企業(yè)職工檔案工作管理分析

摘 要：當今社會是一個經(jīng)濟高速發(fā)展的社會，這種速度不僅體現(xiàn)在人們的生活水平的提升上，還表現(xiàn)在國家的各個行業(yè)和領域的企業(yè)的發(fā)展壯大中。最近幾年，各種類型以及不同規(guī)模的企業(yè)遍布在祖國的大江南北。在單位的發(fā)展中會遇到很多的問題，比如職工檔案的管理工作就是當前形勢下的一個關鍵工作。筆者基于目前的背景環(huán)境，重點的分析介紹了當前如何做好各類單位的職工檔案工作，目的是為了更好的促進企業(yè)的發(fā)展壯大，促進人們生活水平的提升。

關鍵詞：企業(yè)職工；檔案管理；分析

企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養(yǎng)老金不能按時發(fā)放等問題屢見不鮮。加強企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當前企業(yè)亟待解決的問題。

1 當前形勢下工作的不利點

首先，目前開展的職工檔案管理體系不能和時代發(fā)展的步調相互協(xié)調，缺乏先進性色彩。員工的檔案是開展勞動和社會保障活動的前提，員工維護其自身的正當權利需要依靠它，國家的相關機構做好政策落實工作也離不開它，它還是當前形勢下，單位的員工獲取合理待遇以及參加社保工作的關鍵的依據(jù)。當前形勢背景下，員工的檔案要素已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，已經(jīng)不是單純的注重他們的工資變動以及政治狀態(tài)等的要素了，將重點放到各項保險的繳納以及獲取上面，同時還包括訂立以及廢除合約等的內(nèi)容。目前的檔案管理工作非常混亂，而且并未開展統(tǒng)籌管理活動。不管是當?shù)氐恼鞴軝C構亦或是單位的負責機構都未能對單位的現(xiàn)有員工以及失業(yè)員工等的詳細信息。這種管理制度缺乏統(tǒng)一合理的規(guī)定，在一定程度上使得單位無法正常開展管理活動，同時還對員工本身有非常不利的影響，最重要的是使得目前的人力市場非常的混亂，無章法。

其次，沒有健全的制度。單位將工作的重點片面的放到利潤的獲取方面，在很大程度上忽略了對該項工作的管理，缺乏必要的制度約束。單位的負責人將時間和資本大多都用到幫助單位獲取利潤上面，忽視了檔案工作的存在，更有甚者，一些人片面的以為單位和其職員之間時一種供需聯(lián)系，不需要將時間放到于檔案相關的工作上去，這種思想的存在使得檔案管理活動面臨非常被動的狀態(tài)，無法合理有效的開展。除此之外，目前很多單位的該項工作依舊處于單純的憑借經(jīng)驗來開展活動的層面上，因而嚴重的影響到檔案原有的價值和意義的實現(xiàn)。

第三，工作缺乏規(guī)范性，不能合理有效地對其進行利用。一方面，檔案的組成部分非常的單一，而且出現(xiàn)嚴重的相似度，員工的資料不全面。往往只是記錄他們的名字和年齡等基礎的要素，而正是由于這種問題的存在使得其無法發(fā)揮應有的功效，無法幫助單位的負責者合理的選用人才，最終影響到員工的升遷工作。另一方面，不能快速合理的對檔案進行轉接，而且步驟缺乏系統(tǒng)規(guī)范性。比如，一些員工已經(jīng)離職，但是他們的檔案并未隨著遞交到現(xiàn)有的公司中。還有一些單位不按照規(guī)定進行，將檔案看成是一般的材料進行寄送處理，此時就會導致其丟失現(xiàn)象的發(fā)生。甚至還有一些時候。在對其進行轉遞的時候，不按照要求認真地填寫資料，而且不做好密封處理，然后隨便的交給當事人處理，此時就會發(fā)生一些更改或者是丟失的情況。最后一點，一些不法分子通過檔案管理的一些失誤，開展違法活動。比如，把學歷提升或者是將當事人的年齡改動等活動。正是因為上述現(xiàn)象的發(fā)生，使得其失去了原有的真實和法律性特征。

第四，從業(yè)者的素養(yǎng)問題。該項管理工作具有其自身的獨特性，比如對規(guī)范性有非常高的要求，因而對從業(yè)者有非常嚴格的要求，不僅規(guī)定他們應該具備非常優(yōu)秀的政治思想，而且還要有很高的專業(yè)水平。但是實際上，目前的從業(yè)者中的絕大多數(shù)都不具備這些特點，不僅素養(yǎng)不高，而且其本身的專業(yè)水準以及知識體系等都和當前的時代背景有極大的出入問題。很多人沒有工作的責任感，使得材料失去了其應有的精準性和全面性特點等。因為一些單位不能有效地對檔案進行填寫，所以經(jīng)常會出現(xiàn)一些錯誤問題，導致相關機構在開展一些離退等工作的時候面臨很大的局限性特點。比如，實際年齡和材料中的不相符，或者工作的時間出現(xiàn)較大的浮動等。

2 針對問題開展的應對方式

首先，明確企業(yè)職工檔案的管理機構。當?shù)卣畱贫ū镜亍镀髽I(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時使用。

其次，強化檔案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業(yè)領導不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。

第三，規(guī)范企業(yè)職工檔案的業(yè)務標準體系。在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須及時進行改革，建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化、科學化。在檔案的收集上要及時、完整；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

最后，加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。一是嚴把選人關。根據(jù)新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。二是強化培訓，優(yōu)化檔案管理隊伍素質。分期分批集中檔案管理人員學習業(yè)務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，從業(yè)務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業(yè)職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗，解決疑難問題，研究新的發(fā)展思路，提升工作水平。三是實行目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。