發(fā)票管理系統(tǒng)與SAP無(wú)縫連接的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

[摘要] 隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)交易量劇增。僅僅利用手工登記實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理已越來(lái)越不能滿足需要。在企業(yè)應(yīng)用SAP財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行記賬的前提下，利用信息化平臺(tái)進(jìn)行發(fā)票的日常登記、流轉(zhuǎn)、審批等管理是提升企業(yè)發(fā)票管理效率的關(guān)鍵。本文主要介紹如何利用IMS系統(tǒng)與SAP融合，減少手工工作，實(shí)施兩套系統(tǒng)對(duì)接及IMS的開(kāi)發(fā)工作，解決目前發(fā)票跟蹤管理中存在的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞] 發(fā)票管理系統(tǒng)；SAP；業(yè)務(wù)流程；對(duì)接

[中圖分類(lèi)號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）05- 0002- 02

1 引言

發(fā)票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據(jù)，在購(gòu)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)都是最重要的有效憑據(jù)之一。大型企業(yè)購(gòu)銷(xiāo)交易頻繁，為了保證公司資產(chǎn)的完整安全，避免產(chǎn)生不必要的損失，必須加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的管理。企業(yè)在實(shí)施了SAP系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)SAP系統(tǒng)自身的工作流難以滿足企業(yè)對(duì)發(fā)票管理的需求，因此對(duì)應(yīng)收發(fā)票的管理采取的還是手工登記的管理方式，這種方式隨著企業(yè)業(yè)務(wù)量的增加，產(chǎn)生了很多弊端。比如由于登記不及時(shí)和登記上的疏漏導(dǎo)致發(fā)票在傳遞的過(guò)程中丟失；手工統(tǒng)計(jì)難以實(shí)現(xiàn)共享，因此難以追蹤發(fā)票的流向，更不要說(shuō)進(jìn)行發(fā)票的統(tǒng)計(jì)了。因此實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理系統(tǒng)控制且能夠很好地與SAP記賬融合就成為當(dāng)務(wù)之急。企業(yè)需要一個(gè)信息化解決方案，在已使用的SAP系統(tǒng)基礎(chǔ)上，將發(fā)票處理流程主要環(huán)節(jié)和人員納入線上管理，實(shí)現(xiàn)發(fā)票的線上登記、推送、跟蹤和信息共享，能通過(guò)相關(guān)報(bào)表查詢發(fā)票處理流程各環(huán)節(jié)滯留的時(shí)間、原因等關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)發(fā)票處理業(yè)務(wù)的在線及時(shí)高效管理，有效地與現(xiàn)有信息系統(tǒng)集成。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

發(fā)票跟蹤管理系統(tǒng)（IMS）設(shè)計(jì)架構(gòu)如下：

2.1 系統(tǒng)平臺(tái)選擇

選用MAXIMO系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)。MAXIMO是IBM公司的產(chǎn)品， MAXIMO以發(fā)票的登記、審批、記賬、查詢?yōu)橹骶€，合理、優(yōu)化地進(jìn)行流程管理，將傳統(tǒng)的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)跟蹤管理，實(shí)時(shí)與SAP進(jìn)行集成。

2.2 系統(tǒng)集成

基于“SAP+MAXIMO”的信息化基本框架，財(cái)務(wù)部發(fā)票登記崗收到發(fā)票后直接通過(guò)SAP在線上完成發(fā)票登記；通過(guò).NET接口將發(fā)票登記信息從SAP抽取到Web Service服務(wù)器，利用MAXIMO系統(tǒng)從Web Service服務(wù)器按發(fā)票狀態(tài)進(jìn)行更新，并按公司發(fā)票處理流程在MAXIMO完成發(fā)票跟蹤（如圖1所示）。主要特點(diǎn)：數(shù)據(jù)安全準(zhǔn)確，技術(shù)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單，適合現(xiàn)有流程，用戶可操作性強(qiáng)。

3 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

根據(jù)上述系統(tǒng)架構(gòu)，針對(duì)實(shí)際的業(yè)務(wù)流程，借鑒與SAP系統(tǒng)的集成，優(yōu)化出新的業(yè)務(wù)流程，見(jiàn)圖2。

流程圖說(shuō)明：

（1）發(fā)票在SAP系統(tǒng)線上登記，通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)了SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)與IMS系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步，避免線下登記SAP/IMS數(shù)據(jù)不一致。

（2）發(fā)票登記環(huán)節(jié)流程由系統(tǒng)自動(dòng)推送；會(huì)計(jì)校驗(yàn)發(fā)票時(shí)，憑證日期、金額、發(fā)票號(hào)等直接引用已登記的信息，減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的次數(shù)，極大地提高發(fā)票錄入效率和準(zhǔn)確率。

（3）資金會(huì)計(jì)在SAP付款后，付款清賬信息通過(guò)接口傳入IMS，實(shí)現(xiàn)發(fā)票跟蹤全流程管理。

4 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

SAP系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)發(fā)票頭信息的登記、發(fā)票匹配和清賬付款，發(fā)票的流轉(zhuǎn)、簽審及統(tǒng)計(jì)分析功能在IMS實(shí)現(xiàn)。

4.1 SAP層

SAP層利用發(fā)票的暫存功能，主要記錄發(fā)票的收到日期、對(duì)應(yīng)的合同信息、發(fā)票金額、發(fā)票描述、付款條件等信息。發(fā)票信息在暫存后會(huì)導(dǎo)入IMS系統(tǒng)，在完成簽審后，利用SAP的發(fā)票MIRO功能完成發(fā)票的匹配，將發(fā)票與PO信息關(guān)聯(lián)，完成該項(xiàng)工作后進(jìn)行發(fā)票的付款清賬工作，之后付款信息回傳至IMS。

4.2 接口層

SAP與IMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互主要由如下幾個(gè)接口完成：

（1）發(fā)票抬頭信息接口，主要將發(fā)票的抬頭信息同步到IMS。

（2）發(fā)票付款清賬信息接口，主要將發(fā)票的付款信息同步到IMS。

4.3 IMS層

發(fā)票在SAP端錄入后，由接口自動(dòng)傳遞至IMS系統(tǒng)，然后IMS系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)工作流程進(jìn)行任務(wù)分配和推送，剩余環(huán)節(jié)根據(jù)發(fā)票內(nèi)容按照公司業(yè)務(wù)管理要求實(shí)現(xiàn)流程推送管理。在流程管理上通過(guò)以下功能強(qiáng)化跟蹤管理：

（1）為了提升發(fā)票處理的時(shí)效性，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了發(fā)票過(guò)期標(biāo)識(shí)及即將過(guò)期預(yù)警信息等，通過(guò)與公司的OA系統(tǒng)結(jié)合，系統(tǒng)自動(dòng)以郵件形式定期將上述信息發(fā)送給用戶，提醒督辦。

（2）通過(guò)報(bào)表開(kāi)發(fā)，設(shè)計(jì)各類(lèi)不同的報(bào)表滿足財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)發(fā)票簽審工作效率的動(dòng)態(tài)分析需求，方便追查發(fā)票流轉(zhuǎn)進(jìn)程及當(dāng)前處理情況。

（3）利用條碼技術(shù)對(duì)每張發(fā)票進(jìn)行標(biāo)識(shí)，通過(guò)二維條碼可快速在系統(tǒng)中定位發(fā)票，免去手工查找的麻煩。

5 系統(tǒng)的使用

IMS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)無(wú)縫連接整合完畢后，企業(yè)發(fā)票的跟蹤管理不必再通過(guò)手工登記處理，省時(shí)省力，并有效提高了發(fā)票管理的水平。主要帶來(lái)的收益如下：

（1）形成跟蹤機(jī)制，提升管理水平。IMS系統(tǒng)上線后，為了能夠充分運(yùn)用軟件功能提升管理水平，由財(cái)務(wù)部牽頭定期利用系統(tǒng)報(bào)表匯總發(fā)票處理情況上報(bào)部門(mén)經(jīng)理，將責(zé)任落實(shí)到人，形成發(fā)票跟蹤、控制，機(jī)制，有效監(jiān)控各主管會(huì)計(jì)、各部門(mén)費(fèi)控人員的處理情況，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有反饋的發(fā)票進(jìn)行催辦，變被動(dòng)處理為主動(dòng)管理，有效提升了發(fā)票付款工作的效率。

（2）縮短付款周期，提升處理效率。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，IMS系統(tǒng)上線后，發(fā)票平均處理周期由原來(lái)的50多天縮短到30多天。發(fā)票在各部門(mén)流轉(zhuǎn)的時(shí)間以及在財(cái)務(wù)部發(fā)票付款處理的時(shí)間都有不同程度的縮短。

（3）簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作，提升用戶滿意度。使用條碼技術(shù)作為發(fā)票識(shí)別的手段。通過(guò)條碼標(biāo)簽的連續(xù)掃描，批量完成發(fā)票經(jīng)手人信息的登記，避免重復(fù)操作，有效提高了輸入的速度以及輸入的準(zhǔn)確性，在應(yīng)用中取得了良好的效果。

（4）提供系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。過(guò)去發(fā)票跟蹤手工賬都在各個(gè)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)部門(mén)秘書(shū)或經(jīng)手人手中，信息溝通不及時(shí)，無(wú)法實(shí)時(shí)查詢發(fā)票。系統(tǒng)上線后，發(fā)票付款進(jìn)度公開(kāi)，各部門(mén)秘書(shū)、費(fèi)控人員可以及時(shí)跟蹤發(fā)票付款情況，不必依托會(huì)計(jì)查詢，省時(shí)省力。

6 結(jié)束語(yǔ)

兩套系統(tǒng)通過(guò)無(wú)縫對(duì)接，滿足了目前企業(yè)對(duì)于發(fā)票跟蹤管理的需求。IMS系統(tǒng)的正式上線，覆蓋了從發(fā)票收到環(huán)節(jié)開(kāi)始到業(yè)務(wù)部門(mén)完成付款審批、財(cái)務(wù)部完成付款業(yè)務(wù)為止的整個(gè)發(fā)票流轉(zhuǎn)過(guò)程。通過(guò)該系統(tǒng)有效解決了用戶對(duì)于發(fā)票的跟蹤、統(tǒng)計(jì)問(wèn)題，同時(shí)規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部發(fā)票流轉(zhuǎn)過(guò)程。同時(shí)通過(guò)與SAP系統(tǒng)對(duì)接，解決了發(fā)票登記與錄入重復(fù)工作的問(wèn)題，很大程度上減輕了財(cái)務(wù)部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)，提升了工作效率。