充分發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)職能的思考

毛云峰　騰幸　張春燕

摘 要：本文就如何進(jìn)一步發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)功能、全面提升管理水平進(jìn)行了積極有效的探索，并提出工作思路。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合協(xié)調(diào)；關(guān)系

1 辦公室綜合協(xié)調(diào)中的幾類關(guān)系

1.1 對外關(guān)系的協(xié)調(diào)

在對外協(xié)調(diào)中，辦公室要強(qiáng)化窗口意識，主動加強(qiáng)與上級部門、新聞媒體等方面的溝通聯(lián)系，宣傳企業(yè)政策主張，履行企業(yè)責(zé)任，通過對外交流協(xié)調(diào)，搭建溝通渠道，為公司發(fā)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。其次要做好與上級部門相關(guān)活動的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，對于上級部門安排的工作，如例行檢查、調(diào)研、工作視察、活動安排等方面，主動與上對接，盡量做到協(xié)同配合、上下聯(lián)動，圓滿完成上級布置的各項(xiàng)工作任務(wù)。在保證質(zhì)量的前提下，注重時(shí)效，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，周密安排，搞好銜接，真正做到周到細(xì)致，不出紕漏。

1.2 對內(nèi)溝通

對上與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)，辦公室兼職領(lǐng)導(dǎo)秘書功能，在與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)上，要及時(shí)、準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作快速、準(zhǔn)確地安排、布置、貫徹下去。在執(zhí)行過程中，要主動與領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)溝通，把握工作重點(diǎn)，掌握工作要求，了解工作動態(tài)，吃透每一個新決策、每一項(xiàng)新制度的實(shí)質(zhì)和有關(guān)背景，有的放矢地抓好貫徹落實(shí)。辦公室在輔助領(lǐng)導(dǎo)處理、協(xié)調(diào)問題的時(shí)候，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定、決議和批示的精神辦理，只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的研究決定后，才可以對下進(jìn)行傳達(dá)要求，辦公室人員不能擅權(quán)越位。

1.3 對下與基層的協(xié)調(diào)

在協(xié)調(diào)對下基層關(guān)系時(shí)，要充分了解基層的實(shí)際情況，深入基層調(diào)查研究，在領(lǐng)導(dǎo)決策下達(dá)前傾聽基層的意見和要求，科學(xué)地幫助領(lǐng)導(dǎo)制定決策，并有效地將組織決策意圖貫徹到基層各執(zhí)行單位。在推進(jìn)基層服務(wù)工作方面，進(jìn)一步發(fā)揮工作服從大局、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系基層的橋梁紐帶作用，認(rèn)真對待、妥善完成領(lǐng)導(dǎo)交派的各項(xiàng)任務(wù)，不斷的改進(jìn)工作方法，提高工作效率，全力為基層、職工服好務(wù)、辦好事。

2 促進(jìn)溝通協(xié)調(diào)的方法探討

2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)

多開展一些針對辦公室各方面工作的培訓(xùn)，增加辦公室人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會，從而提高辦公室人員綜合參謀能力、執(zhí)行能力和服務(wù)能力。重點(diǎn)加強(qiáng)文字功底的學(xué)習(xí)提升，做到多學(xué)多練，重點(diǎn)提高工作匯報(bào)稿、經(jīng)驗(yàn)交流稿的質(zhì)量水平；積極開展讀書讀報(bào)活動，構(gòu)建學(xué)習(xí)長效機(jī)制，把學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為內(nèi)在自覺和行為習(xí)慣。要立足本職，做到理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)并重，理性認(rèn)識和感性認(rèn)識并重。

2.2 講究工作方法，注重靈活性

在綜合協(xié)調(diào)中，要求原則性不變，但方式方法可以多樣變化，在不影響大局、又不違背原則的情況下，注意聽取各方面的有關(guān)意見，采取靈活辦法，達(dá)到預(yù)期的最好效果。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)已有明確的意見和要求，沒有特殊情況時(shí)必須遵照執(zhí)行。但領(lǐng)導(dǎo)意圖要求與相關(guān)方面商量，要進(jìn)行充分調(diào)研并協(xié)商解決問題的意見和辦法。所以要堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，做到剛?cè)嵯酀?jì)，靈活有度，才能達(dá)到最佳效果。同時(shí)辦公室要妥當(dāng)協(xié)調(diào)地安排好每個時(shí)期、每個階段、每個月、每一天的工作，按照輕重緩急分層次合理安排，一件一件加以落實(shí)，以重點(diǎn)環(huán)節(jié)帶動全局工作的關(guān)鍵。

2.3 是提升服務(wù)水平，發(fā)揮參謀助手作用

要適當(dāng)開展文明服務(wù)禮儀、業(yè)務(wù)技能、語言溝通技巧等多項(xiàng)培訓(xùn)，提升辦公室員工的服務(wù)能力；進(jìn)一步完善服務(wù)機(jī)制，把辦公室各項(xiàng)制度進(jìn)一步完善，形成一種長效的服務(wù)機(jī)制，讓辦公室員工熟知牢記自己的崗位職責(zé)及工作流程，增強(qiáng)辦公室員工的責(zé)任感，提升辦公室的執(zhí)行力；在信訪上，加強(qiáng)來信、來電等信訪案件的處理，在信訪接待中不推諉、不冷落、做到制度健全、措施有力、組織嚴(yán)密、處理得當(dāng)，盡力化解干群之間的矛盾，積極為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難；在督查上，對各科室督查件，做到專人負(fù)責(zé)、專程辦理，加強(qiáng)有關(guān)事項(xiàng)的調(diào)查處理，及時(shí)督促有關(guān)部門采取有效措施，做到事事有著落，件件有回音。

2.4 提高辦事效率，推動日常辦公上水平

注重辦公室所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性、統(tǒng)籌性，做到季有重點(diǎn)，月有安排，必要時(shí)，可以建立重點(diǎn)工作調(diào)度機(jī)制。對于緊急任務(wù)，以及熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題，要強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)，從嚴(yán)從細(xì)要求，提高效率，減少失誤，確保按時(shí)按質(zhì)完成。在辦文上，進(jìn)一步提高公文收發(fā)工作的質(zhì)量和效率，使公文收發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，高效快捷的將文件傳遞流轉(zhuǎn)到位，精神傳達(dá)到位；在辦會上，繼續(xù)做好公司各種會議的會前、會中、會后服務(wù)工作，做好會議記錄以及會議資料的收集和整理；在文字材料撰寫上，努力提高文字材料的寫作質(zhì)量，準(zhǔn)確把握行文方向和目標(biāo)，使文字材料水平再上一個新臺階。

2.5 是規(guī)范工作流程，超前參與協(xié)調(diào)

辦公室要本著有利于改進(jìn)工作、提高效率、加強(qiáng)管理的原則，根據(jù)工作內(nèi)容、工作重點(diǎn)和服務(wù)對象，對現(xiàn)有工作流程、工作環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理并規(guī)范，要圍繞目標(biāo)內(nèi)容、步驟環(huán)節(jié)、完成時(shí)限，圍繞“做什么、誰來做、怎么做”，制定工作規(guī)范，建立工作標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)一些小的紕漏。同時(shí)，對相關(guān)事項(xiàng)要做好提前協(xié)調(diào)，主動聯(lián)絡(luò)。對一些工作中經(jīng)常要協(xié)調(diào)和打交道的單位，平時(shí)要多加強(qiáng)聯(lián)系，以建立良好的互信機(jī)制和溝通渠道。及時(shí)溝通，主動協(xié)商，協(xié)調(diào)解決工作中的矛盾和問題，通過信息交流、情況通報(bào)、調(diào)查研究、專項(xiàng)督辦及召開會議等形式加強(qiáng)督促指導(dǎo)、定期分析情況、了解發(fā)展趨勢，善于發(fā)現(xiàn)問題，借鑒各方面經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)推進(jìn)具體工作提出切實(shí)可行的操作意見，努力當(dāng)好參謀助手。

作者簡介：

毛云峰，2010年畢業(yè)于遼寧石油化工大學(xué)，現(xiàn)工作在青海油田格爾木煉油廠辦公室（黨委辦公室），從事秘書工作。