對提高檔案管理基礎工作的幾點建議

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

2、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎工作的建議

1、 結合實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2、 統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

4、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

2、分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（作者單位：154004 黑龍江省農副產品加工機械化研究所）