EXCEL在單位財務會計工作中的運用

摘 要：EXCEL是美國微軟公司開發的一款功能非常強大的應用領域又很廣泛的軟件，俗稱為“電子表格”它不僅能進行自動計算，還可以進行經濟決策，特別是可以進行軟件開發，包括財務會計軟件的開發。

關鍵詞：EXCEL 經濟決策 軟件開發

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0024-02

在單位基本會計核算中它又有什么用處呢？在電子計算機技術已經達到了非常發達程度的今天，市場上有各種財務軟件。因此，有人認為：一般單位財務工作用不到EXCEL。

我認為，以上想法是錯誤的：單位基本會計核算的程序是：原始單據— 記賬憑證— 會計賬簿— 會計報表。其中的從原始單據到記賬憑證階段需要一個對原始單據分類整理階段。有時候還是需要很大的計算量和工作量的，如果用了EXCEL，將會大大減輕會計人員的工作量，提高核算效率。本人試圖通過一個現實工作中的案例來說明該問題。

本單位是一家小型公辦事業單位，2012年11月份接到財政部門通知：要求單位計算出本次事業單位工資制度改革應補發的工資總額，以便財政部門及時撥款并補發到位，以調動職工的工作積極性。

根據財政部門要求，應補發的績效工資的計算方法如下：2010年1月1日至2011年9月30日應補發績效工資，由市人事部門核定的月績效工資標準，減去該時間段已經發放的津貼數，乘上月數即21個月。2011年10月1日至2012年12月31日應補發的績效工資，由市人事部門核定的調整后的新標準，減去該時間段已經發放的績效工資數，乘以月數即乘以15。兩項數的合計即是該職工應補發的績效工資數，需要說明的是人事部門核定的績效工資標準是全部績效工資的70%，需要換算成全部績效工資，即用批文中的核定數除以70%。從財政部門所要求的算法當中我們可以看出如果用手工計算出結果再輸入表格的話不僅工作量大而且計算容易出現誤差。如果使用EXCEL來計算的話情況就不同了。

下面是我用EXCEL來計算并造出該表的操作步驟。

（1）用鼠標雙擊EXCEL圖標，打開EXCEL。將任務欄中的Sheet1，Sheet2，Sheet3分別重命名為2010年補發績效工資表，2011年補發績效工資表，2012年補發工資績效表，再點擊“插入”菜單插入一張工作表并將其改名為“補發績效工資合計數”。先點擊2010年補發績效工資表。將A1至H1單元格通過“合并單元格”命令，設計成一個合并單元格，在合并單元格中輸入“2010年績效工資補發表”。分別在A2至H2單元格輸入“序號”“姓名”“2011年9月30日以前基本績效工資標準（70%）”“2011年9月30日以前績效工資標準全額（100%）”“當年已發津貼補貼”“當年獎金（年終獎）”“當年補發數”“簽名”字段。用同樣的方法在“2011年補發績效工資表”中建立同樣的字段（由于2011年有兩個執行標準所以多出“2011年10月1日以后基本績效工資標準（70%）”“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”兩個字段。）；“2012年績效工資補發表”中字段和2010年的表完全相同，只不過字段“2011年9月30日以前基本績效工資標準（70%）”“2011年9月30日以前績效工資標準全額（100%）”應改為“2011年10月1日以后基本績效工資標準（70%）”“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”字段。打開“補發績效工資合計數”工作表，將A1至D1單元格設計成合并單元格，輸入“補發績效工資合計數”字樣。在A2至D2單元格輸入“序號”“姓名”“金額”“簽名”字段。如（表1～4）所示。

表格設計好之后，我們先在“2010年績效工資補發表中”輸入數據，在“序號”字段的第一行即A3單元格中輸入01，然后將光標放到該單元格的右下角，當光標變成小黑識字時，按住鼠標左鍵同時用左手按住“Ctrl”鍵，下拉鼠標，就會看到序號按順序被復制。在“姓名”字段（B3）輸入人名“陳浩”，在“2011年9月30日以前基本績效工資標準（70%）”字段（C3）輸入1194（該數據來自市人事部門的批文）在“2011年9月30日以前績效工資標準全額（100%）”字段下即D3輸入“=A3/0.7”這時我們可以看到D3單元格中自動顯示為“1706”，這就是EXCEL的自動計算功能。在“當年已發津貼補貼”字段下即E3單元格輸入“758”（該數據來自2010年10月份工資表，或者人事部門的批文）。在“當年獎金（年終獎）”字段下即F3單元格輸入“1500”（該數據來自2010年績效工資表），在“當年補發數”字段下G3單元格輸入“=（D3-E3）×12-F3”這時該字段自動顯示為“9786”。下面再來操作“2011年績效工資補發表”在該表的“姓名”字段下即B3單元格輸入“=ACN+FKBVAQk5IwNrjkfqPQ==‘2010年績效工資補發表’！B3”，在“2011年9月30日前基本績效工資標準（70%）”字段下即C3單元格輸入“=‘2010年績效工資補發表’！C3”，在“2011年9月30日前績效工資全額（100%）”字段下即D3單元格輸入“=C3/0.7”，在“2011年10月1日以后基本績效工資標準（70%）”字段下即E3單元格輸入“1586”（該數據來自人事部門的批文，這時第二次調整津貼標準后的又一個新標準。）在“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”字段下的F3單元格輸入“=E3/0.7”，在“當年已發津貼補貼”字段下的G3單元格輸入“=‘2010年績效工資補發表’！E3”。在“當年獎金（年終獎）”字段下的H3單元格輸入“1800”（該數據來自2011年績效工資表）。在“當年補發數”字段下的I3單元格輸入“=（D3-G3）×3+（F3-G3）×9-H3”這時我們可以看到在單元格I3中自動顯示出數據“11253”。由于2012年的計算只適用一個標準和2010年差不多，根據字段來設計取數公式就行了。完成之后，我們可以看到在“當年補發數”字段會自動顯示數字“11293”。在“補發績效工資合計數”表格中，在“姓名”字段下面的B3單元格中輸入“=‘2010年績效工資補發表’！B3”，在“金額”字段下面的C3單元格輸入“=’2010年績效工資補發表’！G3+’2011年績效工資補發表’！K3+’2012年績效工資補發表’！G3”這時我們可以看到在C3單元格中會自動顯示數字“32418”這個數字就是陳浩的三年應該補發的績效工資的總合計數。接下來我們可以利用自動復制功能將以上所輸入的各個單元格中的公式復制到其他所對應的單元格中，在這4張表中，我們只需要在“2010年績效工資補發表”中的“姓名”下面的各個單元格中輸入每位職工的名字，后面三張表中的“姓名”字段下面各個單元中會自動填充相對應的職工姓名。然后，在“2010年績效工資補發表”中的“2011年9月30日以前基本績效工資標準（70%）”、“當年已發津貼補貼”、“當年獎金（年終獎）”字段中輸入，該職工的相應的數據。在“2011年績效工資補發表”中的“2011年10月1日以后基本績效工資標準（70%）”字段中輸入該職工的調整后的津貼新標準，在“當年獎金（年終獎）”中輸入該職工的數據。在“2012年績效工資補發表”的“當年獎金（年終獎）”輸入該職工的對應數據。這時，該職工的各個年度應補發的績效工資數及合計數都自動計算出來。

以上，是我在本單位的財務工作中使用EXCEL軟件來完成復雜計算的案例之一。當然，這只是EXCEL諸多功能中的一種，它還有許許多多其他的功能，如果在日常會計核算工作中我們都能很熟練的利用它，那么我們的財務工作會變得很輕松愉快同時，效率又會大大的提高。