迷你云：學(xué)校無紙化辦公數(shù)據(jù)管理的利器

■王芳

針對學(xué)校目前無紙化辦公現(xiàn)狀，應(yīng)用“迷你云”將改善現(xiàn)狀，分別從簡便性、可操性、優(yōu)越性等方面闡述“迷你云”應(yīng)用給學(xué)校無紙化辦公數(shù)據(jù)管理帶來的益處及可行性。

現(xiàn)如今“云”絕對是一個炙手可熱的概念，云儲存、云計算、云端等經(jīng)常被提及。云儲存在使用中常被分為“公有云”和“私有云”，“私有云”通常是由用戶自己構(gòu)建在自己的服務(wù)器上的云服務(wù)，對數(shù)據(jù)有著更強(qiáng)的控制能力和安全保障，可以避免“公有云”可能存在的安全性、法律風(fēng)險等問題。

“云”的本質(zhì)內(nèi)涵應(yīng)該是“存于網(wǎng)絡(luò)、隨時下載”，通俗地說就是將個人終端（臺式電腦、筆記本電腦、智能手機(jī)等）放到互聯(lián)網(wǎng)中，可以讓我們在任何時間任何地點做任何與電腦相關(guān)的事，再也不用攜帶筆記本或者U盤，因為我們需要的所有數(shù)據(jù)、軟件都在“云”中。筆者在這里探討的“迷你云”也具有這一特點，它還有一些應(yīng)用在課堂教學(xué)管理文件時的優(yōu)點，這是其他云不可比擬的。對于高中信息技術(shù)教學(xué)中存在某些問題，“迷你云”也可以很輕松地解決。

1 目前學(xué)校無紙化辦公的現(xiàn)狀

學(xué)校在一個學(xué)期或一個學(xué)年過程中，需要教師上交很多文件，如教案、各類編制試題、練習(xí)、教研組活動記錄表、學(xué)期初工作計劃、學(xué)期末工作小結(jié)等，以及學(xué)校各部門下發(fā)的文件。現(xiàn)在大多數(shù)中學(xué)的辦公現(xiàn)代化仍較為原始，如學(xué)校各部門發(fā)出的通知和文件都是以紙質(zhì)形式在校宣傳欄上張貼或者發(fā)送到各辦公室，甚至人手一份，教師上交材料都需要排隊打印，然后上交，或者有些學(xué)校雖為無紙化狀態(tài)，但使用較為煩瑣，如通過在校園網(wǎng)上發(fā)布文件、公告和通知，在校園網(wǎng)郵箱和FTP上相互傳遞文件，如果碰到節(jié)假日不在學(xué)校，校園網(wǎng)的郵箱就不能使用，只能使用外網(wǎng)的FTP或Internet上的郵箱，這些方式雖能達(dá)到一定程度的無紙化辦公，但在實際應(yīng)用中還是存一些問題。

1.1 教師使用各平臺時感覺費力

教師需要記住多個用戶名和密碼進(jìn)入不同的平臺，如進(jìn)入校園網(wǎng)郵箱和進(jìn)入FTP以及發(fā)布信息都需要不同的用戶名和密碼，即使設(shè)置成同一種用戶名和密碼，但每次登錄還是需要輸入密碼才能進(jìn)入。有時又因校各部門相對獨立和習(xí)慣使用的平臺不同，教師同一文檔還需要發(fā)送多個部門或放置在多個平臺中，這也給老師們帶來麻煩。

1.2 各部門收集教師上交文檔費時

應(yīng)用不同平臺傳遞文件的結(jié)果就是各部門負(fù)責(zé)人需要在各個平臺中收集和下載文檔，這樣會使部門不能快速統(tǒng)計和收集這些文件。

1.3 各部門之間共享文件不便利

各部門之間常相互共享文件，但由于各部門文件可以放置郵箱或FTP，這種放置方式具有分散性，導(dǎo)致某一部門需要另一部門的文件時，要花費時間將這些平時零散發(fā)送進(jìn)來的文件找出，就需要匯總各個老師或各部門的資料進(jìn)行查閱，這樣，校辦公室或檔案室不能方便、及時地得到資料，勢必影響工作效率。

2 “迷你云”的功能特點

“公有云”能實現(xiàn)的就是將你自己的東西存放在人家那兒，而“迷你云”屬于“私有云”的一種，是國內(nèi)首款面向微小組織的同步云盤產(chǎn)品，它與目前市場上常見的云存儲服務(wù)不同，“迷你云”除了具有“公有云”的海量數(shù)據(jù)存儲功能，還可以作為應(yīng)用軟件（如郵箱、視頻監(jiān)控）的海量存儲空間，又可作為員工的私密存儲以及數(shù)據(jù)共享的空間，為了確保數(shù)據(jù)安全，辦公室內(nèi)部共享數(shù)據(jù)與通過互聯(lián)網(wǎng)共享數(shù)據(jù)采用完全隔離的兩套系統(tǒng)。在辦公室內(nèi)部，通過“我的電腦”直接訪問自己的私有云，在辦公室外部，可通過網(wǎng)頁版界面和移動終端訪問“迷你云”，實現(xiàn)移動學(xué)習(xí)、辦公等。

3 “迷你云”在學(xué)校無紙化辦公表現(xiàn)優(yōu)越

面對上述目前本校無紙化辦公的現(xiàn)狀問題，使用“迷你云”可以方便實現(xiàn)文檔的存儲、歸類。

3.1 “迷你云”架構(gòu)的要求低、操作簡單

“迷你云”對服務(wù)器要求不高，只要有一個大容量的硬盤即可，其操作系統(tǒng)可以是Windows XP/Win7/Windows server2003等。不需要機(jī)房連接外網(wǎng)，只要有局域網(wǎng)就行。所有部門或教師的移動終端（可以是臺式電腦、筆記本電腦、安卓手機(jī)、iPhone以及iPad等）安裝客戶端軟件（只是一個小軟件，安裝很簡單），“迷你云”就架構(gòu)完成了。

3.2 教師使用“迷你云”簡單方便

1）注冊“迷你云”簡單，可以由管理員在后臺為每個教師新建賬戶，并分配可用空間大小以及是否賦予管理員等。當(dāng)然也可以由教師自己注冊，注冊時只需要各部門或教師按照自己的名字或“學(xué)科+姓名”或“部門+姓名”（不管采用哪種方式命名，只要學(xué)校能識別出你是誰，當(dāng)然為了統(tǒng)一，也可以做規(guī)定，學(xué)校管理層可以自行做出規(guī)定和要求）等用戶名進(jìn)行注冊（注冊的要求非常低，只要你會打自己登錄名和密碼即可，其他不作要求）。

2）登錄“迷你云”快捷，在登錄界面添加“迷你云”服務(wù)器的IP地址（這個可以事先告知各位老師，服務(wù)器IP添加只是在第一次登錄時需要）和輸入之前注冊的用戶名和密碼即可進(jìn)入“迷你云”世界。

3）使用“迷你云”就像操作自己電腦硬盤一樣，雙擊桌面上“我的電腦”，在打開的“我的電腦”窗口發(fā)現(xiàn)除了硬盤之外，還多了一個“迷你云”盤，在這里教師們就可以新建文件夾或文件（文件類型可以是文檔、圖片、聲音、視頻等），并分門別類地管理和操作（重命名、復(fù)制、剪切、刪除等等）這些文件夾或文件。

3.3 “迷你云”的功能強(qiáng)大

1）各行政領(lǐng)導(dǎo)和部門可以方便集中下載和檢查,各個教師在自己移動終端的“迷你云”盤里建立的這些文件夾或文件將會同步上傳到云服務(wù)器中，教師之間如果沒有得到訪問權(quán)限相互是不能訪問的，每個老師只能看到自己電腦“迷你云”中資料，就比如說你自己的電腦里資料，同事在另外的電腦里一般情況下是不能訪問的。但學(xué)校的管理員卻能看到所有教師“迷你云”中的文件夾和文件，這就給收集上交教師文檔提供了很大方便。

2）設(shè)置公共目錄，可實現(xiàn)教師共享學(xué)校需要告知教師的文件、通知、資料等等內(nèi)容，教師們再也不需要在各個平臺中查看學(xué)校發(fā)布的內(nèi)容，而只要雙擊桌面上“我的電腦→迷你云”，在打開的窗口中查看這個公共文件，比如“校辦”“教務(wù)處”“教科室”“政教處”等共享的文件夾，當(dāng)然部門還可以設(shè)置教師們或其他部門不能看到的文件夾和文件，這只需進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置就可以了。

“迷你云”既方便了教師又有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理，因此說，“迷你云”是學(xué)校無紙化辦公的利器。