淺談人防工程中做好檔案工作的重要措施

摘 要：人防工程檔案是人防規(guī)劃、建設、管理，戰(zhàn)時布置防空襲、組織人員掩蔽、物資儲存的重要依據，為人防事業(yè)發(fā)展儲備了大量的信息資源。隨著我國經濟的快速發(fā)展以及人防事業(yè)的改革創(chuàng)新，人防工作職能不斷得到拓展。人防工程特別是結合民用建筑建設的防空地下室也日益增多。為適應新的形勢，進一步提高城市總體防護能力，在搞好人防工程建設的同時，必須擁有全面準確的人防工程檔案信息資源，促進人防工程建設。

關鍵詞：人防工程；檔案管理；措施

1 對人防工程檔案管理理念的更新

在我國經濟快速發(fā)展的今天，各項事業(yè)發(fā)展速度逐步提高，發(fā)展范圍不斷拓展，其中以人防工程的建設發(fā)展尤為明顯。近年來，在市場經濟的調整下，人防建設工程已逐步由過去的單一式的國家統(tǒng)一投資轉變?yōu)閲摇⒓w、外資、民營、合資等多種經濟投資發(fā)展渠道的模式；在工程建設的管理上也逐步打破了傳統(tǒng)體制下投資者即為管理者和受益者的原則，轉變?yōu)槟壳暗娜朔啦抗芾韲彝顿Y建設的工程部分，其余均有各個投資者進行自行管理。隨著人防工程施工建設的不斷加大，檔案管理工作的任務也隨之逐步加重，原先所采用的“集中突破”的做法已不適應用于現代人防工程的建設發(fā)展需求，各種矛盾逐步顯現，例如：一項一項的對建設進行掌控難免會顧此失彼；不利于工程建設與管理工作全面有效的展開，權力分散容易產生各自為政的局面，過去強調自身的特點和特殊性，忽視對整體性、全局觀念的重視。因此，為更好的進行人防工程的檔案管理工作，首先應當采取必要的措施改進上述模式中的弊端，將檔案管理工作納入到統(tǒng)一的規(guī)劃管理中去，將檔案材料的收集、整理、保護、簽訂、檢索、記錄、編號、入冊、歸檔等工作行成為一項系統(tǒng)性的工作鏈條，分門別類，有序儲存，強化管理工作的組織性、科學性和標準化，實施制度化的管理。

2 建立健全切實可行的人防工程檔案管理機制

首先，嚴格按照國家相關法律法規(guī)和檔案行政管理、人民防空部門的檔案管理規(guī)定和要求對人防工程建設材料進行及時收集，建立成冊歸檔，待工程項目竣工驗收之后，將項目工程檔案及時向各級人民防空主管部門進行移交。

第一，強化人防工程檔案收集整理的完整性。人防工程施工建設前期的準備階段與開工建設階段中的相關材料在工程檔案建立中占有十分重要的作用，因此需加強重視。為保證工程檔案的完整性，應將自項目建設審批至竣工驗收階段過程中各項材料統(tǒng)一收集管理，首尾相接，避免缺失。

第二，強化經濟手段在人防檔案管理中的作用性。在市場經濟的發(fā)展運作下，在各項工作的開展前，雙方經過協商都有其一明確的標準和要求即合同，合同是市場經濟體制下的產物，對工作的順利開展具有十分重要作用。通過在合同中明確預留一定的資金來達到強化對檔案工作重視的目的，實現檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。

第三，重視對工程項目質量保證資料的控制工作。在人防工程的檔案管理工作中，工程項目的質量保證資料既是施工單位質量情況和檔案情況的反應，也是保證工程完工保證戰(zhàn)時正常交付使用的重要依據，此外其還承擔者為工程質量修補和數據參數的考察提供查詢服務的重要手段。因此，為保證工程的質量安全，應對工程質量資料進行完整性、準確性和真實性的收集與審查，特別是對于隱蔽工程和關鍵部位的施工資料與驗收記錄的收集保存。

第四，提高對工程建設核心階段的檔案管理工作的重視力度。人防工程的施工建設是一項長期而復雜的工作，自工程項目的可行性報告分析研究開始，到最后的竣工驗收階段，檔案材料呈現出周期長、種類多、科技含量高、數量大的特點，在一定程度上增加了人防工程檔案收集與管理工作的難度性，在這種情況下就要求工程檔案的管理工作實行嚴格的程序化管理和監(jiān)督，在竣工驗收前建設單位的負責人應會同技術人員和檔案管理人員，采用圖文對照等方法，對竣工圖的編制與整理進行全面徹查、審核，發(fā)現問題應及時進行處理，以確保工程檔案的真實性、準確性和完整性。

其次，實現對人防工程檔案信息利用的四個轉變。

第一，思維有分散式向整體性轉變。受其工程自身的特殊性影響，在新的時代背景下，工程項目的檔案管理在強調平戰(zhàn)結合的基礎上，注重各體系之間的整體效能。

第二，開拓工程檔案的領域范圍和收集渠道，打破單一模式轉向科技檔案等方面的延伸。

第三，轉變處理方式，最大程度的挖掘檔案資源所存在的潛能，逐步向服務增值方向發(fā)展，以獲取最大的社會效益和經濟效益。

第四，實現檔案信息利用的可持續(xù)發(fā)展原則，既要滿足眼下需要，又要兼顧長遠發(fā)展。

3 提高人防工程檔案的保密機制

3.1 處理好人防工程檔案的保密與利用之間的關系

由于受到人民防空工程其所具有的特殊性影響，在傳統(tǒng)的意識形態(tài)中往往存在著對工程檔案重保密、輕使用的觀念，從而喪失了工程檔案的利用價值。主要表現在以下幾方面：人防辦機關內部人員在進行檔案信息的檢索過程中，存在著“數據保密，不對外提供”的濃厚意識，即使在編演相關的材料中時也會顧慮檔案卷宗中信息的秘密等級而不進行引用，長久以往使得人防工程檔案被束之高閣，成為一處可望而不可即的地帶，導致其資源的浪費；人防辦領導對檔案信息情況了解不及時，不全面，失去了檔案信息利用的有效性，檔案管理人員的管理價值也無形中被抹殺。因此，應轉變傳統(tǒng)觀念，正確對待人防工程檔案的保管期限與保密期限之間的關系，在嚴守保密制度的基礎之上，充分挖掘和利用工程檔案信息的利用價值，從而更好的完善工作職能。保密并不應使用保密的真正意義和檔案的價值，在時間、范圍和地點允許的范圍內進行有效的利用，兼顧保密與利用二者之間的關系。

3.2在保密和利用的同時，還應進一步完善檔案的解密工作

依據我國《保密法》的規(guī)定。保密等級被劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級，保密程度逐級遞減。檔案保密等級的確定，，就是為了讓人防工程檔案管理工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。另一方面，要做好人防工程檔案開放前的基礎工作。提高開放人防工程檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求；建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求；編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。

4 結束語

總之，人防工程檔案管理工作千頭萬緒，人防工程檔案保密工作又事關國家核心利益和國防安全，必須以認真的態(tài)度，嚴謹的工作作風，科學的管理機制認真做好人防工程檔案管理工作，確保人防工程檔案管理在國家法律法規(guī)的框架內，充分發(fā)揮人防工程檔案應有的作用，為人防工程建設事業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。

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