理決定；另一方面，通過電子備份和多時點歷史備份數據的留存，并結合數字摘要等技術手段，固化檔案與電子文件的原始狀態，保存真實記憶，保障信息安全。

第四，加強政務檔案信息安全管理。檔案信息安全問題是檔案信息化建設不可忽視的一個重要方面，也是政務檔案管理的特點，有些政務活動必須公開，有些政務活動及信息必須保密，不然會引起一些社會問題的產生。其安全隱患主要表現為：一是觀念意識，檔案部門安全意識和保密意識不強，對外提供利用的信息缺乏嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒種類多、危害大，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到嚴重威脅；三是工作失誤和設備故障，如工作人員操作失誤而產生不可預知的信息損失和外泄，網絡系統軟件、硬件以及電子系統故障也會引發系統euAYSuAcBvYXyru+IuBFOz2JGu/3wBb24Yd8rGcGRx0=問題。所有這些，使政務檔案信息的安全變得“脆弱”，檔案保密和安全受到挑戰。所以，除了通過硬件設備從物理層、網絡層保障系統安全外，也需要從應用層角度保證系統和數據安全，比如對檔案信息資源進行密級管理，提供多級審批制度，按照申請者的身份授權并進行限制，特定檔案只對有權限用戶開放，設置安全級別，依權限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，提高政務檔案信息資源的安全保密性。

為確保檔案管理工作順利開展，應把以上做法納入各項管理制度中，加強對檔案管理工作的指導和督促檢查，制定具體措施和要求，通過開展崗位責任制檢查、目標管理考核等活動，對檔案工作情況進行督促檢查，以促進檔案工作的標準化和規范化。

四、管理方式的創新

檔案工作管理人員既要有責任感，有較高的職業倫理，還需具備較高的職業技能，要具備檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

隨著信息化水平的不斷提高、如何改變傳統的檔案管理方式，把檔案實體的信息以數字化形式通過計算機網絡提供使用，成為應對信息化挑戰的必然舉措。數字化檔案管理是21世紀檔案管理的趨勢和發展方向。

數字化檔案是實現傳統管理模式向現代化管理模式轉變的最好方法。檔案是眾多信息源中的基礎信息源，我國傳統檔案管理模式正面臨信息數字化發展的嚴峻挑戰。檔案工作要緊跟時代發展步伐，以現代化的管理模式替代傳統的手工模式，實現政務檔案管理的現代化，滿足社會各方面的需求。數字信息化技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化辦公手段和先進管理技術都迫切需要檔案管理工作者去掌握。借助高科技手段，檔案工作的科技含量將大大增強；管理和保護趨向現代化和自動化；檔案檢索方式將更加簡單、便捷、高效；檔案工作人員將從檔案實體的保護者、調閱者的傳統角色，轉化為檔案信息產品的生產者、檔案信息利用的咨詢者、提供者和傳播者。

要實現檔案信息化，數字化建設是基礎，網絡化建設是手段。檔案管理數字化、信息化是信息時代對檔案工作的要求，也是檔案工作者前進和努力的方向。因此，檔案工作者只有不斷優化知識結構，提高綜合素質，才能適應新時期的政務檔案管理工作。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕王天泉.檔案服務應成為社會的基本公共服務〔J〕.中國檔案，2012，（09）.

〔2〕吳曉平，付鈺.信息系統安全風險評估理論與方法〔M〕.北京：科學出版社，2010.

〔3〕何嘉蓀.文件群體運動與文件管理檔案化——“文件運動模型”再思考兼答章燕華同志之二〔J〕.檔案學通訊，2007，（04）.

〔4〕孫洪魯.檔案科研工作推進的策略研究〔J〕.中國檔案，2012，（05）.

〔責任編輯：陳玉榮〕