淺談產權交易機構內控流程執(zhí)行機制的建立與審核要素

■ 陳光

（常州產權交易所，常州 213001）

淺談產權交易機構內控流程執(zhí)行機制的建立與審核要素

■ 陳光

（常州產權交易所，常州 213001）

內控流程的建立和執(zhí)行審核是日常工作中一種重要的工作流轉控制管理手段，也是一種風險防范、不斷改進、不斷完善的有效管理機制，只有使整個內控流程系統(tǒng)充分發(fā)揮設計的全部功效，所涉的質量管理體系才能真正有效的運行和持續(xù)改進。

內控流程建立 執(zhí)行體系 審核要素

內控流程的執(zhí)行審核是組織通過對內部流轉環(huán)節(jié)工作質量體系管理自我完善、持續(xù)改進、保持控制流程各節(jié)點工作質量體系有效運行的一種重要管理手段。目的是及時發(fā)現工作質量在控制流程管理體系運行中存在的問題，通過糾正、預防和改進措施，不斷完善和改進控制流程各節(jié)點內控質量機制要求，使之形成確保完成工作質量的每一個過程都處于受控狀態(tài)。

在產權交易事務中采用內控流程監(jiān)管機制，是常州產權交易所2010年建立ISO9001質量管理系統(tǒng)后的一個內部工作質量監(jiān)管機制。在內控監(jiān)管流程的設計和實施過程中，經過不斷改進、提升，使其不斷優(yōu)化更好地融入到產權交易復雜而又繁瑣的工作中。內控流程監(jiān)管機制的實施，不僅提高了產權交易工作效率，更提高了工作人員的工作責任心和極大地加強了對潛在風險識別、評估、對應的判別能力和法律意識。

1 內控流程監(jiān)管機制的建立

內控流程監(jiān)管機制是把復雜多樣的內部控制過程簡單歸納為目標確定、風險（識別、評估、應對）控制、控制活動、內部監(jiān)督等若干基本程序，從而構成內部控制構建與實施的連續(xù)不斷的動態(tài)過程。實踐中，在設計內控流程監(jiān)管機制時著重考慮五項原則，即：全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應性原則、成效性原則，同時兼顧內控流程監(jiān)管機制所應具有的四個特點，即：目標可控、風險可控、運行可控、監(jiān)督可控。

1.1 內控流程監(jiān)管機制建立的原則

1.1.1全面性原則。全面性原則指內控流程監(jiān)管機制應貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋產權交易的各種業(yè)務和監(jiān)督管理工作，涉及各部門各項業(yè)務過程和各個操作環(huán)節(jié)，以及執(zhí)行業(yè)務的部門和執(zhí)行人的崗位，是對業(yè)務操作部門整體運行和管理活動進行控制。內控流程監(jiān)管機制對全體員工具有約束力，均應遵守執(zhí)行。

1.1.2 重要性原則。重要性原則指內控流程監(jiān)管機制應在全面控制的基礎上，關注重要業(yè)務事項和潛在的高風險因素存在的可能。對重要業(yè)務事項進行重點控制，對一項業(yè)務事項的關鍵環(huán)節(jié)實行重點控制。對關鍵控制節(jié)點的選擇，應統(tǒng)籌考慮會影響整個業(yè)務過程節(jié)點交替的重要操作與事項以及能在重大風險損失出現之前顯示差異的事項，有利于對問題做出及時、靈敏的反應。

1.1.3 制衡性原則。制衡性原則指內控流程監(jiān)管機制在治理部門內部業(yè)務結構、人員設置分工及權責分配、業(yè)務流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率。

在部門與部門、員工與員工及各崗位間建立互相驗證、互相制約的關系，主要特征是將有關權責進行具有制約性的分配，使個人或某個部門對所涉業(yè)務活動無完全處理權，必須要經過其他部門或人員的查證核對。上級對下級監(jiān)督，上級受下級牽制，相互制約。另外，業(yè)務活動的各項環(huán)節(jié)盡量由不同工作人員處理，使其更加客觀、公正。

1.1.4 適應性原則。適應性原則指內控流程監(jiān)管機制應當與產權交易的業(yè)務范圍、市場化程度等相適應，并隨情況的變化及時加以調整和優(yōu)化。根據各機構所處地域環(huán)境不同，建立的內控流程監(jiān)管機制也會有所不同，但必須符合區(qū)域實際情況。

1.1.5 成效性原則。成效性原則指內控流程監(jiān)管機制應當權衡人員的結構構成、管理成本與預期效果能否滿足交易業(yè)務的需求，以適當的人員結構構成和管理成本實現有效控制。

1.2 內控流程監(jiān)管機制的特點

1.2.1 目標可控。目標可控是一項復雜的分析與管理工作。內控流程監(jiān)管機制是圍繞目標展開的，所以目標的可控性十分重要。一般來說，目標一旦確定就要設置目標形成結果過程的可控程序，然后有針對性的開展分解目標、傳遞目標、執(zhí)行目標、評價改進再統(tǒng)一等一系列活動。

1.2.2 風險可控。這里講的風險是指在產權交易過程中存在的或潛在的交易風險，在對內控流程監(jiān)管機制設計中要充分突出對風險的識別、評估、對應的環(huán)節(jié)。

風險識別即是確認風險的過程。內控流程監(jiān)管機制的設計與交易的過程要對風險進行有效的流程節(jié)點控制，首先需要進行事先嚴密的盡職調查，知道有哪些風險，風險在哪里，也就是說要把風險識別出來，這是對風險進行評估的前提，其次是對風險的分解與評估，這是實施有效內控流程監(jiān)管的重要步驟。

風險評估是在風險識別的基礎上對風險進行分類度量、分析、判斷、排序的過程，是風險應對、控制活動的主要依據，是內控流程監(jiān)管機制的核心和實施交易項目部門內部操作流轉的關鍵流程。

風險應對是在風險評估的基礎上，根據詳細的盡職調查報告和外部現實環(huán)境進行綜合性分析論證后，選擇應對風險策略的過程，是實施交易過程是否順暢的有效內部控制的重要節(jié)點。對識別出來的風險進行評估后，就需要根據評估的結果，針對不同的風險選擇不同的應對策略，為項目能否成功交易而進一步提供依據。

1.2.3 活動可控。活動可控是內控流程監(jiān)管機制為了應對工作人員和交易主體在相互溝通實現情況下，使交易項目順暢達到事前所設定預期目標過程中可能遇到的風險而制定和實施的風險應對策略等相關措施的過程，這是實施有效內控流程監(jiān)管機制的關鍵步驟。活動可控是和風險應對聯(lián)系在一起的，是風險應對策略的具體實施途徑。確定了風險應對策略，就要根據不同的應對策略采取必要的行動措施以應對交易項目和交易過程存在的各種風險。

1.2.4 監(jiān)管可控。監(jiān)管可控是對內控流程監(jiān)管機制有效性進行監(jiān)督檢查的過程，是交易機構構建和實施有效內控流程監(jiān)管機制必不可少的反饋環(huán)節(jié)。為保證交易的順利實施，應設立相應的會商制度也是有效保證和改進內部管理及業(yè)務操作薄弱環(huán)節(jié)的有效手段。

2 內控流程監(jiān)管機制的執(zhí)行

將交易項目實行程序化控制，需要將交易機構的各項業(yè)務操作過程用文字說明或流程圖的方式表示出來，以形成一種制度。對流程程序的執(zhí)行實際上也是一種典型的事前控制風險的方法，不僅要求按照事先設定的相互牽制原則辦理事項，而且要求所有的主要業(yè)務事項都要處于有效的監(jiān)管之下。

在工作實踐中我們意識到，產權交易機構所涉及的業(yè)務復雜而又繁瑣，很難從一個單一業(yè)務流程表述出要監(jiān)管的重要事項，因此，我們又按程序的節(jié)點劃分出了二級或二級以上的子流程，明確判明了各節(jié)點所需的“是”與“否”。

圖例：公共資源實物資產處置流程（僅供參考）

圖一 公共資源實物資產處置一級流程

圖二 公共資源實物資產處置二級流程

圖二的流程設計突出了項目會商這一節(jié)點的重要性，其目的是為了全面把控風險或潛在風險存在的范圍，包括外源性風險范圍、內源性風險范圍。因此，項目操作人員要進行必要的風險信息的交流，使會商審核人員能夠確切了解并謀劃如何規(guī)避外源風險、如何克服內源風險，使之會商審核人員有充分的理由來確定風險的接受與不接受，為項目的有效實施提供一個基礎性的認知。必要時，為應對相應風險，也可將風險的對應措施放大成三級流程進行展開。

這里需要說明的是，業(yè)務部門任何業(yè)務事項的內控流程都是一個連續(xù)不斷的動態(tài)過程，既無起點也無終點的往返循環(huán)，是專為過程監(jiān)管而設計的。

從圖二可以看出，二級流程設計是為了達到某一特定結果所必須進行的一系列串聯(lián)、并聯(lián)活動作業(yè)，而這些作業(yè)活動集合了所需人員的特點（如法務總監(jiān)、業(yè)務總監(jiān)），并運用這些特點的作業(yè)方法，達到事先預防風險的可能。

3 內控流程監(jiān)管機制的審核要素

內控流程監(jiān)管機制的內部審核作為質量管理體系一個關鍵性接口，日益引起各機構領導的重視。它對于業(yè)務運行體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。為此，我們就如何搞好流程監(jiān)管體系內部審核作一些探析研討，以期對產權交易行業(yè)的持續(xù)發(fā)展和提升有所幫助。

3.1 審核思路和方法

在ISO9001質量管理體系框架下，對內控流程監(jiān)管機制審核時，需要提供實施過程和已取得的事實依據、客觀依據，以求證或證實所有依據符合標準要求。事實的、客觀的證據是支持事物存在或真實性的資料。事實依據可通過盡職調查或其他手段獲得，在此情況下，審核人員在審核方法上，要從過去按形式、按習慣、按所涉部門的業(yè)務單一思路轉移到以過程為主線審核思路上來，即交易過程形成交易結果的整個過程。

3.2 審核程序與路徑

重視審核準備工作，目的是對即將實施的交易項目使其在審核過程中更具針對性，更具實效性。業(yè)務部門要在事前將所需會商、審核的要點工作進行全面策劃，對交易項目的訴求內容及范圍、取證材料的內容和重大事項論證提供完整的依據鏈，并按照編制材料要求提前編制好盡職調查表、會商事項表，會商審核記錄清單，開展做好會前的各項準備工作。會商審核人員應按照流程的每一節(jié)點核證所必備的支撐依據即：從客戶要求—方案策劃—盡職調查—論證實施—找錯糾正—交易實現過程，將監(jiān)督管理職責貫穿于每一節(jié)點。

3.3 加強內部審核的后續(xù)跟蹤

內控流程監(jiān)管機制作為ISO9001質量管理體系的一個組成部分，只有通過不斷完善和改進，才能真正推動產權交易業(yè)務運作的規(guī)范化，從而提升交易機構整體交易運營平臺的高質量運營與管理，更好地拓展業(yè)務，參與市場競爭。因此，審核人員對執(zhí)行內控流程監(jiān)管機制的各業(yè)務部門執(zhí)行情況要進行日常的監(jiān)督與審核。對審核內容所揭示的問題，要加強后續(xù)跟蹤，對不符合項糾正和預防措施的實施與驗證，要進行后續(xù)檢查，對檢查中發(fā)現的問題，要及時與所涉及部門匯總分析，提出整改措施，對實施情況再驗證，從而對內控流程監(jiān)管機制的正常運作及時提供監(jiān)督和指導，為內控質量機制有效運行提供必要的外部保障。

（作者為常州產權交易所業(yè)務總監(jiān)）