燕山石化在檔案信息化工作中的實踐

摘要：燕山石化在新建數字化檔案管理系統的基礎上，利用檔案、圖書、信息一體化的優勢，從檔案利用數字化入手，打好檔案信息化利用基礎；從檔案編研科研化入手，深入參與企業核心管理；從檔案服務信息化入手，提高檔案利用和服務水平，取得公司領導和職工的肯定。

關鍵詞：檔案 利用 數字化 信息化

為了適應下一代企業信息化環境，燕山分公司建設數字化檔案管理系統，利用檔案、圖書、信息一體化優勢，進一步開發在用管理系統的歸檔功能，增加歸檔模塊或歸檔接口，向“利用數字化、編研科研化、信息系統化”方向努力。

1 檔案利用數字化

燕山分公司檔案館從開展檔案數字化加工利用及檔案網絡服務的需要出發，設置了檔案數字化加工室、電子檔案閱覽室，并且配備有利于開展數字化加工及提供檔案利用的各種型號掃描儀、工程復印機、裝訂機、電腦閱讀終端等設備。從2009年檔案館投用后，燕山分公司就開始投資建設數字化檔案管理系統，期間不斷加大投入，采用外委和自行加工方式對各類檔案進行數字化加工。據統計，外委數字化加工費用累計已達190萬元。系統中數字化目錄飛速增長：2009年，案卷級目錄69300條，文件級目錄59200條；2011年，案卷級目錄168700條，文件級目錄443900條。除會計檔案外，其他檔案全部實現了目錄數字化。

數字化工作的投入，為企業生產經營管理和職工利用提供了可靠的資源保障。實例一：2011年是燕山石化公司大檢修年，檔案館主動把館藏設備檔案的數據制成脫機光盤，并在案卷目錄信息的基礎上，增加設備位號、ERP流水號，豐富了設備信息的檢索途徑，提高了檢全率、檢準率，使調檔到現場的時間由1個小時縮短到8分鐘。實例二，依靠檔案館開發的職工房產信息系統和數據，燕山石化公司在2011年年底和2012年年初分別完成了集資建房和發放房補工作，節約了時間和大量的人力資源。實例三，檔案管理中心把會計檔案中的房地產發票和權屬證明全部進行了數字化加工，在公司和職工需要時提供證明，從查詢到打印只需要1分鐘，受到有關部門和職工的好評和歡迎。以上做法都受到了集團公司的表揚和推廣。

2 檔案編研科研化

檔案編研是開放檔案資源、優化館藏質量的重要措施，也是檔案館（室）的重要職能。企業檔案館肩負著為企業科研、生產、經營服務的使命。為企業服務首先要了解企業主營業務的信息需求，采取多種技術手段，開發檔案信息資源，為公司領導決策、主業發展、企業管理、文化建設等工作提供有效的信息服務，這是館藏優化的根本目的。燕山石化檔案館在館藏優化方式方法上不斷嘗試探索和開拓，在信息渠道窄等方面利用瓶頸取得了突破性進展。

2.1 編研主題多樣化，充分挖掘檔案資源的價值，不斷豐富編研成果的內容形式

為編研人員爭取到瀏覽公司調度會會議紀要（機密文件）的權限，使編研人員能夠在第一時間了解公司生產經營管理情況、公司領導關注的熱點問題，實時選題及時提供檔案編研成品，先后完成了陳錦華、萬里、尉健行、余秋里、吳邦國、曾慶紅等《領導關懷專題》檔案編研成品的制作；制作了《檔案中的清朝皇族十二家鐵帽子王》、《管理十誡》、《華為公司的經營管理智慧》等專題性檔案編研成品，這些成果掛接在檔案管理系統中，供公司和二級單位組織職工學習閱讀瀏覽。

利用館藏信息資源及時制作了一批生產、技術活動急需的專題匯編，如《煉油裝置節能降耗（上、下）》、《增產柴油》、《節能減排舉措》、《聚焦乙烯》、《溴化丁基專題》、《“五次方”和“動車組”的深刻內涵》等技術性編研成品，較好地實現了檔案工作的基礎管理職能，為編研工作的深入開展積累了一定的經驗，目前已經形成了專題性編研成品的制作流程。如圖1：

2.2 編研活動常態化，檔案編研以科研項目為載體，促使檔案編研與檔案管理齊頭并進

優化館藏為檔案編研工作提供了豐富可靠的編研素材，通過對燕山石化的科研和專利成果進行研究和系統的梳理，開發的《2003-2010年燕山石化公司科技成果匯編》、《專利成果匯編1985-2010年》是燕山石化公司發展進步和職工智慧的真實見證。《燕山石化足跡——檔案1970》讓職工了解燕山石化公司的前身、起源和由來。

在編研組織形式上，一改過去被動、滯后的編研工作組織形式，形成了主動選題、積極承擔科研課題的主動科研方式。檔案管理中心還承擔了集團公司的科研課題——組織《中國石化檔案管理》崗位培訓教材編寫任務。這些科研成果為公司生產管理和企業文化建設做出了自己的貢獻，受到公司領導的關注和好評。2011年，《檔案見證歷史——由主流媒體透視燕山石化40年輝煌歷程》、《建設數字化檔案管理系統的研究和體會》兩項編研成果榮獲北京市檔案學會獎項。

3 檔案服務信息化

位于檔案館新館一、二層的圖書閱覽室配備有觸摸屏電子讀報機、電腦終端、書架、期刊架、普通閱覽桌椅、電子閱覽桌椅、讀報架、存包柜等設備設施。圖書館藏總量達到15萬冊，報紙、期刊720種。檔案館新館七層是數據中心機房，占地面積達1100平方米，包括檔案信息管理系統等在內的公司全部生產管理服務系統設備均安裝于此，具備了系統實現互聯互通的先天條件。因此，在館藏檔案數字化的基礎上，擁有多功能檔案館的燕山石化公司快速邁過檔案數字化階段，開始實施信息化戰略。至2011年年底，燕山石化檔案信息管理系統涵蓋“大檔案”概念，已經整合了檔案、圖書、期刊、國家標準、科技論文等多種信息資源。

燕化檔案利用系統功能具有以下亮點：

※利用采集平臺實現企業知識資源匯集、檢索和利用：

※利用庫房視圖查看實體檔案存放物理位置，檔案案卷目錄和卷內目錄：

※利用資產知識庫對設備進行全方位、全周期的管理：

※可脫離應用軟件和數據庫對電子檔案原文管理；以及電子憑證中心、電子目錄自動導入、系統自動組卷及報表批量打印等。

燕化檔案利用系統以傳統載體檔案數字化為基礎，整合圖書情報資源和企業業務系統歸檔數據，實現管理流程規范化、信息化，形成企業知識資源平臺：可為企業員工提供個性化服務，提高工作效率和服務水平，推動檔案利用向深層次發展，向知識化管理層次邁進。該系統下一步將實施生產裝置模擬（3D）操作培訓系統和企業ERP管理系統中增加接口等多個項目。正在準備增加接口的還有在建工程管理系統。增加后，該系統不僅能將歸檔設備圖紙、設計方案等正常應歸檔的文件，而且能將實現設計思路過程中各個階段性成果全部保存，為以后的責任追溯、理論研究和工程改擴建，提供有益的借鑒。這些系統歸檔功能的開發，不僅確保歸檔范圍的完整有效，而且防止各類有價值信息的遺漏，為企業生存發展保駕護航。