優化電子離校流程提高工作效率

文/安金聚

每年的畢業季節，畢業生都需要辦理繁雜的離校手續，由于辦理時間相對集中，傳統的離校辦理方式需要投入很大的人力、物力且工作效率低下，學生需要長時間排隊辦理，這給大學的離校工作帶來巨大的壓力。我校在對多年畢業生離校工作分析、總結的基礎上，實現了優化的畢業生離校流程。

在電子化離校系統出現之前，畢業生辦理離校手續需要拿著“離校單”去職能部門逐個蓋章，只有按照規定的順序蓋完所有離校確認章才能到院系領取畢業證書，如果中間丟失離校單，就需要重新辦理所有手續。基于紙質離校單的管理辦法下，各個部門都是獨立辦理離校業務。假如有五千人畢業，需要到十個部門離校確認，那么就需要累計蓋章五萬多次，不僅工作量大，效率也非常低下。以我校本科生離校手續辦理流程為例，大致需要進行以下十步操作：

1.班主任簽名：畢業生索取離校單、填寫個人信息。

2.院系蓋章：核實黨費、團費繳納情況。

3.宿管員簽字：到宿管處辦理財產驗收，如果有財產損壞則需要到后勤辦理賠償。

4.后勤處蓋章：有財產損壞則辦理賠償，核查電費及住宿費繳納情況。

5.教務處蓋章：核對教材費、補考費繳納情況，多退少補，確認畢業信息。

6.圖書館蓋章：辦理借還圖書清理手續，是否已經上傳電子版畢業論文。

7.就業指導中心蓋章：辦理就業合同簽收，發放派遣手續。

8.財務處蓋章：核查學雜費繳納情況，退還各項押金。

9.學生處蓋章：上交學生證、辦理貸款的同學簽訂還款協議。

10.到學院領取畢業證：上交離校單，領取畢業證，完成離校流程。

隨著近幾年信息化的逐漸發展，各個職能部門登錄統一的離校平臺進行網上離校確認操作，免去了逐個蓋公章這一機械步驟，也省去了“離校單”，實現了“無紙化”操作。但是針對每個畢業生來說，依然需要到每個部門分別辦理離校手續，相對傳統離校流程優化效果并不明顯，甚至因為沒有了紙質的離校單，導致很多學生不清楚到底哪些部門辦理完成了，哪些部門還沒有辦理，而且也無法確定辦理的次序，如很多學生在校園卡中心辦理注銷校園卡時排了很久隊，才發現因為圖書館未辦理離校確認導致不能進行校園卡注銷，這樣雖然通過信息技術嚴格控制了離校流程的規范化操作，但是對于學生來說反而更加繁瑣。

通過對傳統的離校流程進行深入分析之后發現，大部分畢業生的離校手續都比較簡單，只有很少一部分學生是需要特殊處理的。以2012年我校畢業的3600名本科生為例，欠款的只有幾十人；圖書未歸還的不到100人；直升本校研究生的校園卡要延期使用到9月份的400人；其他諸如宿管方面需要核對電費、對財產損壞需要賠償的也基本提前處理過。根據這些特征，可以把畢業生離校工作從傳統的以學生為主動、職能部門被動的操作模式轉變為以職能部門為主動，學生離校為被動的操作模式，采取類似黑名單的模式，各個部門梳理出一份需要來本部門辦理業務的學生名單，只針對自己部門需要特殊處理的那部分學生進行逐個辦理，其他大部分學生采取網上批量辦理的操作辦法，這樣既鎖定了這批特殊的學生，又使得其他學生毫無壓力地順利畢業離校。

以我校本科生的離校流程來看，共有十多個部門需要對畢業生進行離校處理操作，各職能部門提前核對需要到本部門現場辦理手續的畢業生名單，對于不需要來現場辦理手續的則直接設置為允許畢業，畢業生在網上提交畢業申請后即時顯示自己還需要到哪些部門進行現場辦理，辦理的內容，需要提供的材料清單。同時還顯示各個部門目前有多少人需要辦理，各個部門辦公地點以及辦理時間等，對于需要現場辦理人數比較多的部門還提供網上預約功能，預約之后借助短信平臺通知學生何時辦理。業務處理流程如圖1所示。

每年畢業之際，學生處首先在離校系統內將需要畢業離校的學生進行標記，各個職能部門讀取此標記并進行梳理，將必須到本部門處理的學生進行鎖定，其他學生批量放行。需要離校的學生在提交離校申請后即可看到哪些部門是必須要去辦理手續的。例如，校園卡中心需要梳理帶有畢業離校標記的學生對應的校園卡，將那些賬戶內有余額的用戶標記為需要辦理退還余額的手續，學生可以選擇現場辦理退還余額并銷卡，也可以在關聯自身的銀行卡號后選擇非現場辦理并確認，系統將把校園卡余額自動退還到銀行卡中，并對校園卡進行注銷操作，這樣幾乎所有的畢業生都不需要來校園卡中心辦理注銷手續。

目前我校公共數據庫系統已經日趨完善，逐步實現了標準化的數據共享中心，學校各個職能部門對應的子系統已經實現以公共數據平臺為基礎，人、財、物等基礎數據的實時交換中心，結合這些基礎數據及決策分析系統，還可以對當前的離校流程再進一步優化，切實有效地提高辦事效率，節省有限的公共資源。