淺談高校人事檔案管理

摘 要：人事檔案是高校對人才管理的重要手段，也是反映人才經歷、能力、特長等的重要載體，同時也是學校考察和了解人才的重要依據，其管理的好壞關系到學校人力資源的開發和應用。本文主要分析了高校人事檔案管理存在的問題，并結合工作經驗，提出相關改善措施，旨在提高我校人事檔案管理質量。

關鍵詞：高校 人事檔案 問題 對策

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0226-01

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。作為高校的人事檔案管理，是人力資源管理的重要組成部分，是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據，科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用。但由于認識的偏差，一直以來，人事檔案并未引起人們的重視，因此存在諸多亟待解決的問題。

1 高校人事檔案管理存在的問題

近幾年來，全國各高等院校的建設都取得了前所未有的發展，但高校的人事檔案工作卻一直是薄弱環節，未跟上發展的步伐。雖然檔案管理人員隊伍在逐年壯大，檔案人員的素質也有所提高，但從整體上來看，依舊存在諸多的問題，主要表現在以下幾點。

1.1 對人事檔案管理認識不足

長期以來，很多人錯誤的認為高校人事檔案管理只是簡單的錄入、裁剪、裝訂、保管而已，與教學和科研無直接關系，不能為學校創造效益，只要做好本職工作，不丟失、不泄密便可。如此人事檔案管理人員平日也只是程序化的完成工作，無任何激情，默默無聞中度日，讓人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。殊不知，人事檔案管理工作是高校人才儲備情況的真實反映，是選拔人才的重要依據，很大程度上決定了高校的發展。

1.2 人事檔案管理方法落后

長期以來，檔案室只求“看好大門、守好小攤”，檔案不丟便可萬事大吉，因此工作人員在思想上形成看家守業的“保管型”思維方式，缺乏創新意識，仍處于“被動服務”的局面。日常的大量工作是接待查閱者，辦理檔案借出手續，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關證明材料。很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發匯編，將檔案信息轉化成可被利用的檔案信息。

1.3 人事檔案管理人員配置不足

隨著高校的發展，師資隊伍不斷龐大，教職工人事檔案數量增加，人員流動頻繁。但由于目前高校大多數檔案管理人員隊伍中多數的管理人員是由人事部門的工作人員兼任的，專職檔案員很少，具有檔案專業技術資格的專職檔案管理人員則更是鳳毛麟角。兼職的工作人員由于缺乏專業的知識，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4 人事檔案管理信息化不足

目前很多高校的人事檔案管理還局限于紙質管理，管理的重心為實體管理，并未隨著科技的發展而采用更先進的管理手段。即使應用計算機技術，也只是局限于打印檔案目錄，無法實現查詢和檢索，更無法對人事信息進行帥選、排序、分類、匯總等，如此不僅增加了工作量，而且降低了工作效率，造成人力資源的浪費。

2 高校人事檔案管理改善對策

從上面的分析中我們不難看出，人事檔案管理工作作用突出，但問題也不少，如何掃除問題，充分發揮其管理作用成為人事檔案管理工作人員的重任。筆者根據自身的工作經驗，提出以下幾點改善對策，與同行共同探討。

2.1 加大投入，提高事檔案管yPnjbTplgC28Z4EKfBvagQpnNBImkQZppts5YBM6Qbo=理意識

從上方分析可以看出，之所有人事檔案管理會存在這么多問題，最根本的是沒有得到重視，投入比較低。因此，筆者建議學校可以在人力、物力、財力上給予大力支持，通過激勵機制，激發工作人員的熱情，讓工作人員的態度感染其他人，從而全面改變人們對人事檔案管理的認識。同時可以建設規范化的檔案室、檔案柜，在工作人員在舒適的環境中工作，讓其他借閱者感受人事檔案管理工作的規范性，逐步提高對人事檔案管理的認識。

2.2 完善相關管理制度

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此高校要從檔案收集、歸檔、移交及檔案的日常保管、借閱、利用等都要制定一套嚴格的、符合高校實際的制度，比如《檢查核對制度》、《保管保密制度》、《干部檔案轉遞制度》、《干部檔案查（借）閱制度》等。同時為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規范有序。

2.3 提高管理人員綜合素質

隨著知識的日新月異，新技術的層出不窮，學校檔案工作對檔案人員提出了更多的新要求。因此，對于人事檔案管理工作人員要主動、積極提高自身的素質，不斷拓展知識面以適應發展的步伐。比如可以根據檔案工作者不同的層次、不同的需求，按需施教，安排他們進行不同形式的再繼續教育。同時還可以選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事人事檔案管理領導，以身作則的帶動其他工作人員素質的提高。

2.4 加快信息化建設

信息化管理是新時代的趨勢，在各行各業已普遍推廣，能夠將繁瑣的工作簡單化、程序化、統一化，充分符合了現如今快節奏的發展要求。在新形勢下，人事檔案工作僅靠傳統的管理模式和落后的手工操作，很難適應人事工作的需要，只有將人事檔案用計算機進行管理，才能提高工作效率，使檔案工作者從繁雜的手工勞中解脫出來。因此高校可根據自身管理的特點，選擇合適的管理軟件，實現信息化。同時，還可建立人事檔案信息查詢，適當設置訪問權限，即可達到便捷的目的，又能起到保密的作用，從而使高校人事檔案管理工作從傳統的工作中解放出來，提供更為優質的服務。

總之，人事檔案管理工作只有不斷的發現問題解決問題，才能充分發揮其作用，也才能夠更好的服務于學校的發展，催進學校的進步。

參考文獻

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