信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作的新發(fā)展

[摘 要] 隨著信息化在高校的不斷普及，不但對(duì)于高校的教學(xué)來說是非常有幫助的，對(duì)于高校學(xué)生的方案管理工作來說也是非常必要的，為了能夠更好地對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，就要認(rèn)真分析現(xiàn)在高校檔案管理方面存在的問題，并為之找出合理可行的解決辦法，只有這樣才能促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 信息化；高校學(xué)生檔案管理；問題；措施

一、以往高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1、缺乏必要的制度保證

任何新的技術(shù)或者是新思想的形成都是需要一定的基礎(chǔ)的，同樣信息化技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理管理中的推行也是需要一定的制度基礎(chǔ)的，現(xiàn)在高校管理學(xué)生檔案缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，有的分配給相應(yīng)的院系來管理，還有的就是把整個(gè)學(xué)校的檔案都放在一起，學(xué)生的檔案管理工作實(shí)際上缺少一定的專門的管理部門，標(biāo)準(zhǔn)不一的管理形式，管理制度缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)，既沒有相關(guān)的部門的保證，也沒有相關(guān)人員的定額配置，檔案管理工作的績(jī)效、考勤、人員晉升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保證使得高校的學(xué)生檔案管理工作不具備實(shí)行信息化的制度保證，既提出不了必要的場(chǎng)所設(shè)備，也提供不了專業(yè)的人才，也沒有相應(yīng)的人事管理制度做配套，學(xué)生檔案管理的效率也無從保證。

2、管理方式比較陳舊

由于沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視，使得高校這個(gè)事業(yè)單位的改革無法得以進(jìn)行，致使學(xué)校的學(xué)生檔案管理活動(dòng)仍然比較陳舊，管理的手段還是以手動(dòng)方式為主，造成了檔案管理人員大量的時(shí)間和精力都在進(jìn)行調(diào)閱檔案資料的過程中，大大影響了工作效率，以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的新型的檔案錄入方式因?yàn)槿狈Ρ匾囊们篮驼J(rèn)知，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理非常低效。

3、缺乏必要的設(shè)備

現(xiàn)在高校學(xué)生檔案管理方面缺乏必要的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等相關(guān)的設(shè)備基礎(chǔ)，使得信息化檔案管理工作沒有物質(zhì)基礎(chǔ)。這和學(xué)校的資金投入比例方面有著很大的關(guān)系，同時(shí)也和現(xiàn)在的高校的擴(kuò)招和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)占用了大量的資金有關(guān)，使得高校在采購(gòu)必要的設(shè)備方面存在著相應(yīng)的困難。

4、缺乏專業(yè)的人才

信息化的管理方式的建立，需要專業(yè)化的管理人才，但是目前在高校的檔案管理工作上面人員一般都不專業(yè)，真正的檔案管理專業(yè)的大學(xué)生的數(shù)量相對(duì)較少，而很多都是年齡比較大的管理人員，這對(duì)于信息技術(shù)的普及也存在很大的制約。

二、信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)

1、建立新的管理制度

為了能夠讓信息技術(shù)在高校進(jìn)行推廣，就需要教育部門以及高校對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行必要的制度，其中不但要包括檔案管理的場(chǎng)所、人員、考核、升遷、管理方式等，還需要對(duì)技術(shù)的更新方面進(jìn)行必要的規(guī)定，要形成一種相對(duì)完整的管理體系，并且能夠及時(shí)對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新。

2、思想時(shí)代化

信息化技術(shù)的發(fā)展對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展來說是有目共睹的，但是在高校學(xué)生檔案管理方面卻沒有能夠看到其對(duì)于高校的影響，這主要是存在資源在社會(huì)的各個(gè)部分的影響程度相對(duì)來說并不一致，這可能是信息化技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理方面的滯后現(xiàn)象，但是這都是現(xiàn)實(shí)的，隨著學(xué)生檔案管理工作越來越復(fù)雜，要求越來越高，高校的檔案管理部門就會(huì)產(chǎn)生加快檔案管理動(dòng)作的效率的要求。而這就會(huì)逐步解放人們的思想，高校學(xué)生檔案管理工作沒有被重視，不重視縱然是一方面的因素，但是社會(huì)資源調(diào)節(jié)的不一致性也是其重要的原因，隨著人們對(duì)于檔案工作緊迫性的認(rèn)識(shí)不斷加強(qiáng)，在高校檔案管理工作方面思想的解放將很快出現(xiàn)。

3、管理方式科學(xué)化

隨著計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備的不斷更新，信息化的檔案管理方式將逐步在高校間進(jìn)行，并且同樣伴隨著人們認(rèn)識(shí)水平的不斷提高，對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)不斷深入，其對(duì)于信息化工作方式的了解也越來越深投入，對(duì)于在錄入檔案、歸檔、分類、編碼、檢索方面信息化所發(fā)揮的變革性的作用面前，就能夠激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)興趣，一方面促進(jìn)了檔案管理人員相關(guān)業(yè)務(wù)水平的進(jìn)步，另一方面提高了高校學(xué)生檔案管理水平。

4、基礎(chǔ)設(shè)備齊全

資金和人才的大量流入，相應(yīng)的設(shè)備也會(huì)逐步的完善，由于適合高校信息化、科學(xué)化的發(fā)展目標(biāo)，更多的高校會(huì)為高校學(xué)生檔案管理信息化工作投入更多的精力，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)的添置、掃描儀器等儀器也會(huì)隨著信息化管理技術(shù)的不斷完善而進(jìn)入到高校學(xué)生檔案管理工作中去，更大程度地提高高校學(xué)生檔案管理工作的信息化水平。

三、總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理信息化是一個(gè)高校檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，只有充分看到以前我們高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，我們才能進(jìn)一步分析高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，以此為相應(yīng)的發(fā)展趨勢(shì)而做出相應(yīng)的準(zhǔn)備，早日促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的新發(fā)展，使高校學(xué)生檔案管理工作更加效率、科學(xué)。

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作者簡(jiǎn)介：羅金艷（1978—），女，仙桃職業(yè)學(xué)院學(xué)前教育系教師，畢業(yè)于湖北大學(xué)漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)，研究方向：高校學(xué)生檔案管理。