淺論怎樣做好科技圖書檔案工作自動(dòng)化管理

摘 要：在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在中國(guó)逐步普及，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的需求也日益增長(zhǎng)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)事務(wù)的管理勢(shì)在必行。就使傳統(tǒng)的檔案管理工作模式受到巨大沖擊，文書與檔案工作自動(dòng)化迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動(dòng)化化

中圖分類號(hào)：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細(xì)化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價(jià)值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動(dòng)態(tài)提供服務(wù)。近年來，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運(yùn)用計(jì)算機(jī)來管理圖書檔案，進(jìn)而逐步的實(shí)現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動(dòng)化，科學(xué)有效地進(jìn)行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個(gè)十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)

隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢(shì)在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨(dú)特的功能。

隨著科學(xué)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個(gè)領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，具有較高的知識(shí)水平和操作水平。辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，為圖書檔案工作自動(dòng)化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過電子計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實(shí)現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報(bào)信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會(huì)被重復(fù)整理，重復(fù)向計(jì)算機(jī)輸入，這樣，計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進(jìn)行。

1.2 圖書檔案工作自動(dòng)化從實(shí)踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動(dòng)化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的實(shí)際工作，制約圖書檔案工作自動(dòng)化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平，重視程度及解決問題的決心。從實(shí)踐證明來看，迫切需要實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作自動(dòng)化的整體管理?？萍紙D書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動(dòng)化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實(shí)驗(yàn)階段。但圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化同是辦公自動(dòng)化的組成部分。因此，人們研制辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，能夠較好的把握?qǐng)D書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對(duì)實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動(dòng)化整體管理的看法

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動(dòng)化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證

市縣區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時(shí)間，了解關(guān)注此項(xiàng)工作。從圖書檔案工作自動(dòng)化的整體上考慮問題，有計(jì)劃地組織相關(guān)人員對(duì)重點(diǎn)課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系

圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個(gè)科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點(diǎn)。起點(diǎn)至關(guān)重要，對(duì)于提高科技人員查閱有效率，促進(jìn)科技事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動(dòng)化應(yīng)該著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，圍繞檔案管理這個(gè)中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化是社會(huì)發(fā)展的必然。實(shí)踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補(bǔ)的，不可相互代替，科研人員在研究一個(gè)課題時(shí)，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化迫在眉睫。

2.3 抓好標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

圖書檔案自動(dòng)化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達(dá)到成果共享。為使圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動(dòng)化整體上考慮，重視并加強(qiáng)圖書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動(dòng)化又是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻(xiàn)力求真實(shí)、完整，對(duì)于整個(gè)圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強(qiáng)圖書工作標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一圖書檔案的標(biāo)引語言，同時(shí)，要加強(qiáng)科學(xué)管理，廣泛增強(qiáng)科技人員的圖書檔案意識(shí)，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動(dòng)化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動(dòng)化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 孔慶芝.關(guān)于拓展資料室職能的幾點(diǎn)構(gòu)想[J].現(xiàn)代情報(bào)，2002（6）.

[2] 溫漢生.專業(yè)資料室如何為重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)提供文獻(xiàn)信息服務(wù)[J].現(xiàn)代情報(bào)，2002（6）.