辦公管理

1.引言

電腦設備管理系統(tǒng)已經(jīng)成為辦公管理的一大重要工具，利用各種面向控件的開發(fā)工具，配合后端SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)對設備信息管理、查詢統(tǒng)計、設備調(diào)劑、維護保養(yǎng)，并對輔助信息以簡約的管理，及時了解各個環(huán)節(jié)中信息的變更，有利于提高設備管理效率。企事單位通過軟件程序可以對電腦設備的購入、維修、報廢等情況準確了解，方便企業(yè)跟蹤電腦的使用和質(zhì)量情況。

在我國辦公管理系統(tǒng)用在20世紀80年代中期以前是以單項辦公設備和單項辦公事務處理的應用為主。80年代中、后期數(shù)據(jù)庫技術在我國的應用發(fā)展較為迅速，企業(yè)管理系統(tǒng)（MIS）的應用有相當?shù)陌l(fā)展。90年代隨著計算機網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和配套使用的辦公室自動化設備，如復印機、傳真機、掃描儀等的普及，為辦公管理系統(tǒng)的建立應用提供了良好的基礎。

2.需求分析

2.1 系統(tǒng)定義

本設計只是設備管理中的一個模塊，側(cè)重于公司辦公電腦設備管理統(tǒng)計，根植于單位設備管理的實際情況設計，具有很強的數(shù)據(jù)處理能力，有好的用戶界面，方便、快捷的操作手段，能較大的提高存檔工作人員的工作效率。

2.2 功能需求

企事單位通過軟件程序可以對電腦設備的購入、維修、報廢等情況準確了解，方便企業(yè)跟蹤電腦的使用和質(zhì)量情況。

（1）從企業(yè)需求的角度分析

同時對同行業(yè)相關企業(yè)的網(wǎng)絡建設及管理應用情況進行簡單的說明，做出企業(yè)在此時建網(wǎng)的可行性及必要性匯報。

（2）從用戶的角度分析

有很強的數(shù)據(jù)處理能力，友好的用戶界面，更有方便快捷的操作手段，能較大的提高工作人員的工作效率。

2.3 數(shù)據(jù)需求

本系統(tǒng)創(chuàng)建的是一個辦公管理的辦公自動化系統(tǒng)，總體任務是實現(xiàn)企業(yè)辦公過程的系統(tǒng)化、規(guī)范化、無紙化和自動化，采用B/S模式設計與實現(xiàn)，并討論系統(tǒng)的結構框架和設計原理。系統(tǒng)的設計工具是ASP與Access數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)功能主要包括登錄功能和辦公功能。辦公功能主要體現(xiàn)在文件上傳、議題討論和系統(tǒng)管理上。文件上傳是辦公系統(tǒng)中必不可少的。總之，辦公管理系統(tǒng)為企業(yè)辦公室的現(xiàn)代化管理提供了一個良好的環(huán)境，達到了節(jié)約成本，簡化工作步驟，提高工作效率的目的。

3.數(shù)據(jù)庫設計

3.1 數(shù)據(jù)庫的選擇

本網(wǎng)站使用MySQL 5.12實現(xiàn)關系型數(shù)據(jù)庫。

MySQL是一個真正的多用戶、多線程SQL數(shù)據(jù)庫服務器，它有較好的數(shù)據(jù)承載能力，一個環(huán)境有超過40個數(shù)據(jù)庫，包含10，000個表，其中有500多個表超過七百萬行，總數(shù)據(jù)大約有100 GB的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以很好的被MySQL所支持，而MySQL本身不會像Oracle那樣對系統(tǒng)及硬盤空間有很高的要求。這也是本網(wǎng)站選用MySQL作為后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的一個重要原因之一。

3.2 數(shù)據(jù)庫表的描述

數(shù)據(jù)模型是對信息數(shù)據(jù)的建模，其表示方法有許多種類型，常用的是實體—聯(lián)系模型，即E-R模型，它是用E-R圖來描述現(xiàn)實世界的概念模型。

E-R圖中用矩形表示實體；用橢圓表示屬性；用菱形表示聯(lián)系。

本系統(tǒng)表示實體及其聯(lián)系的E-R圖，如圖1所示。

3.3 用戶表

該表主要完成用戶基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此表中定義了5個字段來進行用戶的信息存儲，見表1。

3.4 增加新電腦設備表

該表主要完成增加新電腦信息的編號、顯示器、鼠標、鍵盤、光驅(qū)、CPU、內(nèi)存、操作系統(tǒng)、購入時間、維修情況進行修改。在此表中定義了10個字段來進行對新電腦設備的增加，見表2。

4.系統(tǒng)實現(xiàn)

本文系統(tǒng)的分析和模塊及數(shù)據(jù)庫的設計，將上述分析和設計進行細化，以具體實現(xiàn)系統(tǒng)各個模塊的功能。

4.1 網(wǎng)站總體架構及實現(xiàn)

4.2 辦公管理——電腦設備管理系統(tǒng)主登錄頁實現(xiàn)

主登錄頁面具有導向功能，使用對數(shù)據(jù)庫登錄表進行查詢判斷語句，可使不同的用戶選擇不同的登錄身份，登錄身份選項中選擇分為辦公人員，由一個DropDowList控件實現(xiàn)。不同的身份將進入不同的系統(tǒng)功能頁面。在用戶身份通過系統(tǒng)驗證后，系統(tǒng)將利用Application變量記錄登錄者的姓名和登錄編號，并伴隨用戶對系統(tǒng)進行操作的整個運行周期。

4.3 電腦設備管理主頁面

登錄后，系統(tǒng)將引導用戶電腦設備管理主頁面，在此頁面中左邊使用了四個超級鏈接，分別是增加設備信息、電腦設備維護、用戶信息修改、退出系統(tǒng)等。

4.4 修改電腦設備頁面

當辦公人員點擊所要修改的電腦編號后，進入修改電腦設備的頁面，對電腦的編號、顯示器、鼠標、鍵盤、光驅(qū)、CPU、內(nèi)存、操作系統(tǒng)、購入時間、維修情況進行修改。并且輸出顯示和Button控件進行信息確認后提交。

4.5 增加新電腦設備頁面

當辦公人員點擊增加設備信息控件系統(tǒng)將引導用戶進入到增加新電腦設備的頁面中，該頁面具有對電腦信息進行添加的管理功能，使用了多個TextBox控件進行信息的輸入，其中包括編號、顯示器、鼠標、鍵盤、光驅(qū)、CPU、內(nèi)存、操作系統(tǒng)、購入時間、維修情況等。并且輸出顯示和Button控件進行信息的提交。在 Button控件中插入了命令語句使系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起。

4.6 電腦設備管理頁面

選擇指定的編號對電腦設備進行查看，可以對電腦設備的購入管理、維修情況等準確了解，方便企業(yè)跟蹤電腦的使用和質(zhì)量情況。及時了解各個環(huán)節(jié)中信息的變更，有利于提高設備管理效率。

4.7 用戶信息修改

用戶在登錄中出現(xiàn)狀況可及時修改，包括用戶名、舊密碼、新密碼、確認密碼。更好的保證用戶的信息不會丟失，方便用戶查詢信息！

5.系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試不是為了表明程序是正確的，因為如果是這樣，就會設計一些不易暴露錯誤的測試方案，也不會主動去檢測、排除程序中可能存在的一些隱患。對于測試目的，G.J.Myers給出了以下的觀點：

（1）測試是為了發(fā)現(xiàn)程序中的錯誤而執(zhí)行程序的過程。

（2）好的測試方案是極可能發(fā)現(xiàn)迄今為止尚未發(fā)現(xiàn)的錯誤的測試方案。

（3）成功的測試是發(fā)現(xiàn)了至今為止尚未發(fā)現(xiàn)的錯誤的測試。

6.結束語

本網(wǎng)站實現(xiàn)了用戶登錄、增加設備、電腦設備管理、用戶信息修改對整個網(wǎng)站功能的實現(xiàn)。本設計只是設備管理中的一個模塊，側(cè)重于公司辦公電腦設備的管理統(tǒng)計和維護，根植于單位設備管理的實際情況設計，具有很強的數(shù)據(jù)處理能力，友好的用戶界面，方便、快捷的操作手段，能較大的提高工作人員的工作效率。

參考文獻

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