淺析企業(yè)采購責(zé)任監(jiān)督和過程管控

摘 要：采購是從資源市場上獲得資源的過程，是商流過程與物流過程的統(tǒng)一，科學(xué)的采購是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化的基本利潤源泉。企業(yè)內(nèi)部對于采購過程控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術(shù)，已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認(rèn)識、制度、程序、執(zhí)行四個層面，對提高物資采購工作的管理水平進(jìn)行了論述，著重對采購工作的內(nèi)部控制管理程序進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：采購；過程管理；內(nèi)部控制

1 采購管理和內(nèi)部控制中存在的主要問題

1.1 預(yù)算編制在項目支出的細(xì)化程度、基本支出定額制定的科學(xué)性等方面有待加強。預(yù)算編制不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在安排項目支出預(yù)算時存在一定的隨意性和盲目性，導(dǎo)致在預(yù)算執(zhí)行過程中追加預(yù)算比較普遍，影響了預(yù)算的嚴(yán)肅性。在資金使用中，支出控制不嚴(yán)，存在超支現(xiàn)象。預(yù)算調(diào)整追加變化較大，削弱了預(yù)算的約束控制力。

1.2 采購管理職能有待進(jìn)一步加強。采購部門多數(shù)時候起到的是付款、核算作用，對單位重要事項的決策、實施過程和結(jié)果不盡了解，采購管理滯后，對業(yè)務(wù)部門的采購監(jiān)控和內(nèi)部監(jiān)督職能有待進(jìn)一步加強。

1.3 崗位設(shè)置不夠合理。由于單位編制有限，人員緊張，崗位安排不盡合理，存在一人多崗及不相容崗位兼職的現(xiàn)象。

1.4 固定資產(chǎn)管理相對薄弱。對資產(chǎn)的使用管理的內(nèi)部控制力度不夠，重購輕管現(xiàn)象比較普遍。如未形成定期財產(chǎn)檢查制度，資產(chǎn)保管責(zé)任不明確等，易導(dǎo)致資產(chǎn)賬實不符及資產(chǎn)流失。

1.5 采購人員統(tǒng)籌、分析能力有待加強。采購人員對全局整體工作掌握不夠全面，對整體預(yù)算資金的需求缺乏深入的調(diào)查研究，采購分析能力及綜合素質(zhì)還有待進(jìn)一步提高。

2 實施內(nèi)部采購責(zé)任制，提高采購管理水平

根據(jù)企業(yè)采購管理控制面臨的問題，需要從制度上加強管控，實施采購管理責(zé)任制，采購管理職能調(diào)整的實際情況，結(jié)合企業(yè)特點特制定管理責(zé)任制。

2.1 采購職責(zé)與分工

物資采購工作實行集中采購與授權(quán)采購相結(jié)合的管理模式，即：物資管理部是公司物資采購的主管部門，主要負(fù)責(zé)物資計劃管理、物資采購招標(biāo)管理、采購合同管理、合格供方管理、周付款計劃審批，采購物資質(zhì)量管理等；采購中心負(fù)責(zé)公司EPC、PC和部分C項目（未授權(quán)項目）采購工作，與供方擬訂采購合同等；物資管理部根據(jù)項目具體情況，對小額零散采購的項目給予適當(dāng)授權(quán)，各項目部、分公司及作業(yè)單位經(jīng)物資管理部授權(quán)后向采購中心報送集中采購范圍內(nèi)的物資需求計劃，負(fù)責(zé)采購分工范圍內(nèi)的物資采購工作等。

2.2 物資采購計劃管理

企業(yè)采購計劃內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、完整，數(shù)量準(zhǔn)確，計量單位正確，需用時間與施工進(jìn)度相符。計劃價格為采購員的市場詢價價格，該價格應(yīng)是比價后的價格，供應(yīng)商的選擇執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定。采購單位依據(jù)收到的物資需求計劃編制物資采購計劃，并報物資管理部審批，經(jīng)物資管理部審批合格后方可執(zhí)行采購。

2.3 采購招標(biāo)管理

招標(biāo)工作由物資管理部統(tǒng)一組織，特殊情況下經(jīng)物資管理部授權(quán)后由被授權(quán)單位自行組織招標(biāo)，紀(jì)委監(jiān)察部人員負(fù)責(zé)對招標(biāo)過程合法性進(jìn)行監(jiān)督。

2.4 采購合同管理和質(zhì)量管理

所有采購必須嚴(yán)格按照公司合同管理規(guī)定簽訂采購合同，禁止無合同采購，合同簽訂率100%。物資采購的質(zhì)量管理，實行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的質(zhì)量負(fù)責(zé)制。采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)按照權(quán)責(zé)對應(yīng)的原則，追究設(shè)計選型、供應(yīng)商選擇、采購實施、駐廠監(jiān)造等單位和人員的責(zé)任。

2.5 供應(yīng)鏈物流采購管理模式的應(yīng)用

在石化企業(yè)采購過程中，可打破原來的二級供應(yīng)三級設(shè)庫模式，所需物資統(tǒng)一由采購供應(yīng)中心組織供應(yīng)和儲備，由采購供應(yīng)中心直接對車間。在供應(yīng)鏈物流管理模式下，石化企業(yè)的采購供應(yīng)中心行使采購物流管理的核心企業(yè)職能，它成為供需信息處理中心、需求預(yù)測中心和物資配送中心，具有強大的信息處理能力。供應(yīng)商接到發(fā)貨訂單后，立即組織貨源，在最短時間內(nèi)發(fā)貨到采購供應(yīng)中心，由采購供應(yīng)中心平衡各單位需要量后進(jìn)行配送。

3 加強內(nèi)部控制，提高采購管理水平的建議

工程材料的采購管理，大致都有：計劃-詢價-報價-采購-入庫-使用五個階段，能否控制每個環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，是工程能否開源節(jié)流，能否提高周轉(zhuǎn)效能的關(guān)鍵、能否確保陽光采購，這是常規(guī)管理，此處不加詳解。這里重點講述一下實際的做法。

3.1 “高薪”養(yǎng)廉，不規(guī)范采購：即盡大可能給予物資待遇，比如兼職部門副主任，話費及差旅費、招待辦公費用盡可能進(jìn)行補貼，在工資獎金方面略加提高。這樣從待遇上杜絕其心理的不平衡，不會因為攀比別人的優(yōu)厚待遇而不盡心盡責(zé)，從而從思想根源杜絕不規(guī)范采購程序。本著“價格更底、效率更高、質(zhì)量更好和服務(wù)更優(yōu)”的原則，努力提高采購供應(yīng)能力，

3.2 抓“大”放“小”，考慮全局：對于一次性采購高于1000元的材料，必須嚴(yán)格執(zhí)行程序進(jìn)行多家詢價，確保質(zhì)量前提下最終價格不高于市場價；對于量少低價的材料，運輸及發(fā)票原因，只能在同等價格下?lián)駜?yōu)選用，照顧長期合作的供貨商及關(guān)系戶，這樣既不浪費材料資金又可協(xié)調(diào)與當(dāng)?shù)氐娜穗H關(guān)系。

嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)比價程序，保證采購過程公開透明。我全年共組織招標(biāo)次，比價次。通過招標(biāo)比價進(jìn)行采購，能夠保證采購過程中做到公開、公正、透明，并加強了供應(yīng)管理，有效降低了采購成本。

3.3 堅持公開、全員監(jiān)督：項目的報欄、公開欄、通知欄等“公眾場合”必須張貼出每次材料的各供貨商電話及報價、審批情況，從而保證采購過程的透明度，讓每位員工都可以詢問并切實享有知情權(quán)，并可以監(jiān)督采購員是否稱職辦事，是否出現(xiàn)員工反映的“暗箱操作”、“中飽私囊”現(xiàn)象。在公司和供應(yīng)商之間實現(xiàn)良好的交流和溝通，建立起長期的合作伙伴關(guān)系。

3.4 重視談判、熟悉市場：做為一名采購員，現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬采購保證材料供應(yīng)應(yīng)該問題不大，但在資金不足情況下如何能夠掛賬并且保證質(zhì)量價格，這需要一定的談判技巧。量大、合作時間長、供貨商多、市場材料供過于求，這些都是采購員的談判優(yōu)勢，但供貨商需要承擔(dān)墊資利率損失、利弊權(quán)衡，需要采購員熟悉市場，加強談判攻勢，多詢多選供貨商才能完成。

3.5 職責(zé)共擔(dān)，獎罰分明：采購員職責(zé)之一就是確保材料按時供應(yīng)，不耽誤工地的正常生產(chǎn)，尤其進(jìn)入施工高峰期，能夠滿足材料供應(yīng)，可予以獎勵；對于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、延誤工地、高于市場價，根據(jù)情節(jié)給予一定的處罰。

4 結(jié)語

作為企業(yè)重要管理環(huán)節(jié)，采購部門在管理上還應(yīng)該堅持“動態(tài)量化科學(xué)考核，業(yè)績引導(dǎo)理性采購”，動態(tài)量化考核引導(dǎo)理性采購是通過健全完善對供應(yīng)商的組成、準(zhǔn)入、選用、管理、考核及處罰等規(guī)定，經(jīng)過動態(tài)量化考核，可充分展示供應(yīng)商的綜合競爭能力；運用業(yè)績引導(dǎo)訂貨機制，可充分突顯公司物資采購管理的公平、公正、理性。經(jīng)動態(tài)量化考核結(jié)果和業(yè)績引導(dǎo)訂貨的有機結(jié)合，既推進(jìn)了陽光采購，又穩(wěn)定了主要物資的供貨渠道，明顯增強了物資供應(yīng)保障能力和抗風(fēng)險能力，使采購業(yè)務(wù)在規(guī)定的規(guī)則中規(guī)范運行，業(yè)務(wù)人員有章可依，管理人員有法可依，對推進(jìn)采購管理創(chuàng)效有積極作用。

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