淺析設計單位檔案信息化建設與工程檔案管理

摘 要：隨著社會的現代化發展，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇，看一個地區和行業檔案管理現代化的水平，也主要是看其檔案信息化的程度。在檔案信息化建設的同時，工程檔案管理的重要性也不言而喻。在知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用?，F今，信息化技術也為檔案管理的發展提供了技術支持。本文從檔案管理信息化建設的重要性出發，探討其加強其信息化建設的一些途徑并提出進一步提高檔案信息化管理水平的措施。

關鍵詞：檔案信息化 建設 工程檔案 檔案管理

中圖分類號：TV2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0239-01

所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據，在不改變檔案原來信息內容的原則下，對檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對檔案進行規整，同時又保證檔案本身的完整性與統一性，使檔案信息社會化、自動化，實現檔案資源共享。檔案信息化建設是指利用高新技術手段，將傳統介質文件（紙質文件、聲音文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。在工程項目中如何加強工程檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵，也是檔案工作向現代化邁進的必由之路。筆者結合自身的工作經驗，現對檔案信息化、檔案信息化建設及工程檔案管理提出幾點體會。

1 在檔案信息化過程中應遵守以下原則

1.1 規范性原則

檔案信息化建設需要制定完整統一的規范和標準，這是提高工作質量和效率的關鍵。在進行館（室）藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經過利用現代各種輸入設備技術輸入到計算機中，形成數字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照規范性原則進行，因此，要制定相應的標準和規范，促進數字化檔案的良性發展，保證數字化檔案的標準化和規范化。

1.2 安全性原則

隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

1.3 效益性原則

由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，要根據自身的能力、館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。

2 促進檔案信息化建設的幾點建議

2.1 調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質

為了適應檔案信息化建設的需要，檔案人員首先要具備一定的科學文化基礎知識，還應具備扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建設中出現的新問題、新情況。還要有一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發揮檔案信息的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識；另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項工作。如果檔案人員不熟悉專業知識，在日常的管理工作中就無法完成自己的本職工作。

2.2 提高檔案信息化水平技術

對于工作人員配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作；檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程；對上網信息進行密級界定。

2.3 提高檔案信息管理水平

加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄；加強電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務網絡化。

3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點建議。

（1）加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度和標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）加強協作，確保建設順利。檔案信息化建設在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅持協作的原則，加強與各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。

（3）檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

（4）加強檔案信息安全保障體系建設。在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

總之，隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。在工作中利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能促進檔案信息化建設與社會信息化同步發展，還能推進我國檔案事業的不斷進步，為新時期檔案事業的發展做出新的貢獻。

參考文獻

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