淺談藏族干部人事檔案管理存在的問題及對策

劉 瑜

（甘南州衛生學校，甘肅 合作 747000）

人事檔案是以人為單位形成的，要想歷史地、全面地考察一個人，就必須把他的全部材料放在一起，不能分散開來，也不能夾雜或混入他人或與其本人無關的材料。人事檔案是準確反映本人歷史、為組織人事部門選準人和用好人提供依據的重要基礎。筆者在藏族地區衛生學校從事檔案管理工作，就整理人事檔案時遇到的幾個問題談談解決對策。

1 藏族干部人事檔案管理存在的問題

1.1 重名較多的問題

在漢族地區，干部人事檔案材料中同名同姓的人只有少數，而在筆者所在的藏族地區，藏族人名多是音譯過來的，重名較多，常用的人名如“扎西草”、“卓瑪草”、“拉毛草”、“貢保甲”、“才讓”、“扎西”等一個單位就有幾個，上千人中就有一二十個重名者。筆者在整理人事檔案材料的過程中就發現州藏醫院“卓瑪草”的檔案被放進了州人民醫院的同名人檔案中；衛生學校“貢保甲”的檔案被放進了血站的同名人檔案中；這個單位的“扎西草”的工資審批表是另一個單位“扎西草”的；有的檔案書寫隨心所欲，用字不規范，如將“德吉拉姆”寫成“代吉拉毛”，甄別起來很是費勁，這就勢必造成檔案的錯裝、漏裝，從而出現人事檔案材料的缺失現象，造成檔案材料的失真。

1.2 “三齡一歷”前后不符問題

“三齡”指年齡、工齡和黨齡，“一歷”是指學歷。在整理干部人事檔案時，鑒別檔案材料的真實性和完整性是一個重要的環節。但是筆者發現，有的工作人員在填寫履歷表時將年齡的時間向后推移，有的甚至填小了八九歲；有的工作人員卻將工齡越填越長，工齡按年齡推算一下，竟然在十一二歲就參加了工作，并且這樣的情況并不是個別現象，各單位的檔案材料中都有出現；有些工作人員前后填的出生年月不相符，甚至有四五種，無法確定到底哪個才是真實的。

1.3 檔案材料不全的問題

人事檔案是隨著人員的流動而不斷在不同單位之間傳遞的。有的干部由于工作調動或因當年分配工作時的臨時改派，致使檔案在傳遞過程中不知遺留在了哪個地方，造成檔案材料的丟失；又或者因職務晉升、工資調整、獎罰材料、考核材料等原因，人事檔案管理人員沒有及時歸檔，也造成了歸檔材料的不全、缺失。

人事檔案建立后是動態的而不是靜態的，它需要及時補充新的材料以適應人事工作發展的需要。人事檔案所涉及的當事人主要是現職干部、工人或專業技術人員，他們仍在從事一定的社會活動，并或多或少地發生著與人事管理工作相聯系的變化，從而不斷產生新的個人檔案材料，所以這就決定了人事檔案必須根據當事人的變化而不斷增加新的內容。可是一些管理人事檔案的人員對人事檔案的重要性認識不足，責任心不強，加之業務能力差、懶惰，把幾個單位的人事檔案材料任意堆放在一起，不及時進行整理歸檔，加上藏族同胞重名的情況較多，由此造成檔案材料的歸屬鑒別困難，致使人事檔案材料丟失，甚至張冠李戴。

2 藏族干部人事檔案管理對策

2.1 判斷人事檔案材料收集的準確性

人事檔案以姓名為標準，以人為單位進行整理保存。藏族同胞重名多、同音異名、一人多名的情況比較普遍，在藏族地區從事檔案管理工作，更要樹立以人為本，精益求精的思想理念。有關單位的材料移交到人事檔案管理部門時，人事檔案管理人員要與相關單位的檔案管理人員主動聯系，判斷材料的完整性、真實性、準確性，及時歸檔。而需要繼續查清的材料，應轉交有關單位查清后再歸檔，無法查清的，應抽出后另立專卷待查。人事檔案材料的內容必須真實準確，實事求是，不能有虛假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果發現存在上述問題的文件材料，應及時退回原單位進行核實改寫。每一份材料都應齊全、準確，特別要注意藏族同胞同音異名、同名異人等的現象，避免張冠李戴，也不能因一人多名或者用字不規范而將材料分散。所以，鑒別人事檔案材料時必須弄清楚是誰的檔案材料，不要因為同名而將他人的材料裝給另一個同名人，這就要求人事檔案管理人員與相關單位的檔案管理人員多溝通，加強業務學習，具備高度的檔案管理意識，隨時接收、隨時歸檔，及時整理收集來的檔案材料。

2.2 鑒別人事檔案材料收集的真實性

隨著時間的推移，人事檔案材料不斷會有新的材料補充進來，所以人事檔案材料必須在來源、形成和內容等方面都保持真實性，必須要符合客觀事實，不能有虛假成分。凡是來源不明、內容不實的材料，都不能歸入本人的檔案之中，對已經歸檔的不實材料要按有關規定予以剔除。出生時間根據2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯合下發的《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》中的明確規定，對檔案中更改出生日期的材料，應有個人申請、調查報告、證明材料和上級批復，否則，應以最早的材料記載為準。以身份證記載的出生年月為準；對參加工作時間不一致的，應嚴格按照人事部門及中組部有關規定查閱最初單位的原始檔案予以確認；對入黨時間記載不一致的，應以入黨志愿書中記載的時間為依據確定；檔案材料中對學歷、學位記載不一致的情況可通過省級以上教育行政主管部門網絡協助認定，并將相關材料及時裝入本人檔案。真實性是干部人事檔案的生命線，也是發揮其現實作用的基礎和前提。目前人事檔案的內容成分已基本規范，對哪些材料應歸入人事檔案，哪些材料不應歸入人事檔案都有統一規定。在人事檔案的收集和管理中，要特別注意人事檔案的真實性和可靠性。要加強人事檔案材料的鑒別和清理工作，維護人事檔案的真實性和可靠性，真實、準確、恰如其分地記載和反映人的真實歷史狀況，使人事管理建立在可靠的人事檔案基礎上。

2.3 確保人事檔案材料的完整性

人事檔案管理人員在管轄范圍內要求有關部門按規定送交材料，一般應在材料形成后的一個月內完成送交工作，與非管轄范圍內的相關業務主管部門建立聯系網絡，及時收集人事檔案材料，適時安排所管干部員工填寫或補充填寫個人履歷表。及時與有關單位和人員聯系，補送、補辦不齊全、不符合要求的檔案材料。人事檔案管理人員要把好“接受”和“歸檔”關，對新錄用的職工和調入的職工檔案要認真審核，保證以前的檔案材料無遺漏、無錯誤。此后還要同相關單位人員時常聯系，要求他們及時收集、整理新產生的檔案材料。經過認真鑒別后，屬于歸檔的材料應真實、完整、齊全，同時要文字清楚、對象明確、手續完備，如有頭尾不清、來源不明、時間模糊的材料要查清注明后才可歸檔。

2.4 增強人事檔案管理員的責任心

檔案管理人員要對人事檔案的重要性有明確的認識，要對人事檔案進行規范化管理。提高自身綜合素質，提高工作主動性，做到科學、規范地收集、整理、鑒定和保管檔案，從根本上確保人事檔案材料的準確完備。此外，要建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全、完整，內容真實、可靠。本著對每個人負責的態度，及時補充材料，及時歸檔，以提高檔案的利用價值。

2.5 提高人事檔案管理員的業務素質

人事檔案管理人員必須加強業務能力鍛煉，不斷改進工作方式、方法，創新工作模式，提高工作效率和業務素質。努力學習專業知識，不斷提升完善自己，拓寬專業基礎的知識面，完善知識結構。培養研究問題、分析問題的能力，能夠明辨是非，不斷提高鑒別能力，堅決把虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性和準確性。檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案管理員必須熟悉相關的政策和法律法規，鉆研業務，提高收集、整理、管理和利用檔案的能力。同時還要不斷學習新知識，學習先進的管理經驗，提高人事檔案的管理質量，為組織人事部門發現人才、培養人才和利用人才奠定信息基礎。■