試論企業(yè)人事檔案管理的改革與創(chuàng)新

摘要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷推廣運用，人力資源在企業(yè)的地位越來越重要，作為其中的一個關(guān)鍵組成部分，人事檔案的管理工作關(guān)系重大。本文從檔案管理目前存在的幾個主要問題著手，就人事檔案管理如何適應人力資源管理要求、更好地服務于企業(yè)的發(fā)展，提出相應的改革建議和措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案 管理 改革 創(chuàng)新

隨著人力資源在企業(yè)管理中的重要性日益凸顯，人事檔案管理也必須與時俱進，才能順應企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

1 企業(yè)人事檔案管理存在的幾個主要問題

其一是管理方式方法比較落后。很大一部分的企業(yè)人事檔案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，簡單地進行分類管理，方法繁瑣，操作起來極為不便，而且效率低，反應慢，由于輕視提供增值服務，大多數(shù)企業(yè)沒有使用現(xiàn)代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內(nèi)容單一，日常表現(xiàn)空乏，形式雷同。有些企業(yè)配備了計算機作為數(shù)據(jù)庫，只用來存儲和簡單檢索，信息存儲量太少，所以實用性比較差。從這一點上看，人事檔案管理已經(jīng)嚴重滯后于人力資源管理的改革。因為人才的錄用和晉升，其人事檔案是重要參考，這對檔案管理工作的主動性和系統(tǒng)性提出了高要求。

其二是檔案材料內(nèi)容不齊全，信息不真實。企業(yè)員工人事檔案應當完整，信息必須準確，這是檔案管理的關(guān)鍵指標，但在實際工作中存在許多明顯不足，比如沒有完整收集企業(yè)員工檔案中必備的材料，包括學歷證明、技能證書等，導致重要材料缺失，再如鑒別不準確的問題，把一些本來不該歸檔、手續(xù)不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。再有就是沒能及時整理，及時按規(guī)定歸檔，導致無序管理，甚者，一些企業(yè)沒有配套相應的基礎設施不配套，材料隨意擺放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，加上不少企業(yè)對檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴，執(zhí)行不力，管理混亂，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)隨意進行，嚴重違反相關(guān)規(guī)定。

其三是人員素質(zhì)建設不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應調(diào)整變化，對從業(yè)人員提出了知識化、年輕化、專業(yè)化等要求，但現(xiàn)實與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質(zhì)較低，原則性不夠，不熟悉業(yè)務，不踏實，缺少奉獻精神， 整體質(zhì)量不高。

其四是透明度不高。國家管理的人事檔案只面向組織，個人都無法查閱自己的信息，企業(yè)在這方面雖有所改進，但開放性還遠遠不夠，這與政務公開、信息公開、公正透明的現(xiàn)代法治精神相違背。

2 改革與創(chuàng)新人事檔案管理的幾個主要措施

首先，企業(yè)決策者必須重視，重新認識人事檔案管理工作。企業(yè)領導層引起高度重視，各部門才會主動支持這項工作，逐漸認識到員工人事檔案的積極作用，用以詳實記載員工的特長興趣和工作閱歷，特別是在本企業(yè)的工作表現(xiàn)情況，對其職業(yè)生涯成長有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當，所以，企業(yè)要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。

其次，要走制度化和標準化道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項工作專業(yè)性很強，屬于人事機密范疇，服務于人才評估和運用，因此，企業(yè)要樹立科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，建立一整套行之有效的規(guī)章制度和管理條例，嚴格執(zhí)行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責，通過理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴密監(jiān)管。隨著科學技術(shù)的深入應用，人事檔案管理要采用現(xiàn)代化技術(shù)，大面積使用計算機設備存儲信息，建立檢索系統(tǒng)，方便查閱的同時，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關(guān)社會資源。

其三，要走信息化和資源共享的路線。計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的普遍發(fā)展方向。由于這項工作實質(zhì)上就是信息管理，利用計算機技術(shù)，開發(fā)相應的信息軟件，把檔案內(nèi)容從書面文字轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，使用友好的界面進行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。例如根據(jù)企業(yè)員工的人事檔案信息，建立起一整套包括學歷、學位、技術(shù)職稱、職務、晉升、培訓、職業(yè)技能、管理能力、社會關(guān)系、薪酬福利等在內(nèi)的全部信息。而且，該管理系統(tǒng)還能實時跟蹤員工動態(tài)，及時更新其近期工作表現(xiàn)和成果，比純手工的人事檔案管理更準確、更及時，記載內(nèi)容更為完整，幫助企業(yè)管理層在盡可能短的時間內(nèi)準確了解員工情況。這種自動化管理系統(tǒng)的上線，標志著人事檔案管理向現(xiàn)代化管理方式邁出了第一步。

其四是從業(yè)人員必須專職化、專業(yè)化和知識化。由于這項工作必須向現(xiàn)代化和科學化轉(zhuǎn)變，所以要求從業(yè)人員在具備敬業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)外，還要能夠靈活使用和維護計算機軟硬件，在文化和歷史知識上必須具有一定的造詣。在工作中，尤其是人力資源管理人員的任用上，不能只聽領導一面之詞，應該嚴格考核，通過競爭選拔，擇優(yōu)錄取，唯才是用，選拔出真正的人才。同時，要定期對從業(yè)人員進行相關(guān)培訓，及時更新其知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，并在職位晉升和福利待遇上增加關(guān)注度，解除他們的后顧之憂，專心工作。

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作者簡介：張靜（1985-），女，河北保定人，本科，助理工程師，研究方向：人力資源。