淺談合同管理在經營工作中的作用

摘要： 合同管理是經營工作中的重要環節，通過科學化、嚴密化、規范化的合同管理，可以有效的規避經營風險、保護雙方知識產權、避免法律糾紛、確認客戶的信用度，同時有助于與客戶之間建立良好的客戶關系。合同管理在經營工作中具有十分重要的地位。

關鍵詞： 合同管理；規避風險；客戶信用度；客戶關系

前言

合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，有效的管理將對企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

一、概念

（一）合同的定義

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

技術合同分為技術轉讓、技術許可、技術咨詢、技術服務。

（二）“四技”合同定義

技術合同是當事人就技術開發、轉讓/許可、咨詢或者服務訂立的確立相互之間權利和義務的合同。

技術轉讓合同：是當事人之間就專利權轉讓、專利申請權轉讓、專利實施許可、技術秘密轉讓所訂立的合同。這里的“技術轉讓”是指專利權、專利申請權、專有技術權、技術成果權、計算機軟件版權等的轉讓。

技術咨詢合同：是一方當事人（受托方）為另一方（委托方）就特定技術項目提供可行性論證、技術預測、專題技術調查、分析評價所訂立的合同。包括：可行性論證、項目建議書編制、技術或市場預測、專利或法律分析、專題技術分析、分析評估報告、規劃或戰略研究報告等。

技術服務合同：是一方當事人（受托方）以技術知識為另一方（委托方）解決特定技術問題所訂立的合同。技術服務內容包括：技術轉讓、許可后的技術服務和人員培訓，現場開工、指導，原料、產品或材料的測試、鑒定，產品設計，工藝編制，工程計算，人員培訓等。

技術開發合同：技術開發合同是指當事人之間就新技術、新產品、新工藝或者新材料及其系統的研究開發所訂立的合同。包括委托開發合同和合作開發合同。

技術合同的內容一般包括以下條款：

1）項目名稱；

2）標的的內容、范圍和要求；

3）履行的計劃、進度、期限、地點、地域和方式；

4）技術情報和資料的保密；

5）風險責任的承擔；

6）技術成果的歸屬和收益的分成辦法；

7）驗收標準和方法；

8）價款、報酬或者適用費及其支付方法；

9）違約金或者損失賠償的計算方法；

10）解決爭議的方法；

11）名詞和術語的解釋。

（三）買賣合同定義

買賣合同是出賣人轉移標的物的所有權于買受人，買受人支付價款的合同。我院涉及的買賣合同主要是催化劑產品及其原輔材料的買賣合同；其他類的買賣合同一般指科研裝備及其相關原輔材料的買賣合同。

買賣合同的內容一般包括以下條款：

1）合同雙方的法定名稱、地址、郵編、電話、法定代表人（負責人）姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方式等；

2）簽約的目的和依據；

3）標的，對標的的描述要明確、具體，反映其本質特征；

4）數量和質量，包括計量單位、質量標準和檢測方式等；

5）價款或酬金，包括支付方式和付款期限；

6）履行的地點、期限和方式；

7）爭議解決方式，盡量選擇對我方有利的司法管轄地和適用法律；

8）違約責任，對于違約責任的約定要合法、合理，具有可執行性；

9）變更或解除的條件；

10）根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人認為必須明確的條款；

11）正副本份數、存放地點；

12）生效的時間和條件；

13）簽約的地點、日期。

二、合同的管理過程

當即將簽訂重大合同的雙方達成簽訂意向后合同主辦部門應按如下方式進行：

（一）重大合同談判：重大合同訂立立項后，由合同主辦單位牽頭組織談判，成立由技術、經濟、財務、法律人員組成的合同談判小組，負責進行合同談判；

（二）合同文本起草：在合同談判的基礎上，協商確定使用的合同文本或共同起草，力爭由我方負責起草合同文本。

（三）合同的簽訂：對外簽訂合同，由法定代表人或授權人簽訂合同。

（四）合同履行：合同主辦單位、財務部門和法律事務部要緊密配合，認真做好合同履行與結算工作。

（五）合同的歸檔。簽訂的合同要進行歸檔，并且每份合同均應建立合同檔案，將合同文本及相關材料合并歸檔。首先要結合單位情況對合同進行分類。其次要對合同進行編號，實行一份合同一個編號的原則，不得重號或漏號。再次要做好合同臺賬登記，其主要內容包括：合同編號、合同名稱、標的名稱、合同類別、合同金額、履行期限、我方承辦單位、我方簽約代表、對方名稱、對方簽約代表、合同文本份數、招標議標及談判情況、合同審查情況、簽訂日期、簽訂地點、履行情況、備注等。最后是合同報表、記錄、領導批示等。

三、合同管理的作用

（一）嚴把合同文本可規避風險

合同文本盡量使用本單位法律部門示范文本，法律條款要由專職法律人員審查，以規避經營風險，避免經濟損失及法律糾紛。

（二）通過合同管理控制合同執行進度

合同的統一管理有助于對合同的進度進行宏觀控制。在合同管理員的臺賬上可以體現出合同的簽訂時間、有效期限及履行約定，管理員對以上內容的實施有一定的監督作用，到達一定時間可適當提醒合同執行者合同的進度，避免不能按期履行合同所引起的法律上的糾紛。

（三）合同的歸檔有利于今后的查詢及法律糾紛的解決

文字類原始檔案主要包括：1）合同文本及附件；2）補充協議、變更或解除合同協議；3）對方資信資料，對方簽約人法定代表人證明或授權委托書；4）意向書、備忘錄、談判及會談記錄；5）往來信函、電報、傳真、電子郵件（包括驗收確認書、質量異議書、催款通知書等）；6）現場簽證、送達回執或確認書。一旦產生法律糾紛，這些都可以作為法律依據，明確雙方當事人的責任，把我院的責任降到最低。在簽訂合同的過程中我們對于已經執行完畢的合同，登記之后可送至檔案室歸檔，便于今后的查詢，防止合同丟失。

（四）通過合同管理可確認客戶信用度

眾所周知，市場經濟是法制經濟、信用經濟。在我國，信用問題卻構成了當前經濟運行的瓶頸，而拖欠問題的背后反映的是信用危機。實際當中，要準確判斷客戶的信用程度是有相當難度的。通過對合同執行情況，合同款回收統計可以總結出我們的服務對象的信任程度。及時獲取客戶的資信信息、資信檔案，對信用情況也可以得到有效控制。我們可以根據客戶對合同條款的執行情況對他的信用度進行劃分。對于信用度好的客戶可以成為我們的經常往來客戶；對于信用度較低的客戶我們在今后的經營工作中就要加強風險意識，避免經濟損失。 ㈤根據統計結果制定下一年度的生產計劃年終做報表時要對一年的合同進行一些數據統計，如產品類的統計對我們的經營工作是非常有用的。經營部門可根據和客戶簽訂的買賣類合同，編制下一年度銷售計劃，生產單位按銷售計劃制定生產計劃和原材料采購計劃。

（五）有助于客戶關系的建立

建立良好的客戶關系是非常有必要的。適當地組織供需交流、研討，拉近與客戶的關系。對于核心客戶，可以建立一個自動生成活動系統，每隔一段時間發出企業的新技術，并且可以適當的附上近期推廣成功的大項目。還有一部分客戶是第一次合作的，我們可稱之為一般客戶。對于這部分客戶，我們就要把客戶關系做的更密切一些，達到成為核心客戶的目的。對于這部分客戶我們要更注重服務，使他們更加信任我們的技術及產品。

核心客戶：是指那些采購量大，對企業業務具有策略性影響的客戶，而這些客戶往往又是其所處行業中的典范。這類客戶在服務和技術方面有相當高的要求，并且相對預算比較寬裕。我們應該對這類客戶建立詳細的客戶網絡，掌握其技術需求，我部門和技術發展部、信息中心等了解其情況的單位及個人應提供信息，補充、豐富網絡資源。

一般客戶：合作較少，建議由我部門牽頭、組織，加大交流、溝通的力度，積極走訪、力推我院技術。通過細致的工作、周到的服務使其成為我們的核心客戶。另外，也可通過我們的核心客戶作為媒介，在這些客戶向我們的關系客戶咨詢時，及時將其推介至我院。

完整的客戶信息可以幫助我們更好地開展業務，建設完整客戶信息的基礎是建立相關的業務規范，在業務過程中不

斷收集、整理和完善客戶信息。

4、結論和建議

（一）加強合同管理的風險意識

對于技術類合同，必須加強保密及風險意識。技術方面不光要保護技術不被泄漏，還要注意我們在開發技術時不要侵犯了他人的知識產權，以致引起不必要的法律糾紛。企業合同管理必須加強風險意識，加強合同管理，要建章立制，建立合同管理機構和合同管理制度。要把好合同簽訂關，簽訂合同時，嚴格審查對方當事人的資信情況。合同管理部門應及時了解和掌握合同履行的情況，提高防騙反詐能力。

（二）識別客戶信用度

專業資信調查技術；

信用分析技術。

（三）合同管理應做好以下幾項工作

1、建立健全規章制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。[HJ2.35mm]

2、加強合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業務素質高低，直接影響著合同管理的質量。

3、重大合同審查管理。

4、履行監督和結算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生。

5、違約糾紛的及時處理。一旦發生違約情形，法律顧問要區別情況，及時采用協商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。

綜上所述，合同管理在經營工作中是非常重要的，我們應該加以重視，并且不斷規范它、完善它。

參考文獻：

[1]劉國靖：《現代項目管理教程》，中國人民大學出版社，2004.2，第一版

[2]《合同管理員手冊》，中國石油化工集團公司、中國石油化工股份有限公司法律事務部，2005.5