醫(yī)院基建檔案應堅持的歸檔原則

康紅巖

吉林省人民醫(yī)院，吉林長春 130021

吉林省人民醫(yī)院是一所集醫(yī)療、預防、保健、教學為一體的大型綜合性三級甲等醫(yī)院，隨著醫(yī)療衛(wèi)生工作的不斷發(fā)展，該院的各類維修改造工程不斷增加，建設項目的規(guī)模也不斷擴大，目前正在建設中的醫(yī)療綜合樓被列入“吉林省政府2012 年150 項重點工程”項目，因此，對醫(yī)院基建檔案進行標準化、規(guī)范化管理就顯得尤為重要。 基建檔案材料的形成牽涉面廣、內容繁雜、時間跨度大，在管理過程中極易造成資料收集不全、內容質量低、歸檔不及時等問題，因此，歸檔工作成為基建檔案管理流程中最繁瑣又最關鍵的環(huán)節(jié)。 在基建材料歸檔的過程中只有堅持“誰形成誰負責歸檔”的原則，才能保證基建檔案的齊全、完整、成套。

1 健全醫(yī)院基建檔案的意義

1.1 是醫(yī)院檔案的重要組成部分

該院檔案室現(xiàn)保存著文書、科研、基建、財會、聲像等8 個門類的檔案，其中基建檔案856 卷，涵蓋了門診樓、外科樓、手術室綜合樓、內科綜合樓、辦公樓、家屬區(qū)等建筑物的檔案資料，是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分。 這些檔案資料記載了醫(yī)院基本建設項目的全過程, 是該院建院57 年來基本建設歷史和現(xiàn)狀的文獻記載，不僅從靜態(tài)上反映每座建筑物的變化發(fā)展，也為醫(yī)院的總體規(guī)劃建設、維修管理工作提供了重要的依據(jù)，所以越來越受到醫(yī)院領導的重視。

1.2 是醫(yī)院的規(guī)劃、維修、改擴建的重要依據(jù)

基建檔案是指建設工程項目從醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等文件材料，這些資料不僅是對以往基建工程歷史的真實寫照，同時也是日后進行維護、改造的重要依據(jù)[1]。 如該院2005 年在進行外科樓手術室改造擴建時， 檔案室工作人員及時提供了原外科樓的勘察文件、施工文件、主體設計圖紙、管線圖紙等資料，為工程項目的順利實施打下了良好的基礎，縮短了施工工期，節(jié)約了大量的資金。

1.3 為審計工作提供第一手資料

基建項目是上級部門對醫(yī)院財務工作進行審計時的重點內容，自2004 年以來，上級主管部門對該院進行了7 次審計，涉及內科綜合樓、外科樓改造、手術室綜合樓、門診改造等12 項基建項目，綜合檔案室提供了立項批件、施工合同、招標文件、財會憑證等資料，保證了審計工作的順利進行。

1.4 是施工單位參與工程質量評定的保證

工程質量關系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，而成套、完整的基建檔案可以反映出工程質量的好壞，在工程建設中形成、積累的基建檔案資料的質量控制著工程項目質量[2]。 基建檔案是評定施工單位工程建設質量的條件之一，2010 年該院為施工單位提供了系統(tǒng)的手術室綜合樓基建資料， 為施工單位獲得吉林省建筑工程質量評審“君子蘭杯”提供了有力保證。

2 醫(yī)院基建檔案歸檔工作中存在的問題

基建檔案以項目為一個檔案單位， 涵蓋了從項目可行性論證、立項、報批、設計、預算、招標、簽訂合同、勘查設計、施工招標、質量管理、進度管理、預算控制、竣工驗收、項目決算等等一整套完整的項目流程材料。 在該院基建材料歸檔工作中主要存在以下幾方面的問題。

2.1 缺少專職檔案員，兼職檔案員檔案管理知識不足

該院僅綜合檔案室設專職檔案員崗位， 基建辦公室只設兼職檔案員1 名， 參與基建項目的施工單位在現(xiàn)場一般不會設專職檔案員，多是由技術人員負責收集資料。 這些兼職檔案員和技術人員從未接受過檔案業(yè)務培訓或僅僅是參加過短期的上崗培訓，對檔案管理知識和管理技能不熟悉，對基建檔案形成、收集歸檔范圍把握不準確，很難很好的完成收集、整理、立卷、歸檔工作。

2.2 建設周期較長，影響歸檔的完整率

一項基建工程從報批到交付使用，正常的周期一般需要2~4年甚至更長，期間需同城建、規(guī)劃、勘察、設計、環(huán)保、施工、監(jiān)理、質監(jiān)、消防、材料供應等眾多單位發(fā)生聯(lián)系，文件材料極為分散，無形增加了材料收集歸檔工作的難度；同時涉及的人員較多，素質參差不齊，在文化程度、業(yè)務技能等方面各不相同，對檔案管理工作的重視程度也不盡相同，從而影響歸檔的完整率。

2.3 重視大專項材料的收集，忽視隱蔽性工程材料的歸檔

基建材料產(chǎn)生于多個專業(yè)技術部門，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式，在歸檔工作中，往往只重視報批材料、招標文件、施工合同、決算報告、設計圖紙等材料的歸檔工作，而一些基礎隱藏工程如電氣管網(wǎng)工程的記錄單等， 在收集的過程中容易被忽略，或因保管不當造成丟失或損壞。

3 醫(yī)院基建檔案應堅持的歸檔原則

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》[3]中指出：“建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)本規(guī)范的要求， 完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件編制和項目文件整理、歸檔工作”， 因此，只有堅持“誰形成誰負責”的歸檔原則，才能充分發(fā)揮項目文件形成者熟悉文件辦理過程的優(yōu)勢，按照項目文件形成的固有次序，保證遵循項目文件自然形成規(guī)律， 整理出能夠體現(xiàn)內在聯(lián)系的合格案卷。

3.1 落實好檔案歸檔的責任

基建項目文件材料是在項目建設和管理過程中直接形成的原始記錄， 各承建單位和建設單位各職能部門是項目文件的形成者、當事人和經(jīng)辦人，也必然是責任者，由項目文件的形成者進行收集、整理、歸檔項目文件，可以確保項目文件內在有機聯(lián)系的本質特征。

一要建立健全規(guī)章制度。 為使工程建設單位、施工單位、監(jiān)理單位能明確各自在平時收集歸檔工作中所承擔的職責， 必須建立健全基建檔案管理制度，如收集制度、整理制度、移交制度等。

二要建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質量要求等事項[4]，從而有效地控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質量，確保各參建單位履行基建檔案移交歸檔的責任。

3.2 明確歸檔范圍，對歸檔材料實行超前控制

明確應歸檔材料的范圍，實行全過程跟蹤服務，抓住工程關鍵階段進行收集,按要求及時收集每一個環(huán)節(jié)的原始資料,催收缺失的材料。

3.2.1 醫(yī)院負責的歸檔材料范圍 主要包括項目開工建設以前形成的建設項目立項、審批文件、項目竣工驗收、項目管理、監(jiān)理、施工、設計、質量監(jiān)督、財務決算等全部文件。 建設項目竣工驗收后的設備調試記錄、安全操作規(guī)程、產(chǎn)品技術參數(shù)，以及安全、衛(wèi)生、環(huán)保、消防、運行檢測記錄等文件。

3.2.2 勘察、設計單位的歸檔材料范圍 負責項目勘察文件、設計基礎文件和設計文件等材料。

3.2.3 承建單位和監(jiān)理單位的歸檔材料范圍 負責在施工過程中直接形成的、有保存價值的建筑、設備、電氣、管線、儀表安裝等施工文件；項目竣工驗收活動中形成的項目竣工驗收、項目管理總結、監(jiān)理總結、施工總結、設計總結等文件。 建設項目總承建單位有分包單位的，項目文件由分包單位收集、整理，由總承建單位審查匯總后集中歸檔。

3.3 加強醫(yī)院專、兼職檔案員同技術人員的溝通

醫(yī)院專、兼職檔案管理員雖然熟悉檔案的管理流程、有較強的管理技能， 但對基建項目的流程和材料形成過程并不完全掌握；相反各單位的技術人員熟悉材料的形成，但又缺少檔案管理知識和技能， 因此醫(yī)院專職檔案員應密切同各單位的兼職檔案員密切配合，主動學習，掌握基建工作的各個環(huán)節(jié)，從而提高材料的歸檔率。

總之，必須堅持“誰形成誰負責”的歸檔原則，才能確保基建檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，才能為醫(yī)院以后的建設規(guī)劃提供可靠的檔案資料。

[1]范菲.醫(yī)院基建檔案的重要性和管理方法淺析[J].廣東檔案，2010(6)：22.

[2]沈麗嬌.如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率[J].中國醫(yī)藥指南，2011(1)：39.

[3]DA/T28-202 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.

[4]田濱海.基建檔案管理工作芻議[J].黑龍江檔案，2010(1)：78.