高等院校檔案管理芻議

[摘要]學校是教育基地，最終目標是培養合格的人才，而檔案是重要的信息資源，兼有教學硬件與軟件的雙重特性。社會越是發展、進步，作為信息資源的檔案，其價值越高，高校檔案在高校生存與發展中的重要性也更顯突出。

[關鍵詞]高校；檔案管理；信息資源

[中圖分類號]G647.4 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-3115（2013）04-0155-02

一、高校檔案的內涵

關于檔案的定義目前已有許多種解說，在我國檔案界比較權威的一種提法為“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音和其他各種形式的原始記錄”。2008年，修訂后新頒布的《高等學校檔案管理辦法》中對高等學校檔案的定義為“指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。

按管理層次高校有校、院、系三級管理的綜合性高校和院、系兩級管理的普通高校。無論是三級管理還是兩級管理的高校，其檔案管理的門類和程序是相通的。近年來，教育行政主管部門為了促進教育教學質量和科研水平的提高，建立了高等教育質量評估制度（簡稱教評），教學質量評估已被實踐證明是促進高校教學質量提高的重要手段，但同時也給高校增加了壓力。高校建設的成就、教學質量的高低、科研的能力在評估中反映是比較充分的。而評估過程中充分運用到高校檔案這一重要信息資源。因此，高校檔案管理已引起高校領導的普遍重視。

二、學校檔案的內容與特點

（一）學校檔案的內容

學校檔案的內容包括：涉及培養人才活動的各類教育管理文件材料；在教學活動以及科學研究、技術推廣應用過程中產生的各種工作記錄、文件材料、或者其他載體形式的典型物品等；在學校建設、教學服務活動中產生的各類文件材料。

學校檔案工作主要包括以下內容：將學校各項工作中產生的有保存價值的文件資料等收集歸檔；對收集的文件資料等進行分類、整理、管理和保護；對檔案內容進行鑒定、編研、開發；為學校各項工作提供檔案服務；對所保管的檔案進行統計；發展檔案的宣傳教育、舉辦展覽等。

（二）學校檔案的特點

我國《普通高等學校檔案管理辦法》中明確規定了高校檔案由十大類組成。現在，學校保存的檔案里成列紙質的印刷型檔案外，還出現了音像資料、光碟、磁盤、縮微資料等非紙質檔案。今后，隨著科學技術的發展，肯定還會有各種難以預測的高新技術載體的檔案出現。學校檔案門類的設置包括方方面面的內容，涉及的管理知識比較廣泛。儲存著科學技術、政治、經濟等諸方面的信息，不僅具有很強的知識性，而且具有信息量大的特點。高等學校的檔案除了上級主管部門頒發的規定性文件、學校在教學實踐中形成的材料外，還包括學校與用人單位、畢業生所在單位、院辦產業等渠道產生和形成的檔案材料，公文往來的范圍也大于普通中學。如果說學校的經驗總結、教學計劃還可以在上級相關的單位查到副本，那么學校檔案中的學生學籍等檔案原件就多是孤本。檔案還具有時間上的特殊性，例如招生材料，產生在每學年的9月，畢業生材料形成在針對學年的結束時，即每年的7月。高校檔案工作既是一門管理工作工作，同時也是服務性的專業技術工作。檔案工作不僅服務于學校的各項管理工作，更是服務于學校的教育教學工作。隨著各級各類學校開放辦學的深入，今后，學校檔案服務還將突出社會化的趨勢。高校檔案的科研性，高等學校是科研事業單位，承擔著傳播知識、文化，進行科學研究的任務。學校檔案的內容本身就是科學技術研究的一部分，不論對于教育教學，還是學術研究來說，都具有十分重要的價值。比如在檔案室里存放著學生、教師的科研成果。

三、高校檔案管理的優勢與差距

高校本身至少具有三大優勢：一是人才薈萃，隊伍素質相對較高，為檔案管理工作質量提高奠定了基礎。二是教學基地相對穩定，師資隊伍相對穩定，許多教職員工是終生一慣制。這兩個相對穩定對提高高校檔案管理水平有著顯著幫助。三是公眾對教育尤其是高等教育的關注度高，這種關注也是一種監督，它對高校各項工作包括檔案管理工作有著極大的促進作用。這三個優勢是高校檔案管理基礎較好，進一步提高質量潛力大的優勢所在。但不容忽視的是，高校檔案管理與時代的前進步伐仍有不少差距。如在教學評估過程中常出現有些有用信息查不到，有些價值不大的陳舊教學資料檔案卻堆積如山。其次，保存的紙質信息載體多，多媒體管理的信息資源少，讓人查閱起來費時費工。有些運用多媒體管理的檔案，內容少而簡單，老生常談，更新充實不及時。這些差距正是提高高校檔案管理水平和質量的努力方向。

四、加強高校檔案管理要點

三級管理高校的校級和兩級管理高校的院級是高校檔案管理的第一級，本級檔案管理不僅點多面廣，還擔負著對下一級檔案管理的行政領導和業務指導職能。為行使好這一職能，在這一級通常設有綜合檔案室。綜合檔案室常兼管人事勞資檔案的職能。人事勞資檔案往往是高校檔案管理中管理比較健全的檔案。綜合檔案室除管理人事勞資檔案，還兼管高校校部認為比較重要的其他檔案。如教學上的畢業生檔案，上級下發和本級形成的文書檔案、會議記錄等等。這級檔案信息資源仍以紙質載體為主，不僅占用空間大，使用手續較為繁瑣，掌握起來相對遲緩。提高管理水平的方向是借助電腦，將紙質信息資源盡可能多的轉變為電子信息資源。不僅可減少木材消耗，還能方便使用者調閱。雖然這級檔案的保密度較高，仍可借助加密技術管理使用。

五、高校檔案管理存在的問題

高校檔案管理工作存在的問題集中表現為：其一，對檔案管理的重要性認識不夠，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用，由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

其二，檔案管理的技術手段落后。目前檔案在電腦應用上仍然停留在文字處理上，檔案信息化建設也僅僅停留在形式上。工作方式基本上是手動操作，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷等等，檔案庫類似于資源倉庫；而且管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來，不能適應新時期檔案建設的需要。

其三，檔案保護中有其自身的問題。由于檔案具有獨特的物理性質，因此在檔案的保護中，存在一些亟待解決的問題，具體體現在：各種檔案尺寸大小不一，對各類檔案都長久的貯藏、保存很有難度；反復查閱利用和折疊等易損易皺且修復困難；在復制和保存中，采取任何可使其變形的方法，都會使檔案走樣或失去它的真實性。

六、完善高校檔案管理工作的幾點建議

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用效果，為高校發展服務。

首先，樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體也發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是今后檔案管理手段發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發現有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率。

其次，完善高校檔案管理體制，建立、健全檔案管理規章制度。根據相關檔案管理要求，高校要設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立檔案管理網絡體系，實行檔案現代化專業管理模式，并制定檔案各項規章制度，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。檔案工作涵蓋了學校發展的各個階段，檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。檔案人員要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法，加強服務工作，貫徹落實檔案工作的規定和措施，確保檔案歸檔移交順利。

再次，實行檔案的標準化管理。檔案管理的主要目的是為了檔案利用，對高校檔案管理提出標準化要求，有利于提高檔案的質量，有利于檔案的歸檔利用。同時，為高校教學科研與管理工作提供資料與信息。要做到檔案管理的標準化，首先必須做到收集的內容要完整齊全，檔案管理人員要與高校各院系、各部門相互配合，業務相互熟知，對收集的檔案共同鑒定補充，確保檔案資料在集中收集上做到準確完整。其次，高校檔案的標準化要求建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統，需要開發完善的先進的最好是三維的檔案管理軟件。同時，要加強檔案人員培訓，不斷提高自身業務素質。此外，要做好檔案管理網絡和加強檔案人員的崗位責任制，做到檔案的集中統一管理。