淺談農場土地承包合同檔案及其管理

土地承包合同檔案真實的記錄了農場土地改革的全過程，有力反映了我場農業發展的歷史。由于土地依法承包，在程序上具有嚴肅性，內容上具有準確性，其結果具有公證性，是農場土地續包工作的重要依據，具有突出的憑證作用。因此，完整、系統、科學地管理土地承包合同檔案，是穩定和完善土地承包責任制，促進農場經濟健康發展，構建和諧社會的一項重要工作。

一、農場土地承包合同檔案管理中存在的幾個問題

農場建設開發后屬國有制企業，農場土地承包合同是國土改革形成的，其檔案管理起步較晚，并缺乏應有的重視，沒有及時將合同檔案作為檔案一個重要組成部分，在檔案管理中處于邊緣化。農場土地承包初期，一是對土地承包合同保管、收集責任不明確，承包合同簽定后，沒有專職人員保管，檔案部門也沒將其化入收集范圍，使合同保管風險加大；二是對合同檔案內容的準確性、完整性以及結果的公證性、權威性認識不足，合同簽定后沒有做到逐份核查，造成合同不完整、不齊全以及部分缺失等現象。三是對于收集時間不限，范圍不明，沒有在收集時間和內容上加以明確，使其的完整度、準確度下降。

二、如何做好土地承包合同檔案管理工作

1、做好土地承包合同檔案的收集工作

（1）土地承包合同檔案的收集工作要強化責任，注重時效。

全力抓好土地承包合同檔案收集中的監控工作，做到責任規范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領導負責，有專職的業務人員管理，做到各層有人管，人人有專責，形成一個完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時、及時、隨時收集。

收集是檔案管理的主要工作環節，不按時收集會影響整理、保管、利用各個環節的正常運行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據有法律效力，農場土地承包合同簽訂后，做到及時收集，避免合同在基層長期存放后，其完整性和準確性受到影響；農場土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時間基本也是一致的，這給合同的按時和及時收集提供了便利，但也有個別種植戶因土地面積、土地等級或其它原因不能與單位達成協議，導致個別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時要特別關注這些合同的形成，檔案部門不能因其個例不管不問，應該主動了解情況，做到隨時簽訂，隨時收集，確保合同歸檔率。

（2）土地承包合同檔案收集要注重質量、明確范圍。

土地承包合同是維護雙方利益的重要依據，其據有法律效力。因而在收集過程中一是要統一標準，統一要求，認真檢查，嚴格把好收集質量關，發現質量問題及時處理，符合標準后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數、明確合同內容。凡是農場發包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內，農場土地承包合同面積應與農場發包的土地面積相符；承包農場土地的人員，不論什么身份，農場職工、非農場職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數與承包戶數相符；每份承包合同收集內容要齊全，合同主體、合同變更、流轉、合同符加協議、承包人信息、承包土地信息等情況也應一并收集。以確保合同收集的完整性與準確性。

2、做好農場土地承包合同檔案的整理工作。

土地承包合同檔案要系統分類規范整理。農場大規模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據《中國檔案分類法》、《黑龍江省農墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農業類（土地管理MA）。農場土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長期。2000年12月6日，國家檔案局發布中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，取消案卷。根據《歸檔文件整理規則》，農場土地承包合同檔案采取年度-機構（各作業點）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強調同一作業點按合同號順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業點、同一流水號，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機檢索。

3、明確目的，做好農場土地承包合同檔案的利用工作。

檔案管理工作的宗旨是為經濟建設服務，為社會發展服務。檔案利用率直接關系到服務的質量，隨著檔案工作發展和企業生產經營的需要，檔案面對新的需求趨勢，檔案利用越來越多土地承包合同檔案更是如此，它不只是為經濟建設和社會發展的要求，更關系到社會和諧和穩定的需求。近年來，為使各方面利益關系得到有效的協調，土地承包制度不斷完善，由統計數據顯示，農場承包大戶數量不斷減少，土地承包合同戶數不斷增多，合同檔案數量也逐年增加，為解決農戶種地資金問題，銀行根據土地承包合同聯保提供貸款，致使合同利用率呈不斷上升趨勢。為適應社會的需要，更好的為企業生產經營服務，自2008年起，我場加快檔案數字化建設，安裝了PDE檔案綜合信息管理系統軟件，建立八五O農場檔案綜合數據庫，在數據庫文書類中增設土地合同檔案庫，根據合同特點，創建土地合同檔案庫模板。“字段”錄入信息為合同編號、承包地號、作業點名稱、承包人姓名、合同簽訂日期，合同頁數等，形成了一個簡明方便的合同信息檢索庫，初步實現合同檔案信息數據化。為高效、精準利用合同檔案打下良好的基礎。

總之，做好土地承包合同檔案的管理工作，是為構建社會和諧，穩定土地承包，維護企業和個人利益的一項重要工作，我們各級、各部門應高度重視，使其不斷完善，更好的為企業生產經營服務。

（作者單位：158422 黑龍江省八五O農場綜合檔案室）