淺談加強(qiáng)電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

摘要： 隨著電子計算機(jī)技術(shù)的飛快發(fā)展和廣泛應(yīng)用，會計電算化逐漸成為了企業(yè)在會計核算和財務(wù)管理中的主要工具。會計電算化下的財務(wù)軟件大大提高了會計數(shù)據(jù)的收集和整理效率，同時也保證了會計核算的準(zhǔn)確性。會計電算化既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，為企業(yè)會計核算的內(nèi)部控制提出了新的要求。本文首先從會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的變化進(jìn)行分析，接著探討電算化會計系統(tǒng)下內(nèi)部控制的必要性，并且就目前電算化下內(nèi)部控制存在的問題舉例分析，提出相應(yīng)的解決措施，從而更好地加強(qiáng)電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞： 電算化；財務(wù)系統(tǒng)；內(nèi)部控制

電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)入會計核算領(lǐng)域，由此帶來的會計電算化，無疑是會計發(fā)展史上具有里程碑意義的一步。會計電算化在近年來的普及程度越來越高，財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部控制成為了內(nèi)部控制領(lǐng)域中重要的環(huán)節(jié)。做好電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制成為了內(nèi)部控制中的新問題和新課題。會計電算化在帶來便利的同時也帶來了會計風(fēng)險，學(xué)界關(guān)于會計電算化引起的會計風(fēng)險研究將不斷完善會計理論和方法，使得企業(yè)內(nèi)部控制能夠不斷調(diào)整和完善，使得會計電算化能夠有好的內(nèi)部控制環(huán)境支撐，真正使會計信息達(dá)到真實(shí)、可靠和完整的基本會計信息質(zhì)量要求，為企業(yè)的決策提供信息，創(chuàng)造良好的會計收益。

一、 電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制環(huán)境的變化

企業(yè)在實(shí)行了會計電算化后，會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及電子計算機(jī)高速的處理能力，使得會計信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)內(nèi)部實(shí)時處理，并且通過權(quán)限劃分實(shí)現(xiàn)了有限制的信息共享。會計電算化在企業(yè)的應(yīng)用帶來了新的信息安全風(fēng)險，因此，為了保障企業(yè)財產(chǎn)信息的安全，確保會計信息正確反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，企業(yè)電算化下財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制必須緊隨會計環(huán)境的改變而改變，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)。

（一）控制形式和程序的變化

企業(yè)在會計電算化實(shí)現(xiàn)之前，主要采用手工會計系統(tǒng)做賬，當(dāng)時的內(nèi)部控制主要注重對不相容崗位分離的控制。通過對會計人員在不同崗位的合理安排，使之能夠互相監(jiān)督和制約。傳統(tǒng)手工會計要求會計人員設(shè)計符合企業(yè)業(yè)務(wù)的憑證格式，按照統(tǒng)一規(guī)定取得和填制憑證，并將憑證連續(xù)編號等等。電算化下的財務(wù)系統(tǒng)將這一系列過程都轉(zhuǎn)化到了計算機(jī)財務(wù)軟件內(nèi)，財務(wù)系統(tǒng)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的借貸平衡，余額平衡等檢查。

傳統(tǒng)手工會計處理下的內(nèi)部控制主要是單一的制度控制，而在電算化條件下，由于財務(wù)系統(tǒng)成為了數(shù)據(jù)收集和處理的關(guān)鍵位置，因此企業(yè)會計系統(tǒng)的控制呈現(xiàn)出程序控制和制度控制并存的格局。會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅僅要注重對原始數(shù)據(jù)輸入的控制，同時還要注重對計算機(jī)軟、硬件的維護(hù)，使得財務(wù)系統(tǒng)在安全、穩(wěn)定的環(huán)境下運(yùn)行。

（二）控制內(nèi)容的變化

傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)主要控制與經(jīng)濟(jì)或交易事項(xiàng)本身相關(guān)的交易處理，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理要有相應(yīng)權(quán)限的人員簽章，責(zé)任分工明確，不同業(yè)務(wù)崗位和責(zé)任人獨(dú)立完成工作任務(wù)。在電算化財務(wù)系統(tǒng)下，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以由業(yè)務(wù)人員在企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)上完成，不再受限于財務(wù)室，方便了財務(wù)數(shù)據(jù)的收集和處理過程；原先由財務(wù)室管理的財務(wù)信息，現(xiàn)在通過對其他相關(guān)部門和指定人員的權(quán)限分配，可以使得會計信息在企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行共享，加快了信息的傳遞速度。會計電算化在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，增加了會計工作的新內(nèi)容，會計人員在保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件時，還需要對儲存于財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)和管理。會計電算化也對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了新的要求，比如計算機(jī)財務(wù)系統(tǒng)的授權(quán)和安全防護(hù)措施以及對儲存介質(zhì)的安全控制等。

從上可以發(fā)現(xiàn)，同傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)相比，電算化下財務(wù)系統(tǒng)控制的范圍更大、控制的程序更復(fù)雜。電算化下的內(nèi)部控制是一種綜合性的控制，把程序、會計人員和計算機(jī)三者相結(jié)合，通過對它們的控制來更好的實(shí)現(xiàn)電算化對企業(yè)會計信息的處理能力。

二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

電算化會計系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)際使用的過程中，存在了一些問題，這些問題直接影響了會計電算化的效率和準(zhǔn)確性。

（一）財務(wù)軟件自身缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)系統(tǒng)連接性及數(shù)據(jù)共享性欠缺

企業(yè)在采用會計電算化進(jìn)行會計信息處理時，所用到的財務(wù)軟件主要是向不同的財務(wù)軟件開發(fā)商進(jìn)行購買。由于不同財務(wù)軟件在開發(fā)時沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此不同財務(wù)軟件之間難以實(shí)現(xiàn)兼容，就是同一種財務(wù)軟件的不同版本在數(shù)據(jù)共享上都會存在不兼容的情況。在實(shí)際情況下，企業(yè)的不同單位使用不同財務(wù)軟件或者使用不同版本，造成了會計人員進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、傳輸以及報表匯總時的不方便，未能充分發(fā)揮計算機(jī)在信息處理上的強(qiáng)大功能，浪費(fèi)了投入在財務(wù)系統(tǒng)上的資源，并且增加了企業(yè)會計的核算成本。

（二）數(shù)據(jù)安全性差，風(fēng)險加大

會計電算化使得數(shù)據(jù)在收集、處理和共享上存在著天然優(yōu)勢，但是電算化財務(wù)系統(tǒng)由于軟件本身的缺陷以及在內(nèi)部控制上存在的不足給了不法分子可乘之機(jī)。會計人員通過自身口令登入會計系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的操作，一旦口令外泄，便會對財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性造成威脅。除此之外，財務(wù)軟件本身的缺陷一旦被“有心人”發(fā)現(xiàn)，甚至可以不需口令直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行篡改，且難以被發(fā)現(xiàn)。

（三）會計人員水平參差不齊

會計人員在會計專業(yè)知識上能夠勝任企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是會計電算化的引入還需要會計人員熟練掌握計算機(jī)，并且能知曉財務(wù)軟件的操作方法以及有關(guān)設(shè)備的維修和保護(hù)知識。有的會計人員在計算機(jī)面前顯得束手無策，不能將專業(yè)知識在計算機(jī)中進(jìn)行轉(zhuǎn)化。會計人員對計算機(jī)的不熟悉降低了內(nèi)部控制的執(zhí)行力，在“人治”上未能充分發(fā)揮內(nèi)部控制的監(jiān)督作用。例如，會計人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，計算機(jī)突然出現(xiàn)待機(jī)等故障，或者沒有執(zhí)行違規(guī)操作計算機(jī)卻突然顯示“執(zhí)行非法操作，即將關(guān)閉”等信息，若該人員不懂計算機(jī)應(yīng)急處理，之前的工作量就付諸東流了。

（四）數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)問題

會計電算化雖然能促使會計數(shù)據(jù)處理實(shí)現(xiàn)自動化、迅速化和集中化，但也存在很大的安全隱患。財會人員數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)，不論是無意而為還是故意為之，都將導(dǎo)致財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)明細(xì)賬、總賬甚至?xí)媹蟊沓霈F(xiàn)錯誤，使得會計數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性和可靠性，失去其反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營情況這一應(yīng)有的價值。尤其是如篡改、復(fù)制、偽造重要的財務(wù)數(shù)據(jù)等故意行為，還將造成更為嚴(yán)重的后果。在企業(yè)電算化實(shí)踐中，經(jīng)常出現(xiàn)財會人員不小心錄入錯誤數(shù)據(jù)而未能及時發(fā)現(xiàn)，最終導(dǎo)致報表不平衡的情況，這既降低了工作效率，還使會計信息失真。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)的內(nèi)部控制，設(shè)定復(fù)核崗位對數(shù)據(jù)進(jìn)行再次審核工作，保證正確性。

（五）會計檔案的管理沒有落實(shí)到位

會計電算化下會計信息的儲存不僅僅局限于紙質(zhì)形式的檔案，還包括了大量以數(shù)據(jù)庫格式存在的會計信息。財會人員對會計電算檔案的內(nèi)容不甚了解，鮮有管理數(shù)據(jù)信息的經(jīng)驗(yàn)，未做好數(shù)據(jù)庫的歸檔和備份工作，影響了電算化下會計檔案的完整性。電算化下會計檔案容易發(fā)生在不知情況下的修改，因此內(nèi)部控制必須加強(qiáng)對會計檔案的保護(hù)制度，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)安全人才。

三、會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制提出新的要求

（一）建立與電算化會計系統(tǒng)相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化組織控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計系統(tǒng)的需要，對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)會計崗位和職責(zé)不同，可以劃分為電算化會計主管、軟件操作員、審核記賬、軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否得當(dāng)，需要堅持實(shí)事求是原則，從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，如考慮企業(yè)的經(jīng)營情況且是否有能力承擔(dān)新增各項(xiàng)崗位的成本費(fèi)用等問題。建立適應(yīng)會計系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)可以提高會計系統(tǒng)對信息處理的準(zhǔn)確性和安全性，利于企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）強(qiáng)化上機(jī)管理，加強(qiáng)不相容職務(wù)控制，重視內(nèi)部審計

除了加強(qiáng)上述組織方面的控制外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)管理方面的控制。首先，企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的上機(jī)管理制度，保證計算機(jī)專人專用，使得財會人員在自己電腦上進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的操作以有效避免會計信息泄露，確保財務(wù)軟件安全。其次，對不同崗位進(jìn)行職責(zé)分離，每一項(xiàng)可能發(fā)生舞弊的業(yè)務(wù)應(yīng)交由不同的人來完成，形成多人共同完成并且互相監(jiān)督的崗位設(shè)置，建立職務(wù)輪換制度，防止舞弊和欺詐的發(fā)生。另外，還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部會計監(jiān)督，通過內(nèi)部審計部門獨(dú)立對電算化會計系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中的評價，來考核會計系統(tǒng)的可靠性和安全性。

（三）加強(qiáng)財會人員電算化知識的培訓(xùn)

會計電算化為企業(yè)會計核算節(jié)約了時間，提高了效率。但是電算化的實(shí)現(xiàn)同樣離不開財會人員的操作。企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)時，應(yīng)當(dāng)同時注重對會計專業(yè)知識和電算化操作的培訓(xùn)，提高電算化操作能力。值得一提的是，培訓(xùn)不僅僅局限于操作方面，還應(yīng)提高財會人員對系統(tǒng)運(yùn)行后新的內(nèi)控制度以及如何利用電算化會計系統(tǒng)提高會計信息質(zhì)量等方面內(nèi)容的認(rèn)識和理解。除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計算機(jī)財務(wù)系統(tǒng)人員在開發(fā)和維護(hù)等知識上的培訓(xùn)，當(dāng)會計系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠迅速的排除問題。財務(wù)軟件專業(yè)人員能夠提高會計系統(tǒng)的安全性和保密性，避免數(shù)據(jù)被不法分子獲取或篡改。

（四）貫徹落實(shí)電算化會計系統(tǒng)下的內(nèi)部控制

電算化會計系統(tǒng)下的內(nèi)部控制固然重要，但更重要的是保證已經(jīng)制定出的內(nèi)部控制制度在企業(yè)日常會計處理過程中能夠得到有效地執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)當(dāng)把內(nèi)部控制體現(xiàn)在對會計系統(tǒng)實(shí)際的監(jiān)督和管理過程中來，貫徹落實(shí)，不讓內(nèi)部控制制度成為一紙空文。具體來說，一方面，企業(yè)在宏觀上要樹立正確的“內(nèi)控觀”，將內(nèi)部控制理念融入到企業(yè)文化中，積極推動企業(yè)內(nèi)控完善，讓全體員工充分認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性和必要性。另一方面，企業(yè)在微觀上要引入問責(zé)制，在各項(xiàng)電算化業(yè)務(wù)處理中針對不同崗位明確不同的責(zé)任，保證內(nèi)控制度得到有效執(zhí)行。只有更好的事權(quán)劃分，將控制環(huán)節(jié)落實(shí)到具體細(xì)節(jié)，明確相應(yīng)控制人員，才能真正發(fā)揮內(nèi)部控制這一重要管理手段的作用。

總之，電算化下的會計系統(tǒng)控制范圍更大、控制程序更復(fù)雜。在計算機(jī)、軟件程序和人三者互相配合下，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可靠性和安全性是加強(qiáng)內(nèi)部控制需要達(dá)到的新要求，這有利于充分發(fā)揮電算化提高企業(yè)會計核算的能力，有利于企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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