探討行政事業單位檔案管理的創新思路

摘要：隨著社會的不斷發展與進步，行政事業單位所要處理的事務越來越繁瑣，行政事業單位檔案管理也變得越來越繁瑣，現行處理行政事業單位檔案的方式和方法也逐漸跟不上社會發展的需要。目前，行政事業單位檔案管理存在著諸多問題，為了改變這種現狀，文章試圖對現有行政事業單位檔案管理存在的問題進行分析，從而找到提高行政事業單位檔案管理的新思路和對策。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）08-0069-02

1 行政事業單位檔案管理的重要性

行政事業單位是國家機構的重要組成部分，行政事業單位的持續健康發展，對維持國家正常運轉有著舉足輕重的作用。行政事業單位對檔案進行科學有序的管理是保證行政事業單位持續健康發展的重要保證之一。行政事業單位檔案是記載行政事業單位各項業務的重要信息資料，也是記載行政事業單位內部人員的文檔信息資料，可以說行政事業單位檔案就是行政事業單位所有信息的匯聚地。行政事業單位人員要搞好本職工作，發揮行政事業單位的職能作用，對行政事業單位的發展歷程的了解是必不可少的，行政事業單位檔案就能夠很好的幫助你。另外，在工作中，如遇到一些突發問題和難以處理的事件，可以借鑒行政事業單位檔案的資料，吸取前人處理問題的經驗和方法，去更好地解決這些問題。所以說，行政事業單位的檔案管理十分重要。

2 行政事業單位檔案管理中存在的問題

①行政事業單位檔案管理制度不夠完善。隨著我國社會經濟的不斷發展，我國行政事業單位的作用也是不斷提高的。我國行政事業單位在不斷發展完善之時，卻忽視了對行政事業單位檔案信息管理制度的建設和完善，從而使得我國行政事業單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題。行政事業單位檔案管理人員的配備和管理就十分重要，這也是行政事業單位檔案管理存在的問題之一。目前，行政事業單位一些檔案管理人員素質不高，對于金錢和名利的抵制力不夠，如果沒有完善的行政事業單位檔案管理制度的約束，為了個人利益，或是為了迎合領導，這些人員就會對行政事業單位的檔案信息進行篡改或者進行違規操作，從而使得行政事業單位蒙受重大損失。

②行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識不足。行政事業單位一些領導對檔案信息的重要性認識不到位，他們認為行政事業單位的檔案信息只是記錄著行政事業單位的發展歷程，對于行政事業單位工作的開展和未來的發展是可有可無的，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。這些領導將行政事業單位的人力物力財力大多投入到其他方面的建設，而對行政事業單位檔案管理只是要求進行基本的日常維護，從而使得行政事業單位檔案工作處于應付地位，行政事業單位管理的軟硬件設施也不能得到改善，導致行政事業單位檔案信息損壞，不完整，甚至丟失。

③行政事業單位檔案管理人員的業務素質參差不齊。隨著社會的不斷發展，行政事業單位檔案信息管理已經不再是一項政策性工作了，而是一項具有很強專業性技術的工作了。因此，行政事業單位檔案信息管理人員的素質對于檔案信息的管理有著舉足輕重的作用。然而，目前由于檔案信息管理的制度不完善，和領導對檔案信息的不重視，使得行政事業單位檔案信息管理人員的地位不高，檔案部門甚至成為單位可有可無的部門，檔案管理人員的配置就沒有考慮專業性。現有的行政事業單位檔案管理人員的素質低下，很難跟上現代社會對檔案管理的需求，行政事業單位檔案管理人員的頻繁調動，使一些剛剛適應工作的人員又調整了崗位，甚至把一些無關要緊的人員調整到檔案管理崗位，也是檔案管理人員的業務素質不高的一個因素。檔案管理人員業務素質低的因素使得行政事業單位檔案管理混亂，管理質量低下。

④行政事業單位檔案管理的軟硬件跟不上社會發展的需要。隨著社會科學技術的不斷發展，我國檔案信息技術的也在不斷完善，為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需求，大量的先進科學技術被應用到檔案管理中。然而，由于我國行政事業單位檔案管理制度不夠完善，以及行政事業單位一些領導的重視度不夠高，認為行政事業單位檔案管理無足輕重，從而使得我國一些行政事業單位檔案管理的軟硬件設施，沒有得以及時更新升級，使得現有的檔案管理條件不能滿足一些現代化的光盤和電子檔案處理的需求。因此，大量的現代化的檔案信息資料在無形中受到損害，且難以修復，從而造成行政事業單位檔案資料的損失，這對行政事業單位的管理和發展是極為不利的。

⑤行政事業單位檔案管理的方法單一，缺乏創新。隨著社會的不斷發展，行政事業單位所要處理的事物越來越繁瑣，所要處理的檔案信息也越來越多，要想對行政事業單位大量的檔案信息進行有效的管理，是離不開科學的創新性管理方法的。然而，目前行政事業單位對檔案的管理停留在過去的簡單管理水平上，對于龐大的檔案信息管理越來越力不從心了，在管理過程中，這些簡單不能與時俱進的方法，加上缺乏統一的管理機制，就無法對所要的檔案信息進行及時的整理、裝訂和歸檔。由此，會造成大量的檔案信息丟失和缺損。

3 行政事業單位檔案管理的創新思路和對策

①建立一套完善的行政事業單位檔案管理制度。正所謂，無規矩不成方圓。建立健全行政事業檔案管理制度是保檔案信息有序的重要保證之一。完善行政事業單位檔案信息管理制度，首先，需要根據行政事業單位檔案管理的特點和實際情況，建立科學、合理的檔案管理制度；其次，行政事業單位檔案管理制度是要用于檔案管理實踐的，因此，所建立的檔案管理制度應該要簡明實用，具有可操作性，這樣在行政事業單位檔案日常的管理中才能有效地對檔案管理進行約束和規范；第三，行政事業單位檔案信息管理制度，不僅要對檔案管理人員有著約束力，同時對行政事業單位領導同樣有著約束作用，這樣才能保證行政事業單位檔案管理的獨立性，保證檔案管理工作過程中，不會因個別領導的意志而出現不合規定的現象；最后，完善的行政事業單位檔案信息管理制度，應該做到獎罰分明，對那些嚴格管理檔案信息的人員及時給予相應的獎勵，從而激勵他們能夠更好地工作，與此同時，對那些為了自身利益，而惡意篡改檔案信息，對檔案信息進行非法操作的人員給予相應的處罰，這樣獎罰分明的行政事業單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發展。

②加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識。領導的決策和意識對于行政事業單位檔案管理的有著重要的影響。因此，為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強對檔案信息管理重要性的學習和認識，這樣領導才會加強對檔案信息管理，重視單位檔案管理工作，加大對檔案管理的人力物力財力方面的投入力度。只有在領導的支持和認可下，行政事業單位才能建立起嚴格的檔案管理制度，配備具有專業素質的管理人員，配備先進的檔案管理設備，引進先進的檔案管理技術，從而更加有效的對行政事業單位檔案進行高效的管理。

③提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質。行政事業單位檔案管理的關鍵是檔案管理人員，要想對行政事業單位檔案進行有效管理，需要建立一支優秀的檔案管理人員隊伍。一方面我們需要引進一批優秀的檔案管理人才，并對那些不稱職的檔案管理人員進行及時淘汰；另一方面我們還需要加強對現有的有潛力的檔案管理人員的培訓，讓他們通過培訓了解和學習最新的檔案管理技術知識，提升專業素質。此外，作為行政事業檔案管理人員，為了能夠更好地勝任檔案管理工作，應該積極主動的加強自身專業技能的學習，以便能夠在行政事業單位檔案管理工作中做出更大的貢獻。

④加強行政事業單位檔案管理的科學和信息化管理建設。隨著現代信息技術的不斷發展，大量的信息技術被運用到行政事業單位檔案管理中，為了單位檔案管理工作能夠持續健康發展，我們需要根據行政事業單位的實際情況，引進適合自身需要的現代檔案管理軟硬件設施。同時，加強檔案信息管理人員的對這些先進設備的操作和使用，以便讓檔案信息管理人員，能夠面對未來龐大的行政事業檔案信息時不再疲于應付，而是能夠運用先進的檔案管理知識和檔案管理設備來輕松應對檔案信息管理，從而讓我們的檔案信息管理工作更加合理有序高效。

⑤對行政事業單位檔案進行科學化、創新性管理。隨著行政事業單位的不斷發展，我們的行政事業單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。以前單一的檔案信息管理模式已經不能滿足要求了，要想使得檔案信息最大限度地發揮作用，我們需要采用科學的技術手段，以達到高效的管理。首先，我們應該確保行政事業單位檔案信息管理的實效性、準確性、及時性，以便檔案信息能夠更好地服務于行政事業單位的工作；其次，我們需要利用現代網絡技術，將現有的檔案信息數字化、信息化，實現檔案信息紙質化和數據格式并存，這樣可以更好地確保檔案信息的安全和完整；最后，我們可以充分利用網絡，將我們不屬于保密范圍的檔案信息，通過網絡進行共享，實現資源共享，從而更加有效地實現資源的充分利用。這樣不僅能夠更加有效地管理檔案信息，而且還能更大程度地提升檔案信息的使用效率。

4 結 語

隨著社會的不斷發展與進步，行政事業單位檔案管理工作存在一些問題，影響著檔案信息的正常有序管理，要發揮檔案管理在行政事業單位管理中的作用，需要完善行政事業單位檔案管理制度，提升領導對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理人員的素質，完善檔案管理的設備建設，改進檔案管理的方法。

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